2026年口腔医疗管理公司行业展会参展管理制度

2026年口腔医疗管理公司行业展会参展管理制度第一章总则第一条为规范公司总部及旗下各口腔诊疗机构行业展会参展工作的组织与管理，提升参展成效，塑造公司品牌形象，高效对接行业资源，促进业务拓展与技术交流，依据《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《展会知识产权保护办法》等相关法律法规及行业规范，结合公司口腔医疗管理业务实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部及旗下各口腔诊疗机构参与各类口腔医疗行业相关展会的全流程管理工作，包括展会筛选、参展策划、筹备实施、现场管控、后续跟进、费用核算、档案归档等环节。公司总部各职能部门、各口腔诊疗机构全体参与参展工作的管理人员、业务人员、技术人员及行政辅助人员，均需严格遵循本制度规定。第三条本制度所指行业展会，是指国内外各类与口腔医疗行业相关的专业展会、博览会、峰会论坛、技术交流会等活动，包括但不限于口腔医疗设备展、口腔耗材展、口腔诊疗技术研讨会、口腔机构经营管理峰会等。第四条参展工作核心原则：战略导向原则：参展工作需贴合公司发展战略，聚焦业务拓展、品牌推广、技术引进、资源对接等核心目标，确保参展价值与公司发展需求匹配；合规规范原则：严格遵循相关法律法规及展会管理规定，规范参展宣传、展品展示、商务洽谈等行为，防范合规风险；统筹高效原则：建立统筹协调机制，明确各部门职责，优化参展流程，提升参展筹备与实施效率，确保参展工作有序推进；品牌塑造原则：注重参展形象展示，统一品牌宣传口径，通过专业的展示与服务，提升公司在行业内的品牌影响力；成效导向原则：加强参展全流程成效管控，做好参展前目标设定、参展中过程跟踪、参展后效果评估，确保参展投入产出比合理；权责明晰原则：明确各部门、各岗位在参展工作中的职责分工，将参展成效纳入绩效考核，落实奖惩措施，确保责任到人。第二章核心定义与适用范围第五条核心定义：行业展会：指以口腔医疗行业为核心，涵盖口腔医疗设备、耗材、技术、服务、管理等相关领域，用于展示交流、商务对接、品牌推广的各类专业展会、峰会、论坛等活动；参展全流程：指从展会信息收集、筛选评估、参展决策、方案制定、筹备实施、现场运营、客户对接、展品回收，到参展总结、费用核算、档案归档的完整工作过程；参展筹备：指参展决策确定后，开展的展位申请、设计搭建、展品准备、宣传物料制作、人员培训、行程安排等前期准备工作；现场管控：指展会举办期间，对展位运营、人员值守、展品管理、宣传推广、商务洽谈、安全保障等工作的现场管理与协调；参展档案：指参展全流程产生的各类具有保存价值的文件材料，包括展会信息资料、参展方案、审批文件、合同协议、费用凭证、宣传物料、客户资料、参展总结报告等。第六条适用范围：展会类型范围：（1）专业展示类展会：口腔医疗设备及耗材博览会、口腔诊疗技术展等；（2）学术交流类展会：口腔医学学术研讨会、技术高峰论坛等；（3）经营管理类展会：口腔机构经营管理峰会、行业发展论坛等；（4）其他相关展会：医疗健康产业博览会、连锁品牌加盟展等与公司业务相关的展会活动。管理环节范围：涵盖展会信息收集与筛选、参展决策与审批、参展方案制定、筹备实施、现场运营、展品管理、客户对接与跟进、参展总结、费用核算与报销、档案归档等全流程；机构与人员范围：包括公司总部市场部（核心牵头部门）、运营部、采购部、财务部、人力资源部、IT部、合规部等职能部门，旗下各口腔诊疗机构及全体参与参展筹备、实施、跟进的相关人员。第七条公司建立《行业展会筛选评估标准》，明确展会筛选的核心指标（如行业影响力、观众质量、参展成本、与业务匹配度等）、评估流程及决策权限，由市场部牵头，联合运营部、财务部、合规部等相关部门梳理确定，报公司管理层审批后执行。该标准根据行业发展变化、公司业务需求每年更新一次，并向各机构、各部门公示。