合同业务内控制度

PAGE合同业务内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同业务流程，加强合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高公司经济效益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.全面性原则：涵盖合同业务的全过程，包括合同的订立、审批、签订、履行、变更、解除、终止等各个环节，确保合同管理的全面性和系统性。3.风险防范原则：对合同业务中的风险进行识别、评估和控制，采取有效措施防范合同风险，保障公司利益。4.权责明确原则：明确合同业务各环节的职责和权限，做到责任到人，避免推诿扯皮。5.相互制约原则：建立健全合同业务的内部控制机制，使合同业务各环节相互制约、相互监督，防止权力滥用和舞弊行为。二、合同业务流程（一）合同的订立1.合同的发起：业务部门根据业务需要，发起合同订立申请，填写《合同订立申请表》，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、对方当事人名称、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等内容，并提供相关背景资料和业务说明。2.合同的审核：法务部门审核：法务部门收到《合同订立申请表》及相关资料后，对合同的合法性、合规性进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，是否损害公司利益等。财务部门审核：财务部门对合同的财务条款进行审核，包括价款或者报酬的支付方式、支付时间、结算账户等，评估合同对公司财务状况的影响，确保合同的财务条款合理、可行。业务部门审核：业务部门对合同的业务条款进行审核，重点审查合同的可行性、操作性，确保合同能够满足业务需求，实现业务目标。其他相关部门审核：根据合同的性质和涉及的业务领域，可能需要其他相关部门进行审核，如技术部门对技术合同的技术条款进行审核，人力资源部门对涉及员工权益的合同进行审核等。3.合同的审批：审核通过的合同，由业务部门提交公司领导审批。公司领导根据合同的重要性、风险程度等因素，进行审批决策。对于重大合同，可能需要经过公司管理层集体讨论决定。4.合同的签订：合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同前，应确保合同文本的准确性、完整性，双方当事人应在合同上签字（盖章）确认。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室存档，并将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行职责。（二）合同的履行1.合同的执行：合同签订后，业务部门应按照合同约定，组织实施合同履行工作。在合同履行过程中，应及时跟踪合同的执行情况，确保合同各项条款得到有效落实。2.合同的变更：如因客观情况发生变化，需要变更合同条款的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等，并按照合同订立的审核、审批程序进行办理。合同变更经双方当事人协商一致，并签订书面变更协议后生效。3.合同的解除：如因法定事由或双方当事人协商一致，需要解除合同的，业务部门应及时提出合同解除申请，填写《合同解除申请表》，详细说明解除的原因、依据及对公司利益的影响等，并按照合同订立的审核、审批程序进行办理。合同解除经双方当事人协商一致，并签订书面解除协议后生效。（三）合同的结算1.结算申请：合同履行完毕后，业务部门应及时向对方当事人提交结算申请，填写《合同结算申请表》，详细说明合同履行情况、结算金额、结算方式等内容，并提供相关证明材料。2.结算审核：财务部门审核：财务部门收到《合同结算申请表》及相关资料后，对结算金额、结算方式等进行审核，核实合同履行情况，确保结算金额准确无误，结算方式符合合同约定。业务部门审核：业务部门对结算申请的业务内容进行审核，确认合同履行情况与结算申请一致。3.结算审批：审核通过的结算申请，由业务部门提交公司领导审批。公司领导根据结算金额的大小、合同履行情况等因素，进行审批决策。4.结算支付：结算申请经审批通过后，财务部门按照合同约定的结算方式和时间，及时办理结算支付手续。在结算支付过程中，应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全、准确。（四）合同的监督与检查1.定期检查：公司定期对合同业务进行检查，检查内容包括合同的签订、履行、结算等环节的执行情况，合同管理制度的落实情况等。检查方式可以采用自查、抽查等方式进行。2.专项检查：根据公司经营管理的需要，或针对合同业务中存在的突出问题，开展专项检查。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、检查方法、检查时间等，确保检查工作的针对性和有效性。3.问题整改：对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，说明整改情况和整改效果。