产品说明书编写规范与模板集

产品说明书编写规范与模板集产品说明书是连接产品与用户的重要桥梁，其质量直接影响用户对产品的理解、使用体验及品牌信任度。为统一产品说明书的编写标准，保证内容准确、清晰、完整，特制定本规范与模板集。本规范适用于公司各类硬件产品、软件产品、消费电子及工业设备等说明书的编写，旨在规范编写流程、明确内容要求，提升说明书的专业性与实用性。一、适用范围与对象（一）适用产品类型硬件类产品：如电子设备、家电、工具仪器等；软件类产品：如应用程序、管理系统、工具软件等；复合型产品：包含硬件与软件结合的智能化产品（如智能硬件、物联网设备等）。（二）适用参与角色产品部门：负责提供产品核心功能、定位及用户需求信息；技术部门：负责提供技术参数、安装配置、故障排查等专业技术内容；市场部门：负责提供产品卖点、应用场景及合规性要求；文档编写人员：负责整合信息、规范撰写及排版设计。二、编写基本原则准确性：所有技术参数、功能描述、操作步骤必须与产品实际一致，数据需经技术部门验证；清晰性：语言通俗易懂，避免专业术语堆砌，必要时配图表辅助说明；完整性：覆盖产品从开箱到使用、维护、故障处理的全流程信息，无遗漏关键内容；合规性：符合国家/行业标准（如GB5296.1《消费品使用说明》）、安全法规及环保要求；用户导向：基于用户使用场景编写，突出用户关心的核心问题（如“如何快速开机”“常见故障如何解决”）。三、标准化编写流程与步骤（一）第一步：需求调研与资料收集目标：明确用户群体、使用场景及产品核心信息，为编写奠定基础。操作说明：用户画像分析：通过市场调研、用户访谈明确目标用户（如普通消费者、专业技术人员、企业用户等），分析其知识水平、使用习惯及核心需求（如普通用户关注“简单易用”，技术人员关注“技术细节”）；产品信息梳理：向产品部门获取《产品需求文档》《功能清单》，向技术部门获取《技术规格书》《硬件原理图》《软件接口文档》，向市场部门获取《产品卖点手册》《竞品分析报告》；场景痛点挖掘：收集用户反馈（如客服记录、用户评论），提炼使用过程中的高频问题（如“安装困难”“操作复杂”），在说明书中重点体现解决方案。输出物：《用户需求分析报告》《产品信息资料清单》。（二）第二步：框架设计目标：搭建说明书逻辑结构，保证内容层次清晰、用户易于查找。操作说明：模块划分：按“从整体到局部、从基础到进阶”原则划分模块，建议包含：封面、目录、产品概述、技术参数、安装与配置、使用说明、维护保养、故障排除、安全须知、附录、封底；优先级排序：将用户最关心的内容前置（如“快速入门”置于“使用说明”章节开头），技术细节后置（如“技术参数”可独立成章或附录）；交叉索引设计：对关联内容（如“维护保养”中提到的“部件名称”），标注对应页码，方便用户快速跳转。输出物：《说明书框架结构图》。（三）第三步：内容撰写目标：按框架填充内容，保证表述准确、语言简洁、图文配合。操作说明：封面与封底：封面包含产品名称、型号、品牌Logo、产品图片（可选）、版本号、编写单位及日期；封底包含版权声明、环保标识（如“请勿随意丢弃”）、联系方式（客服电话/官网，需统一为公司公开信息）；产品概述：用1-2句话说明产品定位（如“本款智能扫地专为家庭地面清洁设计，支持APP远程控制”）；核心功能列表（3-5点，突出差异化卖点，如“自动回充”“智能避障”）；包装清单（列出所有内含物品，避免用户遗漏，如“主机×1、充电座×1、说明书×1”）；技术参数：按类别分点列出，如硬件参数（尺寸、重量、材质）、软件参数（操作系统、版本号）、功能参数（功率、续航、响应时间）；参数值需标注单位（如“尺寸：300mm×200mm×90mm”），可选参数注明“可选”；安装与配置：硬件产品：按步骤说明拆箱、组装、连接电源/网络等操作（如“步骤1：取出主机，撕除保护膜；步骤2：将充电座放置于墙角，接通电源”）；软件产品：说明渠道、安装环境、激活流程（如“1.扫描二维码APP；2.保证手机系统为Android8.0及以上；3.注册账号并扫码绑定设备”）；配图要求：每步操作配清晰示意图或实物图，箭头/序号标注关键动作；使用说明：按功能模块分章节（如“基本操作”“高级功能”“特色功能”），每个功能包含“操作步骤+注意事项”；示例：基本操作章节可写“开关机：短按电源键3秒开机，再次短按3秒关机；指示灯含义：蓝灯常亮表示正常工作，红灯闪烁表示电量不足”；避免使用“可能”“大概”等模糊词汇，操作步骤需可执行（如“将插入USB接口”改为“将USBType-C接口插入主机左侧端口”）；维护保养：日常清洁：说明部件清洁方法（如“滤网：用清水冲洗后晾干，禁止暴晒”）、周期（如“建议每周清洁1次滤网”）；存储要求：环境条件（如“温度：-10℃~40℃；湿度：≤80%RH”）、长期存放注意事项（如“需充满电后存放，每3个月开机检查一次电量”）；故障排除：按“故障现象+可能原因+解决方法”列表呈现，优先覆盖高频问题（如“无法开机：原因1：电量耗尽，解决：充电30分钟后尝试开机；原因2：电源键故障，解决：