第三章管理职责第八条市场部（核心牵头部门）核心职责：负责本制度的制定、修订与维护，牵头统筹全公司行业展会参展工作的规划、组织、协调与监督；负责行业展会信息的收集、整理与筛选，组织开展展会评估，提出参展建议，报公司管理层审批；负责牵头制定参展方案，明确参展目标、展位选择、设计搭建要求、宣传推广策略、人员配置、预算安排等核心内容，组织相关部门审核后报公司管理层审批；负责参展筹备工作的组织实施，包括展位申请、设计搭建对接、宣传物料制作、展品统筹协调、参展人员选拔与培训等；负责展会现场的统筹管理，包括展位运营、人员值守安排、宣传推广实施、商务洽谈组织、品牌形象展示等；负责牵头开展参展后续跟进工作，包括客户资料整理、业务对接跟进、参展效果评估、总结报告编制等；负责统筹参展全流程相关档案的收集、整理与归档工作；负责组织开展参展相关培训，提升参展人员的专业能力、沟通技巧与品牌意识。第九条运营部核心职责：参与展会筛选与参展方案审核，结合公司业务发展需求提出参展建议；负责协调旗下各口腔诊疗机构的参展资源，提供诊疗技术、服务流程等相关专业支持；负责组织相关技术人员参与展会现场的专业讲解、技术交流等工作；参与参展后续的业务对接与跟进工作，推动展会资源转化为实际业务成果；配合市场部开展参展效果评估，提出业务层面的优化建议。第十条采购部核心职责：参与参展方案审核，负责参展所需展品（口腔医疗设备、耗材等）的采购、调配与质量把控；负责参展相关物资（搭建材料、宣传物料制作原料等）的采购与成本控制，确保物资质量符合要求、价格合理；负责展品的运输、仓储、安装调试及展会结束后的回收、清点与保管工作；配合市场部完成参展物资的相关合同签订与费用核算工作。第十一条财务部核心职责：负责参展预算的审核与批复，对参展费用的使用进行全程管控；负责参展相关费用（展位费、搭建费、物料制作费、运输费、差旅费、人员补贴等）的审核与报销，确保费用支出合规合理；负责参与参展效果评估，从财务角度分析参展投入产出比；负责建立参展费用专项台账，对费用使用情况进行跟踪核算与分析。第十二条人力资源部核心职责：负责配合市场部开展参展人员的选拔、调配与考勤管理；负责协助组织参展相关培训，包括沟通技巧、商务礼仪、品牌知识等方面的培训；负责参展人员的薪酬福利、补贴发放等相关工作；负责将参展工作成效纳入相关部门及人员的绩效考核体系。第十三条IT部核心职责：负责参展所需电子设备（电脑、打印机、音响、显示屏等）的调配、调试与技术保障；负责参展现场信息化设备的维护与故障处理，确保宣传展示、数据收集等工作正常开展；负责协助市场部开展线上宣传推广相关的技术支持工作。第十四条合规部核心职责：负责对参展全流程的合规性进行监督，核查参展方案、宣传物料、展品展示、商务洽谈等环节是否符合相关法律法规及行业规范；负责对参展相关合同（展位租赁合同、搭建合同、物料制作合同等）进行合规审核，防范法律风险；负责对参展宣传内容进行审核，确保不出现虚假宣传、夸大宣传等违规内容，保护知识产权；负责为参展工作提供法律专业支持，指导处理参展过程中出现的合规纠纷与突发事件。第十五条各口腔诊疗机构核心职责：配合市场部、运营部开展展会筛选与参展方案制定工作，提供本机构业务需求相关的建议；负责推荐或选派本机构优秀的技术人员、业务人员参与参展工作；配合参展后续的业务对接与跟进工作，落实相关客户的诊疗服务、合作洽谈等事宜；积极参与参展总结与经验分享，提升本机构利用展会资源的能力。第十六条参展人员核心职责：严格遵守本制度及参展方案要求，服从统一组织与安排；积极参与参展前培训，熟练掌握公司产品、服务、品牌理念及参展相关知识；展会期间坚守岗位，规范着装与言行，展现公司专业形象，主动开展商务洽谈与客户对接工作；认真记录客户信息及需求，及时向市场部反馈参展现场情况；参展结束后，积极参与后续客户跟进与参展总结工作；严格遵守展会管理规定及公司保密要求，严禁擅自泄露公司商业秘密、核心数据等敏感信息。第四章全流程管理第十七条参展前准备阶段：展会筛选与评估：市场部定期收集行业展会信息，依据《行业展会筛选评估标准》对展会进行初步筛选，组织运营部、财务部、合规部等相关部门开展联合评估，重点评估展会行业影响力、目标观众匹配度、参展成本、预期成效等，形成《展会评估报告》，提出参展与否及参展规模的建议，报公司管理层审批；参展决策与审批：公司管理层对《展会评估报告》及参展建议进行审核，明确是否参展、参展预算额度、参展核心目标等关键事项，形成书面审批意见；参展方案制定：市场部依据审批意见牵头制定详细的《参展方案》，明确参展目标（品牌推广、客户拓展、技术对接等）、展位选择与设计要求、展品清单、宣传推广策略（宣传物料、活动策划、媒体对接等）、人员配置与