企业合同履约监督管理制度

企业合同履约监督管理制度为规范企业合同履约行为，有效防范法律与经营风险，保障合同双方合法权益及企业经营目标的实现，结合企业实际运营需求，特制定本合同履约监督管理制度。一、适用范围本制度适用于企业及所属各部门、控股子公司、分支机构在各类合同（包括但不限于采购、销售、服务、合作等合同）的履约监督管理活动。企业参股企业可参照本制度执行，具体监督方式由企业根据股权比例及合作协议约定确定。二、职责分工（一）法务管理部门作为合同履约监督的核心统筹部门，法务部需牵头构建履约监督体系，具体职责包括：合同签订前，对合同条款的合法性、合规性及风险点进行审查，明确履约关键节点与责任边界；履约过程中，定期跟踪合同执行进度，针对违约风险或争议事项及时出具法律意见，协调内部部门或外部合作方解决问题；履约完成后，参与合同验收与总结，梳理典型履约问题并推动制度优化。（二）业务执行部门作为合同履约的直接责任主体，业务部门需全程负责合同的实际执行，具体职责包括：制定合同履约实施方案，明确岗位分工与时间节点，确保履约行为与合同条款一致；实时记录履约过程中的关键信息（如货物交付凭证、服务验收单、沟通记录等），定期向法务部、财务部报送履约进展；发现履约障碍或对方违约行为时，第一时间启动内部沟通机制，联合法务部评估风险并采取应对措施（如催告、协商调整条款等）。（三）财务管理部门从资金与财务合规角度监督履约，具体职责包括：依据合同条款审核款项支付条件，确保付款节点、金额与履约进度匹配；跟踪合同涉及的发票、账单等财务凭证的合规性，及时反馈财务层面的履约异常（如对方未按约定开票、付款账户变更未备案等）；配合业务部门与法务部，提供合同履约的财务数据支持，参与履约争议的经济损失评估。三、履约监督流程（一）事前监督：风险前置管控在合同正式签订前，由法务部联合业务、财务部门开展“履约可行性评估”：法务部审查合同标的合法性、对方主体资质及履约能力（可通过工商信息查询、历史合作记录等方式验证）；业务部门评估自身资源匹配度（如产能、人力、供应链支撑等）；财务部测算资金预算与现金流影响。评估通过后方可签订合同，同时在合同中明确履约考核指标（如交付周期、质量标准、付款节点等），为后续监督提供依据。（二）事中监督：动态跟踪与风险预警合同生效后，建立“三级跟踪机制”：1.业务部门自查：指定专人定期梳理履约进度，填写《合同履约跟踪表》（包含实际进展、偏差说明、应对措施），提交部门负责人审核；2.跨部门协同监督：每月由法务部组织业务、财务部门召开“履约复盘会”，对照合同条款分析偏差原因（如交付延迟、质量不达标、付款滞后等），形成《履约风险预警报告》；3.重大风险处置：若出现可能导致违约的重大风险（如对方经营异常、政策变动影响履约等），法务部需在24小时内启动“风险处置预案”，联合业务部门协商解决方案（如调整履约计划、启动仲裁/诉讼程序等），并报企业管理层审批。（三）事后监督：验收与经验沉淀合同履约完成后，需完成以下监督动作：1.履约验收：由业务部门牵头，联合法务、财务、技术等部门组成验收小组，对照合同约定的质量、数量、服务标准进行验收，出具《合同履约验收报告》，验收不合格的需明确整改要求及责任方；2.资料归档：业务部门需将合同文本、履约记录、验收报告、沟通函件等资料整理归档，法务部定期抽查归档完整性，确保可追溯；3.复盘与优化：每季度由法务部汇总典型履约案例，分析共性问题（如条款漏洞、执行流程缺陷等），提出制度或流程优化建议，经管理层审批后更新合同模板或监督机制。四、考核与改进机制（一）履约考核将合同履约情况纳入部门绩效考核，具体考核指标包括：履约完成率（实际履约进度与合同约定的匹配度）；风险处置及时性（重大风险从发现到启动应对的时长）；资料归档完整性（履约资料的合规性、可追溯性）。考核结果与部门奖金、评优及负责人晋升挂钩，对连续两次考核不达标的部门，由管理层约谈并限期整改。（二）违规处罚对存在以下行为的部门或个人，视情节轻重给予处罚：故意隐瞒履约风险或违规操作导致企业损失的，扣减责任人绩效奖金，情节严重的移交司法机关；未按要求记录履约信息、归档资料的，责令限期整改，逾期未改的通报批评；无正当理由拖延验收、阻碍监督工作的，追究部门负责人管理责任。（三）持续改进建立“履约问题反馈-优化”闭环机制：法务部每半年发布《合同履约白皮书》，总结年度履约情况、典型风险及改进方向；鼓励员工通过内部OA系统、座谈会等方式反馈履约流程中的痛点，由法务部牵头评估优化可行性，推动制度迭代。五、附则1.本制度由企业法务部负责解释，自发布之日起施行。2