供应商信息档案建立与维护手册

供应商信息档案建立与维护手册一、适用情境与核心价值本手册适用于企业采购、供应链管理、法务、质量等相关岗位人员，旨在规范供应商全生命周期信息管理。具体场景包括：新供应商合作前的信息采集与建档、现有供应商关键信息变更后的档案更新、年度供应商资质复核、合作终止后档案归档等。通过标准化流程，保证供应商信息的准确性、完整性、时效性，为供应商评估、合作决策、风险管控提供数据支撑，降低因信息不全或滞后导致的管理风险。二、供应商信息建档全流程指南（一）前期准备与资料收集明确建档需求：根据供应商类型（如生产型、贸易型、服务型）及合作业务（如原材料采购、外包服务、设备供应），确定需采集的核心信息字段（如基础资质、生产能力、财务状况、合作条款等）。准备资料清单：向供应商发送《供应商信息资料清单》（见模板），要求提供以下材料（加盖公章）：基础资质：营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一的营业执照）；行业许可：如食品经营许可证、ISO质量管理体系认证、特种设备生产许可证等（根据行业要求）；法人及联系人信息：法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法人对接）、主要对接人联系方式及职务；生产/服务能力：生产规模说明、设备清单、技术参数、服务流程文档（如适用）；财务与信用资料：近2年财务报表（资产负债表、利润表）、银行资信证明、无重大违法记录声明。资料接收与初步审核：指定专人（如采购专员某）接收供应商提交的纸质/电子资料，核对资料完整性，缺失部分及时反馈供应商补充。（二）供应商信息录入与建档登录档案管理系统：进入企业供应商管理平台（或ERP系统供应商模块），选择“新建供应商档案”功能。填写基础信息：根据资料清单，逐项录入以下字段：供应商基本信息：供应商全称、简称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、邮政编码、联系方式、传真、电子邮箱、成立日期、注册资本、企业类型（如有限责任公司、股份有限公司）、所属行业、法定代表人姓名及联系方式。资质文件信息：营业执照、行业许可证等资质文件的扫描件（命名格式：“文件类型-编号-日期”，如“营业执照-91110000-20240101”），记录发证机关、发证日期、有效期至。合作信息：合作产品/服务类别、合作起始日期、合同编号（如有）、合同期限、年度采购额（预估）、主要合作项目、付款方式（如月结30天）、合作状态（“在谈”“已合作”“暂停合作”“终止合作”）。联系人信息：主要对接人姓名、职务、联系方式、邮箱（备用），补充其他对接人（如技术、售后、财务）的联系方式及职责分工。系统自动校验：录入完成后，系统自动校验关键字段（如统一社会信用代码格式、手机号/邮箱格式、资质文件有效期），校验不通过时提示修正。（三）信息审核与确认多级审核流程：一级审核（采购部门）：采购经理某审核信息的完整性、与合作需求的匹配度（如生产规模是否满足订单需求、资质是否覆盖业务范围），确认后提交至法务部门。二级审核（法务部门）：法务专员某审核资质文件的合规性（如许可证是否在有效期内、经营范围是否包含合作业务）、合同条款的法律风险，确认后提交至质量部门（如涉及产品类供应商）。三级审核（质量部门）：质量工程师某审核供应商质量体系认证（如ISO9001）、产品检测报告（如适用）、过往质量履约记录，确认后完成建档。审核结果反馈：审核通过后，系统自动“供应商档案编号”（规则：“年份+行业代码+序号”，如“2024-GZ-001”）；审核不通过的，注明原因并退回采购专员，要求供应商补充资料或修正信息后重新提交。（四）档案动态维护触发维护的情形：供应商基础信息变更（如名称、地址、法定代表人、联系方式）；资质文件到期或更新（如营业执照续期、许可证升级、体系认证复评）；合作信息调整（如合作产品范围扩大、合同条款变更、年度采购额变化）；履约情况记录（如质量投诉、交期延迟、服务评价更新）。