分工、行程安排、预算明细、风险防控措施等内容，组织相关部门审核后，报公司管理层审批；展位与搭建对接：市场部依据审批后的参展方案，与展会主办方对接展位申请事宜，签订《展位租赁合同》（经合规部审核）；选择专业搭建服务商，确定展位设计方案，签订《展位搭建合同》（经合规部审核），明确搭建标准、工期、安全责任、费用等事项；展品与物料准备：采购部依据参展方案中的展品清单，负责展品的采购、调配、质量检验与包装；市场部负责宣传物料（宣传册、海报、展架、宣传片、礼品等）的设计、制作与验收，确保宣传内容合规、设计风格统一；相关部门配合完成展品与物料的清点、登记工作；人员选拔与培训：市场部联合人力资源部、运营部及各口腔诊疗机构选拔参展人员，组建参展团队，明确各成员职责分工；组织开展参展前培训，内容包括公司品牌理念、产品与服务知识、参展流程、沟通技巧、商务礼仪、展会规则、保密要求、应急处置流程等；行程与后勤安排：市场部负责参展团队的交通、住宿、餐饮等后勤保障工作，制定详细的行程表；IT部完成参展所需电子设备的调配与调试，确保设备正常运行；预算与合同管控：财务部对参展预算进行细化审核，确保预算合理可控；所有参展相关合同（展位租赁、搭建、物料制作、运输等）均需经合规部审核、公司管理层审批后签订，明确双方权利义务与违约责任。第十八条参展现场管控阶段：现场布置与验收：参展团队提前到达展会现场，配合搭建服务商完成展位搭建、展品摆放、宣传物料布置、电子设备调试等工作；市场部组织相关人员对展位搭建质量、展品与物料摆放情况进行验收，确保符合参展方案要求，及时整改发现的问题；人员值守与管理：参展团队严格按照既定的值守schedule开展工作，明确各时段值守人员及职责；参展人员需规范着装、佩戴工牌，保持良好精神状态，遵守展会现场秩序，严禁擅自离岗、迟到早退；宣传推广与品牌展示：按照参展方案开展宣传推广活动，包括发放宣传物料、播放宣传片、组织小型技术交流活动等；参展人员主动向观众介绍公司品牌、产品与服务，传递参展核心信息，展现公司专业形象；商务洽谈与客户对接：参展人员主动开展商务洽谈工作，耐心解答观众疑问，精准挖掘客户需求，详细记录客户信息（名称、联系方式、需求类型、合作意向等），填写《客户信息登记表》；对重要客户进行重点对接，及时协调公司相关资源跟进；现场安全与合规管控：参展团队严格遵守展会安全管理规定，做好展位内展品、设备、物料的安全防护，防范盗窃、损坏等风险；合规部或指定专人对现场宣传、洽谈行为进行监督，确保不出现违规内容；严禁在展位内开展与展会主题无关的活动；现场沟通与协调：市场部负责人作为现场总协调人，及时处理现场突发情况（如设备故障、客户投诉、搭建问题等），加强与展会主办方、搭建服务商、周边展位参展商的沟通协调；每日参展结束后，组织参展团队召开简短总结会，梳理当日工作情况，明确次日工作重点；信息收集与反馈：参展人员主动收集展会相关信息，包括行业动态、竞争对手情况、观众需求趋势等，及时反馈给市场部；市场部做好信息汇总与初步分析工作。第十九条参展后续跟进阶段：展品与物料回收：展会结束后，参展团队有序完成展品、宣传物料、电子设备的清点、拆卸、包装与回收工作，确保物资完整无损；采购部配合完成展品的运输、入库保管工作，对损坏或废弃物料进行规范处置；客户资料整理与跟进：市场部牵头对参展期间收集的《客户信息登记表》进行整理、筛选与分类，建立《参展客户信息台账》，明确客户级别与跟进优先级；按照职责分工，将客户信息分配给相关业务部门或口腔诊疗机构，明确跟进责任人与跟进时限；跟进责任人需制定跟进计划，及时与客户沟通对接，推动业务合作，定期向市场部反馈跟进进展；费用核算与报销：市场部整理参展全流程产生的各类费用凭证（合同、发票、付款凭证、差旅费单据等），填写费用核算表，提交财务部审核；财务部对费用进行全面核算，核查费用支出的合规性与合理性，按公司财务制度办理报销手续；参展效果评估与总结：市场部牵头组织相关部门开展参展效果评估，对照参展目标，从品牌推广成效、客户拓展数量、业务对接进展、投入产出比等方面进行全面分析，形成《参展总结报告》，内容包括参展基本情况、工作成效、存在问题、经验教训、改进建议等；《参展总结报告》经相关部门审核后，报公司管理层审批；档案归档：市场部负责将参展全流程相关资料（展会评估报告、参展方案及审批文件、合同协议、费用凭证、客户信息台账、参展总结报告、宣传物料样本、现场照片与视频等）进行系统整理，按公司档案管理规定移交行政部（档案管理部）归档保管，建立参展专项档案，保管期限不少于5年。