工程采购内控制度

PAGE工程采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司工程采购活动，加强内部控制，防范采购风险，确保工程采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，提高工程质量和效益。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程采购项目，包括但不限于工程项目的设备采购、材料采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：工程采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购行为合规。3.效益性原则：在保证工程质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购各环节的监督和管理，防范风险。二、采购流程（一）采购需求提出1.项目部门根据工程计划和实际需要，填写《工程采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点等内容。2.申请表需经项目负责人签字确认，并提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《工程采购需求申请表》后，进行审核。审核内容包括需求的合理性、准确性、完整性等。2.根据审核结果，结合公司采购预算和库存情况，制定《工程采购计划》。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排等。3.采购计划需经采购部门负责人审核，报公司分管领导批准后实施。（三）供应商选择与管理1.建立供应商库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，对供应商进行调查、评估和筛选，符合条件的供应商纳入公司供应商库。2.供应商选择：根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商。3.供应商评估与考核：定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估和考核，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同需经公司法律部门审核，报公司分管领导批准后签订。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的要求，跟踪采购项目的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购项目完成后，由项目部门组织验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求。验收合格后，填写《工程采购验收报告》。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）付款管理1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《工程采购付款申请表》，详细说明付款金额、付款方式、付款时间等内容。2.申请表需经采购部门负责人审核，报公司财务部门审核，最后报公司分管领导批准后付款。3.财务部门按照公司财务制度和采购合同的约定，及时办理付款手续，并做好付款记录。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对工程采购活动进行风险识别：分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.对识别出的风险进行评估：评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施：对于高风险，应采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险，应采取适当的控制措施；对于低风险，可进行一般关注。2.建立风险预警机制：及时发现风险的变化情况，提前采取应对措施，降低风险损失。四、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对工程采购活动进行审计监督：检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购资金使用是否合理等。（二）日常监督检查1.采购部门应建立健全内部监督机制：对采购各环节进行日常监督检查，及时发现和纠正问题。2.公司其他相关部门应按照职责分工，对工程采购活动进行监督：如项目部门对采购项目的质量和进度进行监督，财务部门对采购资金进行监督等。五、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购部门应收集与工程采购活动相关的各类信息：包括供应商信息、采购合同信息、采购项目执行情况信息等。2.对收集到的信息进行整理和归档：建立采购信息档案，便于查询和使用。（二）信息共享与沟通1.建立采购信息共享平台：实现采购部门与项目部门、财务部门等相关部门之间的信息共享和沟通