维护操作流程：变更申请：采购专员某接收供应商变更申请（或内部监测到变更需求后发起），要求提供变更证明材料（如名称变更需提供工商局核准通知书）。信息更新：在档案管理系统中选择“供应商信息维护”功能，录入变更内容及证明文件，提交原审核流程（如资质更新需重新经法务、质量部门审核）。结果确认：审核通过后，系统更新档案信息并记录变更时间、变更人；审核不通过的，反馈原因并要求补充材料。（五）档案归档与调阅归档范围：在用供应商档案：实时更新，保存于系统“在用档案库”；历史供应商档案：合作终止后（如合同到期未续签、终止合作），移至“历史档案库”，标注终止日期及终止原因。归档要求：电子档案：每月末由档案管理员某将当月新增/变更的档案信息备份至企业服务器，保存期限不少于10年（根据《档案法》及企业规定）；纸质档案：供应商提交的原始资质文件（如营业执照复印件）由采购部门整理成册，标注档案编号后移交行政部归档，保存期限与电子档案一致。调阅权限：日常调阅：采购、法务、质量岗位人员凭工号登录系统查询，仅限本人权限范围内的字段（如采购专员可查看基础信息和合作信息，法务专员可查看资质文件和合同信息）；特殊调阅：跨部门调阅需提交《供应商档案调阅申请表》，经部门负责人及分管领导审批后，由档案管理员某协助查询，严禁私自拷贝或外传档案信息。三、供应商信息档案模板供应商基本信息表类别字段名称填写要求示例基础信息供应商全称与营业执照一致科技有限公司统一社会信用代码18位数字或字母91110000注册地址详细至省市区街道门牌号市区路号大厦5层实际经营地址如与注册地址不同需填写同注册地址联系方式固话+手机（固话需区号）010-/电子邮箱企业官方邮箱contactxx成立时间YYYY-MM-DD2010-05-18注册资本币种+金额（如人民币万元）人民币5000万元资质信息营业执照有效期YYYY-MM-DD2025-12-31行业许可证名称如“食品生产许可证”“医疗器械经营许可证”-行业许可证编号按证书填写SC体系认证名称及编号如ISO9001:2015认证号ISO9001:2015/QM5678合作信息合作产品/服务类别如“电子元器件”“物流运输服务”汽车零部件加工合作起始日期YYYY-MM-DD2023-01-01合同编号如有需填写CG-2023-001合作状态在用/暂停/终止在用联系人信息主要对接人姓名-职务-采购经理联系方式11位数字139备用联系人姓名及职务如技术负责人/技术总监供应商资质文件清单（示例）序号文件名称是否必须提交形式备注1营业执照是加盖公章复印件需在有效期内2组织机构代码证否复印件三证合一后可不提供3法定代表人证件号码明是加盖公章复印件霐与证件号码一致4授权委托书（非法人对接）是加盖公章原件霐注明授权范围及有效期5行业相关许可证是（如适用）加盖公章复印件如食品经营许可证、安全生产许可证6近1年财务报表是加盖公章复印件资产负债表+利润表7银行资信证明是加盖公章原件霐体现信用等级四、关键操作提示与风险规避（一）信息真实性核验营业执照、许可证等关键资质文件需通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核验，保证与提交材料一致，避免虚假资质风险。供应商联系方式（如手机、邮箱）需通过电话或邮件二次确认，保证信息畅通，避免因联系失效导致合作延误。（二）保密与安全管理供应商档案信息（尤其是财务数据、技术参数、合作条款）属企业商业秘密，仅限岗位人员因工作需要调阅，严禁向无关第三方泄露。系统登录需定期更换密码，密码强度要求包含大小写字母、数字及特殊符号，避免账号被盗用导致信息泄露。（三）更新时效管理资质文件到期前1个月，由采购专员某主动向供应商发送《资质更新提醒函》，保证在资质到期前完成更新及档案维护，避免因资质过期影响合作。供应商联系方式变更需在3个工作日内完成档案更新，保证紧急事项（如订单变更、质量投诉）能及时对接。（四）跨部门协作要求采购、法务、质量部门需在审核环节密切配合，对信息存疑时及时沟通（如资质文件不清晰、合作条款不明确），避免因部门间信息差导致审核疏漏。年度供应商复核（每年12月）由采购部门牵头，组织法务、质量部门共同开展，复核结果作为下一年度合作的重要依据。（五