采购流程管理与控制模板

采购流程管理与控制模板一、适用范围与典型应用场景二、标准化操作流程详解（一）需求发起与确认操作内容：需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、日常运营等），填写《采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息，并附相关技术参数或需求说明文件（如技术图纸、服务方案等）。需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配度进行审核，保证需求符合企业战略及部门工作计划。采购部门收到需求后，对需求内容进行复核，重点关注：物资规格是否清晰、数量是否合理、预算是否在部门额度内，如存在疑问需与需求部门沟通确认，避免需求描述模糊导致采购偏差。责任主体：需求部门发起→需求部门负责人审核→采购部门复核。（二）采购审批与预算锁定操作内容：采购部门根据复核后的需求，按企业《采购审批权限管理办法》提交审批。审批流程根据采购金额、物资类别分级执行，例如：金额≤5000元：需求部门负责人→采购主管审批；5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人→采购主管→财务部→分管副总审批；金额＞50000元：需求部门负责人→采购主管→财务部→分管副总→总经理审批。审批通过后，由财务部锁定对应采购预算，保证预算执行可控；如需调整预算，需按预算变更流程另行审批。审批未通过时，由采购部门将审批意见反馈至需求部门，根据意见修改需求后重新发起流程。责任主体：采购部门提交→各层级审批人→财务部预算锁定。（三）供应商寻源与选择操作内容：采购部门根据物资特性，通过公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等方式确定供应商。其中：标准化物资（如办公用品、通用耗材）：优先通过询比价方式，选取3家及以上供应商报价，综合价格、交期、服务等因素评估；定制化物资（如设备、非标件）：需邀请3家及以上合格供应商参与投标，按技术评分（40%）、价格评分（40%）、商务评分（20%）综合打分；紧急采购（需书面说明紧急原因）：可采用单一来源采购，需经分管副总及以上领导审批。供应商资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、过往业绩证明等，保证供应商具备履约能力。确定供应商后，由采购部门、需求部门、财务部共同组成评审小组，形成《供应商评审记录》，报采购负责人审批。责任主体：采购部门组织→需求部门/财务部配合→评审小组评估→采购负责人审批。（四）采购订单与下达操作内容：采购部门根据审批通过的供应商及报价信息，制作《采购订单》，明确：订单编号、供应商信息、物资名称规格、数量、单价、总价、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准、违约责任等条款，保证与合同内容一致。采购订单需经采购负责人审核无误后，加盖采购专用章，通过书面、邮件或系统平台正式下达给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认订单信息。供应商确认订单后，由采购部门将订单复印件分发至需求部门、仓库、财务部等相关部门，作为后续收货、验收、付款的依据。责任主体：采购部门制作→采购负责人审核→供应商确认→相关部门备案。（五）物资交付与验收操作内容：供应商按订单约定时间交付物资，提前1个工作日通知采购部门及需求部门。采购部门核对送货单信息（物资名称、数量、订单号等）与订单是否一致。需求部门组织相关人员（如技术员、质检员、仓库管理员）进行验收，重点检查：数清点：实际到货数量是否与订单一致；质量检验：按技术标准或合同约定进行外观检查、功能测试（需出具《检验报告》）；资料核对：是否附带合格证、说明书、保修卡等随行文件。验收合格后，需求部门、仓库、采购部门共同在《物资验收单》上签字确认；验收不合格的，由采购部门及时与供应商沟通，根据合同约定处理（如退货、换货、索赔），并记录《不合格品处理报告》。责任主体：供应商交付→采购部门核对→需求部门主导验收→多方签字确认。（六）付款结算与档案归档操作内容：供应商在交付验收合格后，根据合同约定开具合法合规的票据（如增值税发票），发票抬头、税号等信息需与企业信息一致，发票内容需与订单、验收单一致。采购部门收到发票后，与订单、验收单、合同等单据进行核对，核对无误后填写《付款申请单》，附相关单据提交财务部。财务部审核单据无误后，按企业付款流程安排付款（如月结30天、货到付款等），并在付款后3个工作日内将付款凭证反馈至采购部门。采购部门负责将本次采购全流程资料（需求申请表、审批记录、供应商资料、订单、验收单、发票、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。责任主体：供应商开票→采购部门核对→财务部审核→财务部付款→采购部门归档。三、核心工具表单模板（一）采购需求申请表序号物资名称规格型号单位需求数量期望到货日期预算金额（元）需求部门需求人用途说明附件（如有）1A型钢材Φ20mm吨52024-03-1525000生产部*小明生产车间使用技术图纸2办公椅人体工学把102024-03-105000行政部*小红新员工入职无（二）供应商评审记录表供应商名称资质等级（A/B/C类）报价（元）交期（天）过往合作评价技术评分（40%）价格评分（40%）商务评分（20%）总分排名是否推荐甲公司A类240007优秀353818911是乙公司B类245005良好323616842否（三）物资验收单订单编号物资名称规格型号应收数量实收数量验收结果（合格/不合格）验收人验收日期备注PO-20240301-001A型钢材Φ20mm5吨5吨合格*2024-03-16无PO-20240302-002办公椅人体工学10把10把1把靠背损坏（不合格）*2024-03-11供应商3日内换货（四）付款申请单供应商名称付款金额（元）付款方式对应订单号发票号码发票金额（元）付款事由申请人审批人付款日期甲公司24000银行转账PO-20240301-001567824000货款**赵六2024-03-20四、关键控制点与风险提示（一）需求管理环节需求描述需明确具体，避免“一批办公用品”“适量材料”等模糊表述，防止采购物资与实际需求不符；预算金额需提前核定，超预算需求需按预算调整流程审批，避免无预算采购。（二）供应商选择环节严禁指定供应商或与供应商串通抬价，询比价过程需留存至少3家供应商报价记录；对首次合作的供应商，需实地考察其生产能力、质量管控体系，保证履约能力。（三）验收与付款环节验收需多人参与（需求、仓库、采购），避免单人验收导致疏漏或舞弊；付款前务必核对发票与订单、验收单信息一致，防止虚假发票或重复付款。（四）全流程文档管理采购各环节单据需完整保存，保证“需求-审批-订单-验收-付款”全流程可追溯，便