行政采购申请及审批流程规范

行政采购申请及审批流程规范一、适用范围与情境说明本规范适用于公司内部所有行政类采购活动的申请与审批管理，涵盖日常办公物资（如文具、耗材）、办公设备（如电脑、打印机）、办公服务（如保洁、维修）、后勤保障（如饮用水、绿植）等非生产经营性采购场景。无论是常规月度采购、临时应急采购，还是单笔金额较大的专项采购，均需遵循本流程，保证采购行为合规、高效、透明，同时严格控制成本，避免资源浪费。二、全流程操作步骤详解（一）申请发起：明确需求与准备材料需求提报：申请人（部门员工或指定经办人）根据实际工作需要，确认采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等基本信息，填写《行政采购申请表》（详见第三部分）。预算核对：申请人需提前核对部门预算，保证采购项目在年度预算额度内，如涉及预算外采购，需在申请表中注明“预算外”并说明原因（如新增业务需求、紧急替代等）。附件准备：常规采购：提供采购清单（含品名、规格、数量、预估单价）。大额采购（单笔超2000元）：需提供至少3家供应商的书面报价单或市场询价记录，说明选择依据（如性价比、服务响应速度等）。服务类采购：需提供服务范围、周期、验收标准等说明材料。提交申请：将填写完整的《行政采购申请表》及附件提交至部门负责人进行初审。（二）部门初审：审核必要性与合理性审核内容：部门负责人重点核对采购需求的真实性（是否为部门工作必需）、合理性（数量是否恰当、规格是否匹配实际需求）、预算符合性（是否在部门预算内）。处理结果：符合要求：在申请表“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意初审”，转交行政部。不符合要求：注明“不同意”及具体原因（如“数量超出实际需求”“规格不符工作要求”），退回申请人修改或重新申请。特殊情形：如为紧急采购（如突发设备故障需立即维修），部门负责人可先通过电话或即时通讯工具口头审批，并在24小时内补签书面意见，同步说明紧急事由。（三）行政审核：合规性与可行性审查审核内容：行政部专员对申请材料进行合规性与可行性审核，包括：采购类别是否符合行政类采购范围（非生产经营性）；规格型号、技术参数是否符合公司统一标准（如电脑配置需匹配办公软件需求）；供应商选择是否符合公司采购管理规定（如是否为定点供应商、报价是否合理）；交付时间是否与行政部工作安排冲突（如大批量物资采购需避开月末结账高峰）。处理结果：审核通过：在申请表“行政部意见”栏签字确认，转交财务部；如需调整采购细节（如建议更换更优性价比的规格），与申请人沟通后修改申请表。审核不通过：注明“不通过”及原因（如“规格不符合公司标准”“供应商未在名录内”），退回部门或申请人补充材料。（四）财务复核：预算与资金合规性核查审核内容：财务部经理重点核查：采购金额是否在部门剩余预算内，预算外采购是否已按规定履行审批流程；大额采购的报价是否符合市场公允价格（参考历史采购数据或第三方比价结果）；资金来源是否明确（如部门经费、专项预算等）。处理结果：复核通过：在申请表“财务部意见”栏签字确认，转交分管领导审批；复核不通过：注明“不通过”及原因（如“预算不足”“报价虚高”），退回行政部或申请人调整。（五）领导审批：最终决策与授权审批层级：根据采购金额划分审批权限：金额≤1000元：由行政部负责人最终审批；1000元＜金额≤5000元：由分管行政副总审批；金额＞5000元：由总经理最终审批。审批内容：领导重点审核采购项目的必要性、预算合理性及是否符合公司整体战略（如是否为年度计划内采购）。处理结果：审批通过：在申请表“分管领导/总经理意见”栏签字确认，流程进入采购执行环节；审批不通过：注明“不同意”及原因，流程终止，由申请人根据反馈意见调整后重新发起。（六）采购执行：规范采购与合同签订供应商选择：金额≤1000元：行政部可从公司定点供应商库中选择，优先选择合作稳定、服务良好的供应商；金额＞1000元：行政部需根据已审核的报价单，综合评估供应商资质（营业执照、相关行业许可证）、售后服务能力，确定最终供应商，必要时组织实地考察。订单下达：行政部根据审批通过的申请表，向供应商下达采购订单（或签订采购合同），明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、付款方式、违约责任等条款。进度跟踪：行政部专员负责跟踪采购订单执行进度，保证供应商按时交付，如遇延迟（如供应商库存不足），及时与申请人沟通并协调解决方案（如更换供应商、调整交付时间）。（七）验收确认：质量与数量核对验收组织：物品/服务送达后，由申请人（使用部门）、行政部专员共同参与验收，大额采购（＞5000元）可邀请财务部人员参与。验收内容：物资类：核对品名、规格型号、数量是否与订单一致，检查外观是否完好、功能是否正常（如电脑开机测试、打印机打印测试）；服务类：对照服务标准（如保洁覆盖区域、维修响应时间）验收服务完成情况，由使用部门签署《服务验收确认单》。验收结果：验收合格：三方在《采购验收单》上签字确认，行政部留存原件；验收不合格：详细记录问题（如“电脑无法开机”“维修后故障未排除”），通知供应商限期整改，整改后重新验收，直至合格。（八）资料归档：流程闭环与记录留存归档内容：采购流程结束后，行政部负责将以下资料整理归档，保存期限不少于3年：《行政采购申请表》及附件（报价单、询价记录等）；采购订单/采购合同；《采购验收单》；付款凭证（如转账记录、合规票据）。归档管理：资料按“采购日期+部门+采购项目”分类编号，电子档存入公司共享文档库，纸质档存入行政档案柜，保证可追溯、可查询。三、标准化采购申请表单行政采购申请表申请单号：日期：年月日申请部门联系方式资金来源□部门预算□专项预算□预算外（请注明原因：____________________）采购明细序号物品/服务名称123合计金额（大写）：____________________元（小写）：￥_____________用途说明附件清单□采购清单□报价单（____家）□服务说明□其他：_____________部门负责人意见签字：_________日期：_______行政部意见签字：_________日期：_______财务部意见签字：_________日期：_______分管领导/总经理意见签字：_________日期：_______备注四、关键执行要点与风险提示（一）流程规范性要点严禁越权审批：必须按审批权限逐级审核，不得跳过环节或简化流程（如金额＞5000元采购不得由分管副总直接审批）。预算刚性约束：预算内采购需严格控制在额度内，预算外采购必须提前履行预算调整审批，严禁无预算采购。紧急采购特例：仅限突发、影响正常办公的紧急情况（如服务器宕机需立即更换硬件），可由部门负责人口头审批后先行采购，但需在24小时内补书面流程，并在申请表中详细说明紧急事由。（二）供应商管理要点定点供应商优先：常规采购应从公司合格供应商库中选择，库内供应商无法满足需求时，需经行政部负责人同意后方可引入新供应商，并完成供应商资质审核（营业执照、相关许可证）。价格合理性把控：单笔采购超2000元，必须提供至少3家供应商报价，行政部需留存比价记录，保证价格不高于市场平均价。（三）资料留存与风险防范资料完整性：采购申请、报价单、验收单、付款凭证需一一对应，保证“采购有依据、验收有记录、付款有凭证”，避免因资料缺失导致纠纷。验收严格把关：验收环节需核对物品/服务的实际质量与