预算管理与财务审批标准化手册

预算管理与财务审批标准化手册前言为规范公司预算管理全流程，明确各部门在预算编制、执行、调整及审批中的职责，保证资金使用合规、高效，防范财务风险，特制定本手册。本手册旨在统一标准、简化流程、提升效率，为各部门开展预算相关工作提供明确指引，保障公司战略目标与经营计划的有效落地。一、适用范围本手册适用于公司各部门、全体员工及涉及预算管理活动的相关人员，涵盖预算编制、预算执行、预算调整、财务审批等全流程环节，包括但不限于日常费用支出、项目资金申请、预算外资金使用等场景。二、预算管理全流程操作指引（一）预算编制阶段：科学规划，精准测算目标：合理编制年度/季度预算，保证预算与公司战略及实际业务需求匹配。步骤1：需求收集与提报责任主体：各部门负责人操作说明：每年10月底前，各部门根据下一年度工作计划及历史数据，填写《年度预算需求表》（见表1），内容包括预算项目、预算金额、测算依据、执行周期等；涉及新增项目的部门，需附《项目可行性说明》，明确项目目标、实施计划、预期效益及资源需求；部门负责人审核签字后，在11月5日前提交至财务部。步骤2：财务汇总与初审责任主体：财务部预算组操作说明：财务部收集各部门预算需求，核对历史执行数据（如近3年费用占比、增长率等），评估预算合理性；对偏离常规波动的预算项目（如某部门费用增幅超30%），与部门沟通核实调整原因，必要时要求补充说明材料；12月10日前完成预算汇总，形成《公司年度预算草案》（按部门/项目分类），提交公司管理层初审。步骤3：审批与下达责任主体：总经理办公会、董事会（如需）操作说明：总经理办公会对预算草案进行审议，重点关注重点项目预算与公司战略的契合度、整体预算的平衡性；根据审议意见，财务部修改完善预算草案，按权限报董事会审批（年度预算超1000万元或重大项目预算需董事会审议）；预算审批通过后，财务部于12月31日前正式下达各部门年度预算，同步在OA系统公开预算明细，保证各部门清晰掌握额度。（二）预算执行阶段：严控支出，动态跟踪目标：严格按照预算执行支出，保证资金使用不超预算、用途合规。步骤1：业务申请与预算匹配责任主体：业务经办人、部门负责人操作说明：业务发生前，经办人需确认支出项目是否在预算范围内，预算额度是否充足；如为常规费用（如办公费、差旅费），填写《费用报销申请表》（见表2），注明预算科目及剩余额度；如为项目支出，需同步提交《项目进度报告》，说明项目当前进展及资金需求合理性。步骤2：逐级审批与合规性检查责任主体：部门负责人、财务部、分管领导操作说明：部门负责人审核业务真实性、预算匹配度（如超预算需注明“预算外申请”并说明原因）；财务部审核票据合规性（如发票抬头、金额、明细是否符合规定）、审批流程完整性；分管领导根据审批权限（详见“财务审批权限表”，见表3）审核签字，保证大额支出（单笔超5万元）经分管领导确认。步骤3：支付与台账登记责任主体：财务部出纳组操作说明：审批通过后，出纳根据申请表安排资金支付，优先通过银行转账方式，保证支付记录可追溯；财务部在预算管理系统中实时登记支出金额，更新各部门预算剩余额度，同步推送预算预警信息（如剩余额度低于20%时提醒部门负责人）。（三）预算调整阶段：合理变更，规范审批目标：因业务变化需调整预算时，保证调整程序规范、依据充分。步骤1：调整申请发起责任主体：部门负责人操作说明：因市场环境变化、政策调整、项目终止/新增等需调整预算的，由部门填写《预算调整申请表》（见表4），说明调整原因、调整金额（增加/减少）、调整后预算及对业务的影响；调整金额占原预算10%以上（含）或单笔超10万元的，需附专项说明（如客户订单变更证明、项目终止报告等）。步骤2：财务评估与初审责任主体：财务部预算组操作说明：财务部审核调整理由的充分性、数据的准确性，评估调整对公司整体预算及经营目标的影响；对合理的调整需求，测算调整后预算的平衡性；对不合理的调整（如无充分理由的预算增加），提出驳回意见并说明原因。