文档资料管理归档及借阅制度规范

文档资料管理归档及借阅制度规范一、适用范围与背景本制度规范适用于各类企事业单位、社会组织的文档资料管理，涵盖办公文件、技术资料、合同协议、会议纪要、人事档案、财务凭证等各类纸质及电子文档。通过明确归档流程与借阅规则，实现文档资料的系统性管理，保证资料完整、安全、可追溯，同时提升信息共享效率，避免因管理混乱导致的资料丢失、泄露或使用不当等问题。二、操作流程详解（一）文档资料归档流程资料收集与初步筛选各部门在文档形成后（如合同签订完毕、会议结束、项目阶段性成果交付），由指定岗位人员（如部门文员或项目负责人）负责收集本部门产生的文档资料。对收集的资料进行初步筛选，剔除重复、无效或临时性资料（如草稿、非正式通知），保留具有长期保存价值的正式文档（如最终版文件、签批件、重要凭证）。分类与编号按照文档属性进行分类，常见分类标准包括：按部门：行政部、财务部、技术部、市场部等；按时间：年度、季度、月度；按类型：文件类（通知、报告）、档案类（人事、合同）、资料类（技术图纸、培训材料）；按密级：公开级、内部级、秘密级（根据信息敏感程度划分）。为分类后的文档分配唯一编号，编号规则为：部门缩写-年份-分类代码-流水号（示例：XZ-2024-GL-001，代表行政部2024年管理类第1号文档）。电子文档需在文件名中包含编号，便于检索。登记与建档填写《文档归档登记表》（模板见第三部分），登记文档编号、名称、分类、形成日期、页数、密级、经手人、存放位置（如档案柜编号、服务器文件夹路径）等信息。纸质文档需使用统一规格的档案盒（如A4纸尺寸），在档案盒封面标注编号、名称、分类及年份，按编号顺序整齐存放；电子文档需至指定服务器或云盘，按文件夹分类存储，并设置访问权限（如公开级文档全员可读，秘密级文档仅授权人员可访问）。定期移交与审核每季度末，各部门将本季度归档的纸质文档移交至档案管理部门（如行政部），电子文档同步完成服务器，双方在《文档归档交接清单》上签字确认，保证交接清晰可查。档案管理部门每半年对归档文档进行一次审核，检查分类是否准确、编号是否规范、存放是否有序，对问题文档及时整改。（二）文档资料借阅流程借阅申请借阅人需填写《文档借阅申请表》（模板见第三部分），注明借阅文档的编号、名称、借阅事由、借阅期限（普通文档不超过5个工作日，秘密级文档不超过3个工作日）、用途（如查阅、复印、会议使用）等信息。若借阅密级文档（内部级及以上），需在申请表上注明“已阅读并遵守保密规定”，并由部门负责人签字审批；秘密级文档需经分管领导审批。审批与领用档案管理部门收到申请表后，1个工作日内完成审批：普通文档由档案管理员直接审批；密级文档交由部门负责人或分管领导审批。审批通过后，借阅人持有效工牌/证件号码明到档案管理部门办理领用手续。纸质文档需当面核对编号与名称，签字确认后借出；电子文档由档案管理员通过内部系统发送至借阅人指定账号（禁止直接拷贝原始文件），并记录借阅时间与权限。使用与保管借阅人应在借阅期限内使用文档，保证文档完整、无涂改、无污损，不得转借、复制或带离指定办公区域（如需在会议室使用，使用后立即归还）。秘密级文档使用时需在独立办公区域阅读，禁止无关人员旁观；电子文档仅限借阅人本人使用，不得截图、外发或至个人设备。归还与核验借阅期限届满前1个工作日，借阅人需归还文档。档案管理部门核验文档完整性：纸质文档检查页数是否缺失、是否有涂改；电子文档检查是否被复制或修改。核验无误后，在《文档借阅登记表》上记录归还时间，借阅人签字确认；若文档有损坏或丢失，需填写《文档损坏/丢失报告》，按单位规定承担赔偿责任（如普通文档按印刷成本赔偿，秘密级文档按涉密信息等级评估赔偿金额）。续借与逾期处理若需延长借阅期限，需在到期前1个工作日提交《文档续借申请表》，说明续借原因及新期限，经审批后方可续借（续借次数不超过1次，总借阅期限不超过10个工作日）。逾期未还且未申请续借的，档案管理部门发出《催还通知单》，借阅人需在2个工作日内归还；逾期超过3个工作日的，暂停其借阅权限1个月，并纳入个人绩效考核。三、常用表单模板（一）文档归档登记表序号文档编号文档名称分类（部门/类型）形成日期页数密级经手人存放位置（档案柜/服务器路径）归档日期1XZ-2024-GL-0012024年行政工作计划行政部/管理类2024-01-0215公开档案柜-A01-012024-01-052CW-2024-HT-005与公司采购合同财务部/合同类2024-02-158内部服务器-财务部-合同-20242024-02-183JS-2024-ZL-002产品技术图纸V3.0技术部/资料类2024-03-1025秘密档案柜-B03-05（加密文件夹）2024-03-12（二）文档借阅申请表借阅人部门工号联系方式赵六市场部M2024001借阅信息文档编号文档名称借阅事由借阅期限JS-2024-ZL-002产品技术图纸V3.0新项目方案设计2024-04-01至2024-04-03审批意见部门负责人签字：__________日期：______档案管理员签字：__________日期：______分管领导签字（密级文档）：__________日期：______领用与归还记录领用时间：______领用人签字：__________归还时间：______核验人签字：__________备注：________________________四、关键管理要点（一）文档安全与保密密级文档需单独存放，纸质文档存入带锁档案柜，电子文档加密存储并定期更新密码；秘密级文档的借阅需全程记录，包括借阅人、时间、使用场景。禁止在非加密设备（如个人电脑、公共电脑）存储或处理密级文档；电子文档传输需通过单位内部加密系统，禁止使用QQ等公共工具发送。（二）责任与权限各部门负责人为本部门文档管理第一责任人，需保证本部门文档及时归档、完整移交；档案管理部门负责统筹管理，定期组织文档盘点（每年至少1次），保证账实相符。借阅人对所借文档的安全负责，若因个人保管不当导致泄露或损坏，需承担相应责任；档案管理员若因审核疏漏导致问题，纳入岗位绩效考核。（三）特殊情况处理对于已销毁文档（如超过保存期限且无保存价值的），需填写《文档销毁审批表》，经部门负责人及档案管理部门共同审批后，由2人以上监销，并记录销毁时间、监销人信息，保证无法恢复。若因工作需要借阅已归档的历史文档（如跨年度项目资料），需额外说明借阅必要性，经档案管理部门负责人审批后办理，借阅期限可适当延长（不超过15个工作日）。（四）培训与监督新员工入职时，需接受文档管理培训，学习本制度及操作流程；