公司保密管理标准操作流程

公司保密管理标准操作流程一、流程背景与目的在市场竞争深化与数字化办公普及的背景下，企业核心信息（如商业策略、技术方案、客户隐私等）的保密管理直接关系经营安全与市场竞争力。为规范涉密信息全生命周期管理，明确各环节操作标准，防范泄密风险，特制定本流程，确保涉密信息在产生、存储、传输、使用及销毁过程中得到有效管控。二、适用范围本流程适用于公司全体部门、员工及涉及涉密信息的外部合作方（如供应商、外包服务商），涵盖商业秘密（核心业务数据、未公开财务信息等）、技术秘密（专利技术、研发方案等）及其他需保密的内部信息的管理。三、职责分工（一）保密委员会作为保密工作决策机构，统筹制定保密战略与制度框架，审议重大保密事项（如密级调整、泄密处置方案），监督各部门责任落实。（二）保密工作办公室（保密办）细化并宣贯保密制度，指导部门开展涉密信息识别、定密及日常管理；组织培训、检查与考核，受理泄密隐患举报并牵头调查；统筹涉密介质（U盘、硬盘、纸质文件等）的登记、备案与销毁管理。（三）部门负责人落实本部门“属地管理”责任，明确岗位保密要求，审批涉密信息使用、传输申请；配合保密办开展检查，整改本部门保密隐患。（四）员工履行个人保密义务，遵守操作规范，发现风险及时报告；入职签订《保密承诺书》，离职前完成保密审查与涉密资料移交。四、涉密信息全流程管理操作规范（一）涉密信息识别与定密1.信息识别：业务中符合以下特征的信息启动定密：具有商业/技术价值，泄露可能损害公司利益（如未公开招投标方案、核心算法）；涉及客户隐私、员工敏感信息（薪资、健康数据）；受法规或合同约束需保密的信息（如合作方保密协议条款）。2.定密流程：经办人填写《涉密信息定密申请表》，说明内容、理由及建议密级（如“核心商密”“普通商密”）；部门负责人初审后提交保密办，保密办结合信息重要性审核，报分管领导审批；审批通过后，保密办编制唯一编号，明确保密期限（如1年、3年或“长期”），同步更新《涉密信息台账》。（二）涉密信息存储管理1.存储介质要求：电子涉密信息须存储于公司指定加密服务器或备案加密终端（禁止存于个人电脑、非加密云盘）；纸质涉密文件存放于带锁保密柜，标注密级与编号，与普通文件分区管理。2.存储环境管控：涉密存储区域（机房、文件室）物理隔离，安装门禁，仅限授权人员进入；电子设备定期病毒查杀与备份，备份介质与主设备异地存放。3.台账与借阅管理：保密办建立《涉密介质台账》，记录介质类型、编号、内容、使用人及位置；借阅涉密信息需填《借阅申请表》，经部门负责人及保密办审批后，在指定场所使用（特殊情况需分管领导审批）。（三）涉密信息传输管理1.内部传输：电子涉密信息通过公司加密通讯系统（如企业微信密聊、专用VPN）传输，禁止用个人邮箱、公共网盘或普通即时通讯工具；纸质涉密文件专人传递，封装标注“涉密”，交接填《涉密文件传递单》。2.外部传输：向外部传输前，签订《保密协议》，明确信息范围、用途及责任；优先用加密邮件、SFTP或刻录加密光盘（标注密级与编号）；经办人填《外部传输审批表》，经部门负责人、保密办及分管领导审批后执行。（四）涉密信息使用管理1.权限管控：涉密信息需在指定终端（涉密电脑）操作，禁止连外网或插非备案介质。2.使用记录与监督：电子涉密信息操作留存日志，保密办定期审计；纸质文件使用后及时归还保密柜，禁止擅自复制、摘抄或带出。（五）涉密信息销毁管理1.销毁条件：保密期限届满且无继续保密必要（经保密办审核、分管领导审批）；涉密介质损坏无法修复，或业务调整导致信息失效。2.销毁流程：经办人填《涉密信息/介质销毁申请表》，说明原因、内容及介质类型；部门负责人初审后，保密办组织监销（至少2人）；销毁方式：纸质文件：碎纸机粉碎（颗粒≤5mm×5mm）或移交指定机构；电子介质：硬盘、U盘等消磁或物理粉碎；云存储信息：服务器端彻底删除并清空回收站。销毁后，监销人在《销毁记录表》签字，保密办更新台账。（六）人员保密管理1.入职培训：新员工入职1周内，保密办组织培训（含制度、规范、法律责任），培训后签订《保密承诺书》。2.在岗教育：每年度开展全员培训，结合案例强化风险意识；重点岗位（研发、销售、财务）每半年专项培训。3.离职管理：离职前30天，部门启动保密审查，要求归还涉密介质、文件及账号权限；保密办开展保密谈话，重申离职后义务，签订《离职保密确认书》。五、保密检查与应急处置（一）日常检查保密办每季度抽查部门涉密管理情况（介质存储、传输记录、权限设置等），形成《检查报告》，隐患部门限期5个工作日整改；各部门每月自查（涉密文件归档、终端加密、操作合规性），结果报保密办备案。（二）泄密事件处置1.事件报告：发现隐患或事件，当事人立即向部门及保密办报告，2小时内提交书面说明。2.应急响应：保密办启动预案，封锁传播渠道（撤回邮件、删除违规内容）；组建调查组，追溯源头、评估损失，形成《调查报告》；对责任人问责（警告、调岗、解除合同等），情节严重者移交司法。3.整改优化：针对漏洞修订流程/制度，开展专项培训，避免同类事件。六、保障措施（一）制度保障保密办每年修订《保密管理制度》，完善《定密细则》《介质管理办法》等，确保与法规（《数据安全法》《个人信息保护法》）接轨。（二）技术保障信息部门为涉密系统部署加密、访问控制、日志审计等技术；采购碎纸机、消磁设备，涉密区域配监控与门禁，实现“人防+技防”。（三）监督考核保密工作纳入绩效考核（权重≥5%），突出者表彰（奖金、荣