步骤3：审批与执行责任主体：分管领导、总经理办公会操作说明：调整金额在5万元以下的，由分管领导审批；5万-50万元的，由总经理办公会审批；50万元以上的，需报董事会审批；审批通过后，财务部更新预算管理系统数据，同步调整各部门预算额度，并在OA系统公示调整结果。（四）财务审批阶段：明确权责，高效协同目标：规范审批流程，保证审批权限清晰、审批效率提升。步骤1：审批权限划分依据：根据支出金额、预算性质、风险等级划分审批权限（详见表3），严格执行“谁审批、谁负责”原则。步骤2：审批材料要求必备材料：申请表（费用/预算调整类）、原始凭证（如合同、报价单、验收单）、审批流程单（需各环节责任人签字）；特殊要求：采购类支出需附《采购审批单》，项目类支出需附《项目立项书》及阶段性验收报告。步骤3：审批时限与反馈审批时限：常规支出审批不超过2个工作日，大额支出（超50万元）不超过5个工作日；反馈机制：审批驳回需注明具体原因，由财务部在1个工作日内反馈至申请部门，部门修改后可重新提交。三、标准化模板表格表1：年度预算需求表部门：__________日期：____年__月__日预算科目预算金额（元）———————————-办公费50,000市场推广费200,000设备采购费150,000负责人签字：__________财务初审人：__________表2：费用报销申请表申请人：__________部门：__________日期：____年__月__日费用类型——————差旅费费用明细附件部门负责人审批：__________财务审核：__________分管领导审批：__________表3：财务审批权限表支出类型金额区间审批人备注常规费用报销≤5,000元部门负责人——常规费用报销5,001-20,000元部门负责人+财务部财务部审核合规性常规费用报销20,001-50,000元部门负责人+财务部+分管领导——常规费用报销＞50,000元部门负责人+财务部+分管领导+总经理需总经理办公会审议项目支出≤10,000元项目负责人+部门负责人——项目支出10,001-100,000元项目负责人+部门负责人+财务部——项目支出＞100,000元项目负责人+部门负责人+财务部+总经理+董事会董事会审批表4：预算调整申请表部门：__________日期：____年__月__日原预算科目原预算金额（元）————————————研发部材料费100,000附件《技术升级方案》《材料采购报价单》部门负责人意见：__________财务部评估意见：__________分管领导审批：__________总经理审批：__________四、关键注意事项与风险提示（一）预算编制准确性部门需基于历史数据、业务计划及市场趋势编制预算，避免主观臆断；新增项目预算需提供详细测算过程，保证依据充分。财务部对预算合理性进行交叉验证，对异常波动（如某部门预算突增50%）要求部门补充说明，必要时实地核查。（二）预算执行刚性约束严格执行“无预算不支出、超预算不审批”原则，除突发紧急事项（如自然灾害、政策紧急调整）并经总经理特批外，不得发生预算外支出。业务部门需实时关注预算剩余额度，财务部在预算剩余低于20%时发送预警，部门需主动控制支出或提交调整申请。（三）审批材料完整性所有支出需提供合法合规原始凭证（如增值税发票、财政票据），发票内容需与实际业务一致（如“办公用品”发票需附明细清单），避免“开票内容与实际不符”风险。大额支出（单笔超5万元）需附合同或协议，明确付款条件、金额及双方责任，保证资金支付有据可依。（四）调整审批规范性预算调整需遵循“先审批、后执行”原则，严禁先支出后补办调整手续；调整理由需客观真实（如市场萎缩导致收入下降可减少预算，而非单纯追求节约）。年度预算调整次数原则上不超过2次，避免频繁调整影响预算严肃性；确因重大业务调整需多次变更的，需提交专项说明并报总经理办公会备案。（五）档案管理要求预算编制、执行、调整过程中的所有