联系售后维修”）；复杂故障需提示“联系售后”，并提供联系方式（如“客服：400-XXX-XXXX”）；安全须知：必须包含“警告”“注意”“提示”三个等级标识：警告（⚠️）：可能导致人身伤害或设备损坏的操作（如“禁止在潮湿环境下使用本产品，以防触电”）；注意（⚠️）：可能影响产品功能的操作（如“请使用原装电源适配器，避免损坏电池”）；提示（ℹ️）：优化使用体验的建议（如“首次使用前请完整阅读说明书”）；符合GB4943《信息技术设备安全》等标准要求；附录：术语解释（针对专业术语，如“Wi-Fi6：第6代无线网络标准”）；认证信息（如“3C认证编号：XXXXCE认证编号：XXXX”）；更新日志（记录版本迭代内容，如“V2.0版本：新增远程控制功能，修复了断电续传bug”）。输出物：《说明书初稿》（含文字及图表）。（四）第四步：审核与校对目标：保证内容准确、合规，无错别字、逻辑漏洞。操作说明：技术审核：由技术部门负责人审核技术参数、安装步骤、故障排除等内容，保证与产品实际一致；合规审核：由法务/合规部门审核安全须知、认证信息、环保标识等，符合法律法规要求；用户体验审核：邀请3-5名目标用户（如普通消费者、技术人员）阅读说明书，记录“看不懂”“找不到”“有疑问”的段落，优化表述；文字校对：由文档编写人员或专职校对员检查错别字、标点符号、格式统一性（如字体、字号、图表编号）。输出物：《审核意见表》《说明书修订稿》。（五）第五步：排版与发布目标：提升说明书可读性，规范发布渠道。操作说明：排版规范：字体：用宋体/黑体（标题加粗），字号不小于小四（10.5pt）；行间距：1.5倍，段落间距适中；图表：图片分辨率≥300dpi，图表下方标注编号及说明（如“图1产品结构示意图”）；页面：页眉/页脚包含产品名称、章节名称、页码，页码连续；格式输出：根据产品类型选择合适格式，硬件产品：优先提供PDF格式（防止排版错乱），可附带纸质版；软件产品：内嵌于软件帮助中心，或提供在线HTML版本；发布归档：发布：通过官网、产品包装、二维码（说明书电子版）等渠道同步发布；归档：将最终版说明书（PDF/Word源文件）提交至公司文档管理系统，标注版本号、发布日期、审核人。输出物：《说明书终稿》（PDF/HTML等格式）、《文档归档记录》。四、核心内容模块与示例表格（一）包装清单表序号物品名称规格/型号数量备注（如颜色、配件）1主机ABC-20011黑色2电源适配器5V/2A1原装3USB数据线Type-CtoType-C11.2m4快速入门指南V2.01含基础操作步骤5保修卡——1需填写购买信息（二）技术参数表参数类别参数名称参数值单位备注硬件参数尺寸150×85×25mm不含凸起部分重量180g含标准电池电池容量3000mAh可拆卸锂电池软件参数操作系统Android8.0+/iOS12+——支持APP版本：V3.1功能参数续航时间7-10h连续使用响应时间≤0.5s语音指令响应认证信息3C认证202201070————CE认证CE-2022-ABCD123————（三）故障排除表故障现象可能原因解决方法无法开机1.电量耗尽；2.电源键故障1.使用原装充电器充电30分钟以上；2.长按电源键10秒强制重启，无效则联系售后APP无法连接设备1.手机未开启蓝牙；2.设备未配网1.进入手机设置开启蓝牙；2.按说明书“配网步骤”重新连接测量数据异常1.传感器脏污；2.环境温度过高1.用酒精棉清洁传感器表面；2.在0℃~40℃环境下使用（四）维护保养周期表部件名称清洁/维护周期清洁方法注意事项外壳每周1次用湿布擦拭，再用干布擦干避免使用腐蚀性清洁剂传感器每周2次软毛刷轻扫，酒精棉擦拭禁止用硬物刮擦充电触点每月1次干棉签擦拭避免异物堆积导致充电不良系统软件每季度1次检查APP更新至最新版本更新前备份数据五、常见问题规避与关键注意事项（一）常见问题及规避方法术语不统一：建立《产品术语词典》，规范核心词汇（如“主机”统一为“设备”，“电池”统一为“内置电池”），避免同一概念用不同表述；参数遗漏或错误：技术参数需经技术部门负责人签字确认，发布前与实物逐一核对，避免“续航时间标注10h，实际仅8h”等问题；步骤描述模糊：操作步骤需量化（如“等待5秒”而非“等待片刻”），避免“拧紧螺丝”改为“用螺丝刀顺时针拧紧螺丝至扭矩2N·m”；安全提示不足：安全须知章节需覆盖触电、火灾、机械伤害等风险点，警告标识（⚠️）需醒目，避免“仅用小字提示”；更新不及时：产品迭代后，说明书需同步更新（如硬件结构变更、软件功能升级），在说明书首页标注“最新版本获取方式：扫描二维码”。（二）关键注意事项知识产权保护：说明书内容（含图片、图表）需为公司原创，未经许可不得引用第三方资料；多语言版本：出口产品需根据目标市场语言编写说明书，符合当地文化习惯（如尺寸单位“mm”转换为“inch”）；无障碍设计：针对视力障碍用户，可提供语音版说明书（如二维码扫描播放语音内容）；版本管理：说明书版本号采用“主版本号.次版本号.修订号”（如V2.1.3），主版