公务卡内控制度

PAGE公务卡内控制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范公务卡使用行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务过程中使用公务卡进行消费结算的相关活动。（三）基本原则1.严格规范原则严格按照国家法律法规和公司财务制度要求，规范公务卡的申请、使用、报销等流程，确保公务卡使用合法合规。2.安全高效原则保障公务卡信息安全，提高公务卡使用效率，简化公务支出报销手续，方便员工执行公务。3.强化监督原则加强对公务卡使用情况的监督检查，确保公务卡资金使用透明、合理、有效，防止违规违纪行为发生。二、公务卡管理职责（一）财务部门职责1.负责制定和完善公务卡内控制度，并组织实施。2.审核公务卡报销申请，办理公务卡报销业务，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。3.定期与银行核对公务卡账户信息，监控公务卡资金使用情况，及时发现和处理异常交易。4.负责向员工宣传公务卡使用规定和报销流程，解答员工在公务卡使用过程中遇到的问题。（二）持卡人职责1.按照本制度规定申请办理公务卡，并妥善保管公务卡及密码。2.在执行公务过程中，按照规定使用公务卡进行消费结算，确保消费支出真实、合法、合规。3.及时将公务卡消费交易信息录入公司财务管理系统，并在规定时间内持报销凭证到财务部门办理报销手续。4.对公务卡消费交易的真实性负责，如发现异常交易，应及时向财务部门报告，并配合调查处理。（三）审批部门职责1.负责对公务卡报销申请进行审批，确保报销事项符合公司规定和相关政策要求。2.对审批通过的公务卡报销申请进行签字确认，承担相应的审批责任。三、公务卡申请与管理（一）申请条件公司员工因工作需要，经所在部门负责人同意，可向财务部门申请办理公务卡。申请人应具备完全民事行为能力，且无不良信用记录。（二）申请流程1.申请人填写《公务卡申请表》，详细注明个人基本信息、联系方式、申请公务卡用途等内容，并提交所在部门负责人审核。2.部门负责人对申请人的申请理由和资格进行审核，签署审核意见后报财务部门。3.财务部门对申请人提交的申请材料进行审核，审核通过后统一向合作银行申请办理公务卡。4.银行发卡后，由财务部门统一领取并发放给申请人。申请人收到公务卡后，应及时激活并设置交易密码。（三）卡片保管1.持卡人应妥善保管公务卡，不得出租、出借或转让给他人使用。2.如公务卡遗失或被盗，持卡人应立即挂失，并及时通知财务部门。因未及时挂失造成的经济损失，由持卡人承担。四、公务卡使用规范（一）使用范围公务卡主要用于公司员工在执行公务过程中发生的差旅费、会议费、招待费等公务支出。严禁将公务卡用于个人消费支出。（二）消费结算1.持卡人在公务消费时，应优先使用公务卡进行结算。消费时应取得合法有效的发票等报销凭证，并在发票上注明公务卡卡号、消费日期、消费金额等信息。2.持卡人应在公务卡信用额度内进行消费，不得恶意透支。如因特殊情况需要超过信用额度消费，应提前向财务部门申请临时额度调整。3.消费交易完成后，持卡人应及时将消费交易信息录入公司财务管理系统，确保信息准确无误。（三）还款规定1.公务卡还款实行“谁使用、谁负责还款”的原则。持卡人应在公务卡账单规定的还款日前，足额偿还公务卡欠款。2.如持卡人未能按时足额还款，导致产生逾期利息、滞纳金等费用，由持卡人自行承担。同时，财务部门将暂停该持卡人的公务卡使用权限，并按照公司相关规定进行处理。五、公务卡报销管理（一）报销凭证1.持卡人办理公务卡报销时，应提供合法有效的发票等报销凭证。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票内容应与公务卡消费交易内容一致，不得虚假开具或篡改发票信息。如发现发票存在问题，财务部门有权拒绝报销。（二）报销流程1.持卡人在公务卡消费交易完成后，应在规定时间内（一般为消费后[X]个工作日内），将填写完整的《公务卡报销申请表》及相关报销凭证提交所在部门负责人审批。2.部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署审批意见后报财务部门。3.财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，并与公司财务管理系统中的公务卡消费交易信息进行核对。审核通过后，办理报销手续，将报销款项支付到持卡人指定的银行账户。（三）报销期限持卡人应在公务卡消费交易完成后[X]个工作日内办理报销手续。如因特殊原因未能及时报销，应提前向财务部门说明情况，并在规定时间内完成报销。逾期未报销的，财务部门有权不予受理。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财务部门定期对公务卡使用情况进行检查，包括公务卡消费交易记录、报销凭证、还款情况等。2.审计部门不定期对公务卡使用情况进行审计，重点检查公务卡使用的合规性、报销的真实性等。3.公司纪检监察部门对发现的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员责任。（二）责任追究1.如发现持卡人存在以下违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：恶意透支公务卡，造成公司经济损失的，由持卡人全额赔偿，并按照公司相关规定进行纪律处分。虚假报销公务卡费用，骗取公司资金的，除追回骗取的资金外，给予持卡人开除处分，并依法追究法律责任。未按规定使用公务卡，将公务卡用于个人消费支出的，责令持卡人退还违规支出款项，并给予警告处分；情节严重的，给予记过以上处分。2.如因财务部门审核把关不严，导致违规报销行为发生的，对财务部门相关责任人进行批评教育，并责令限期整改；情节严重的，给予相应的纪律处分。3.如因审批部门审批失误，导致违规报销行为发生的，对审批部门相关责任人进行批评教育，并责令限期整改；情节严重的，给予相应的纪律