采购合同评审及供应商信息工具

采购合同评审及供应商信息管理工具一、适用业务场景本工具适用于企业采购活动中涉及供应商准入评估、合同条款审核、合作风险管控的全流程管理场景，具体包括：新供应商引入评审：首次合作的供应商需通过资质审核、能力评估及合规性检查，保证其具备履约条件。现有供应商续约评估：对合作到期供应商的履约表现（如交付及时率、质量合格率、服务响应速度）进行综合评价，决定是否续签合同。大额/关键采购合同评审：针对金额较大、技术复杂或涉及核心业务的采购合同，需组织多部门（采购、法务、财务、技术）联合评审，规避法律、财务及运营风险。供应商信息动态更新：定期维护供应商基础信息、资质文件及合作记录，保证信息的准确性和时效性。二、操作流程详解步骤1：供应商信息收集与初步筛选操作说明：采购专员通过供应商自荐、行业推荐或公开渠道收集潜在供应商信息，填写《供应商基本信息表》（见模板1），包括企业名称、主营业务、注册资金、联系人等基础内容。依据采购需求（如产品资质、产能、行业经验）对供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如无相关资质、注册资金低于标准等）。向初步筛选通过的供应商发送《供应商资料提交清单》，要求其提供营业执照、相关行业认证（如ISO9001）、生产许可证、过往合作案例（脱敏处理）等证明材料。步骤2：供应商资质审核与现场考察（如需）操作说明：法务部门审核供应商提供的资质文件，重点核查证照有效性、经营范围与采购项目匹配性、有无行政处罚或法律纠纷记录。采购部门联合技术部门对供应商进行现场考察（针对关键物料或大额采购），评估其生产环境、设备能力、品控流程及供应链稳定性，填写《供应商现场考察记录表》。综合资质审核与现场考察结果，确定合格供应商名单，录入《合格供应商名录》。步骤3：采购合同条款拟定与内部评审操作说明：采购专员根据采购需求及供应商报价，拟定合同初稿，明确标的物名称、规格、数量、单价、交付时间、付款方式、违约责任等核心条款。组织合同评审会议，邀请采购部、法务部、财务部、技术部及使用部门参与，各部门职责采购部：审核商务条款（如价格、交付周期、售后服务）的合理性；法务部：审核合同法律条款（如违约责任、知识产权、争议解决方式）的合规性；财务部：审核付款条款、发票类型及财务风险（如预付款比例、质保金设置）；技术部：审核技术参数、验收标准及服务保障条款的可行性。评审会议中记录各部门意见，合同专员根据意见修改合同文本，形成终稿，并由评审部门负责人签字确认。步骤4：合同审批与签署操作说明：合同终稿按企业审批权限逐级报批（如部门负责人→采购总监→总经理），审批流程通过后，由法定代表人或授权代表签署，并加盖公司公章及合同专用章。供应商收到签署后的合同，确认无误后加盖公章，回传至采购部，完成合同签署流程。步骤5：供应商信息归档与动态维护操作说明：将供应商资质文件、合同文本、评审记录、现场考察报告等资料整理归档，建立“一供应商一档案”，电子档存储于指定服务器，纸质档存档于采购部档案室。定期（如每季度或每年）对合格供应商进行复评，更新其合作表现数据（如交付准时率、质量合格率、投诉处理效率），对不符合要求的供应商采取限期整改、降级合作或清退措施。三、工具模板示例模板1：供应商基本信息表项目内容供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人职务联系方式主营业务注册资金成立时间资质等级（如适用）过往合作案例（脱敏）提交日期初审意见□通过□不通过（原因：_______________________）初审人*日期______年______月______日模板2：采购合同评审表合同基本信息合同编号供应商名称采购项目名称合同金额合同期限评审维度评审内容——————–————————————————————————–商务条款价格合理性、交付周期、付款方式、售后服务承诺法律条款合同主体资格、违约责任、知识产权归属、争议解决方式财务条款发票类型（如增值税专用发票）、预付款比例、质保金设置、资金风险技术条款产品规格参数、验收标准、质量保障措施、技术支持响应综合评审结论□通过□有条件通过（需修改条款：_______________________）□不通过审批意见部门负责人签字分管领导审批四、关键使用要点资质文件时效性：供应商的营业执照、行业认证等资质文件需在有效期内，临近到期前1个月提醒供应商更新，避免因资质过期影响合作。条款一致性：合同中技术参数、交付时间、价格等核心条款需与采购订单、供应商报价单保持一致，避免歧义。审批权限合规：严格按照企业内控制度规定的审批流程执行，禁止越权审批或简化流程，保证合同审批的严肃性。信息保密要求：供应商信息及合同内容涉及企业商业秘密，参与评审人员需签署《保密协议》，严禁对外泄露。变更流程规范：合同履行过程中如