第五章合规与风险管控第二十条参展合规管控：市场部、合规部联合建立参展全流程合规审核机制，对参展方案、宣传物料、展品展示内容、合同协议等关键环节进行合规审核，确保符合《中华人民共和国广告法》《展会知识产权保护办法》等相关法律法规及行业规范；严格规范宣传推广行为，参展宣传内容需真实、准确、合法，不得含有虚假或引人误解的内容，不得夸大产品功效与服务质量；严禁使用绝对化用语，不得侵犯他人知识产权（商标、专利、著作权等）；宣传物料需经合规部审核确认后方可制作与使用；规范展品展示与商务洽谈行为，展品需符合相关质量标准与行业规定，严禁展示假冒伪劣产品；商务洽谈过程中，参展人员需坚守诚信原则，如实介绍公司产品与服务，不得作出超出公司授权范围的承诺；严格遵守展会主办方的各项管理规定，包括展位使用、安全管理、知识产权保护、现场秩序等方面的要求，积极配合主办方开展相关工作；加强客户信息管理，严格遵守数据隐私保护相关规定，规范客户信息的收集、存储、使用与传输，严禁擅自泄露或滥用客户信息。第二十一条风险预警与管控：建立参展风险预警机制，市场部牵头在参展前对可能出现的风险（如展会效果不达预期、展位搭建延期、展品损坏或丢失、客户投诉、舆情风险、安全事故等）进行全面识别与评估，制定针对性的防控措施，纳入参展方案；加强参展费用风险管控，财务部对参展预算执行情况进行全程跟踪，严格审核各项费用支出，防范超预算、乱开支等问题；对大额费用支出，需经公司管理层专项审批；加强展品与物资安全管控，采购部、参展团队做好展品与物资的全程保管，明确保管责任；选择正规的运输与搭建服务商，签订安全责任协议，防范展品损坏、丢失或搭建安全事故；加强舆情风险管控，参展期间安排专人关注现场及网络上与公司参展相关的舆情信息，发现负面舆情及时上报，由合规部牵头制定应对措施，及时回应社会关切，避免舆情扩散升级。第二十二条应急处置机制：市场部牵头制定《参展应急处置预案》，明确各类突发事件（设备故障、搭建问题、展品损坏、客户投诉、安全事故、舆情危机等）的处置流程、责任主体、应对措施、信息上报路径等核心内容，报公司管理层审批后执行；参展期间发生突发事件时，参展团队需立即启动应急处置预案，现场负责人第一时间组织人员采取补救措施，控制风险扩大，并及时向公司管理层及相关部门上报；涉及法律纠纷、重大安全事故或重大舆情的突发事件，由合规部牵头处理，协调外部资源（法律顾问、公安机关等）提供支持；应急处置工作完成后，相关部门需及时总结经验教训，优化《参展应急处置预案》及参展管理制度。第六章监督考核与奖惩第二十三条监督机制：日常监督：市场部负责对参展全流程工作进行日常监督，重点核查参展方案执行情况、参展人员履职情况、费用使用情况、客户跟进情况等；专项监督：公司每半年开展一次参展工作专项监督检查，由审计部牵头，联合市场部、财务部、合规部配合，对参展全流程资料进行抽查，评估参展工作成效与合规性，形成专项监督报告；群众监督：建立参展工作问题举报机制，鼓励员工对参展过程中出现的违规操作、弄虚作假、敷衍了事、费用浪费等行为进行举报；对举报信息严格保密，核查属实的给予举报人员500-2000元专项奖励。第二十四条考核机制：公司将参展工作成效纳入各相关部门、各口腔诊疗机构及参展人员的年度绩效考核体系，核心考核指标包括参展目标达成率、客户拓展数量与质量、业务转化成功率、费用控制率、参展总结完整性、合规执行情况等；市场部负责人、参展团队负责人为本部门、本团队参展工作第一考核责任人，参展人员为直接责任人，考核结果与部门及个人的薪酬福利、评优评先、晋升直接挂钩。第二十五条奖惩措施：奖励：对在参展工作中表现突出、成效显著的部门（机构）及个人，公司给予表彰奖励，奖励形式包括现金奖励、绩效加分、评优优先、晋升倾斜等；具体包括：（1）严格遵守本制度规定，圆满完成参展任务，参展目标达成率超过预期的；（2）通过参展成功拓展重要客户资源，实现重大业务合作，为公司带来显著经济效益的；（3）在参展宣传推广、品牌展示工作中表现突出，有效提升公司品牌影响力的；（4）主动发现参展过程中的重大风险并及时上报，避免公司重大损失或不良影