公司对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（五）合同的归档与保管1.合同归档：合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室存档。档案室应按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，建立合同档案目录，便于查询和管理。2.合同保管：档案室应妥善保管合同档案，确保合同档案的安全、完整。合同档案应存放于专门的档案柜中，并有防火、防潮、防虫等措施。同时，应建立合同档案借阅制度，严格控制合同档案的借阅范围和借阅手续，防止合同档案丢失、损坏或泄露。三、合同业务风险评估与控制（一）风险评估1.风险识别：对合同业务过程中的风险进行识别，包括但不限于市场风险、信用风险、法律风险、操作风险等。2.风险分析：对识别出的风险进行分析，评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.风险评估报告：根据风险识别和分析的结果，编制风险评估报告，提出风险应对建议。（二）风险控制1.风险应对策略：根据风险评估结果，制定风险应对策略，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险控制措施：针对不同的风险应对策略，采取相应的风险控制措施。例如，对于市场风险，可以通过加强市场调研、优化合同条款等方式进行控制；对于信用风险，可以通过对对方当事人进行信用评估、要求提供担保等方式进行控制；对于法律风险，可以通过加强法务审核、聘请法律顾问等方式进行控制；对于操作风险，可以通过完善合同业务流程、加强内部培训等方式进行控制。3.风险监控：对风险控制措施的执行情况进行监控，及时发现和处理风险控制过程中出现的问题，确保风险控制措施的有效性。四、合同业务相关部门职责（一）业务部门1.负责合同的发起、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等工作。2.对合同的业务条款进行审核，确保合同能够满足业务需求，实现业务目标。3.及时跟踪合同的执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。4.按照合同约定，及时向对方当事人提交结算申请，并配合财务部门进行结算工作。5.负责合同业务相关资料的收集、整理和归档工作。（二）法务部门1.负责合同的合法性、合规性审核，审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，是否损害公司利益等。2.根据公司领导的要求，参与重大合同的谈判、起草等工作，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷和法律事务，维护公司的合法权益。4.开展法律培训和宣传工作，提高公司员工的法律意识和风险防范能力。（三）财务部门1.负责合同的财务条款审核，评估合同对公司财务状况的影响，确保合同的财务条款合理、可行。2.按照合同约定，及时办理结算支付手续，确保资金支付的安全、准确。3.对合同业务进行财务核算和监督，定期编制合同业务财务报表，为公司决策提供财务支持。（四）档案室1.负责合同档案的归档、保管和查阅工作，确保合同档案的安全、完整。2.建立合同档案管理制度，规范合同档案的整理、分类、编号、存储等工作。3.按照公司规定，为相关部门提供合同档案查阅服务，并做好查阅记录。（五）其他相关部门根据合同的性质和涉及的业务领域，其他相关部门应按照各自职责，对合同业务进行审核、监督和管理，如技术部门对技术合同的技术条款进行审核，人力资源部门对涉及员工权益的合同进行审核等。五、合同业务责任追究（一）责任追究原则1.实事求是原则：以事实为依据，准确认定责任主体和责任程度。2.权责对等原则：根据责任主体的职责和权限，确定相应的责任。3.惩教结合原则：追究责任的同时，注重教育和引导，促使责任主体吸取教训，改进工作。（二）责任追究情形1.在合同签订过程中，因故意或重大过失，导致合同条款存在重大缺陷，给公司造成损失的。2.在合同履行过程中，未按照合同约定履行义务，导致合同无法正常履行，给公司造成损失的。3.在合同变更、解除过程中，未按照规定程序办理，给公司造成损失的。4.在合同结算过程中，故意虚报结算金额、隐瞒结算事实等，给公司造成损失的。5.泄露合同机密，给公司造成损失的。6.其他违反合同业务内控制度，给公司造成损失的行为。（三）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的责任人员，给予批评教育，责令其作出书面检讨。2.经济处罚：对造成公司经济损失的责任人员，根据损失程度，给予相应的经济处罚，如扣发奖金、工资等。3.行政处分：对情节较重的责任人员，给予行政处分，如警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。4.法律追究：对构成犯罪的责任人员，依法追究其刑事责任。（四）责任追究程序1.责任认定：由公司审计部门或其他相关部门对责任事故进行调查，认定责任主体和