建筑材料采购内控制度

PAGE建筑材料采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司建筑材料采购管理，规范采购流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障工程质量，降低采购成本，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目涉及的各类建筑材料采购活动，包括但不限于钢材、水泥、砂石料、木材、构配件等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证材料质量的前提下，通过科学合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的建筑材料符合工程设计和施工要求。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，杜绝不正当交易。5.职责分离原则：明确采购、审批、验收、付款等各环节的职责权限，做到相互制约、相互监督。二、采购流程（一）需求计划1.项目部门根据工程进度和施工图纸，详细编制建筑材料需求计划，明确材料的品种、规格、数量、质量要求及预计到货时间等信息。2.需求计划应经项目负责人审核，确保计划的准确性和合理性，审核通过后提交至采购部门。（二）采购申请1.采购部门依据需求计划，结合库存情况，填写采购申请表。采购申请表应包括采购材料的详细信息、预计采购金额、拟选择的采购方式等内容。2.采购申请表需经采购部门负责人审批，审批通过后提交至财务部门进行资金预算审核。（三）供应商选择与管理1.建立供应商信息库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、行业推荐、供应商自荐等，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行评估，筛选出合格的供应商纳入信息库。2.供应商评估与选择：根据采购项目的要求，从信息库中选择若干潜在供应商进行询价。采购人员应向至少三家供应商发出询价函，要求其提供产品报价、质量标准、交货期等信息。采购部门组织相关人员对供应商的报价、产品质量、售后服务等进行综合评估，选择最优供应商。3.供应商管理：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。（四）采购合同签订1.采购合同应明确采购材料的品种、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规及公司要求，确保双方权益得到保障。2.采购合同签订前，必须经公司法务部门审核，审核通过后方可签订。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如项目部门、财务部门等。（五）采购执行1.采购部门根据采购合同的要求，及时向供应商下达订单，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.在采购过程中，如因市场变化、供应商原因等需要变更采购合同条款的，必须按照合同变更程序进行审批，确保变更后的合同合法有效。（六）验收与入库1.项目部门负责组织对采购的建筑材料进行验收。验收人员应依据采购合同和相关质量标准，对材料的品种、规格、数量、质量等进行逐一核对。2.验收合格的材料，由仓库管理人员办理入库手续，填写入库单。入库单应注明材料的名称、规格、数量、入库日期等信息。验收不合格的材料，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。（七）付款管理1.财务部门根据采购合同和入库单，审核采购款项的支付申请。支付申请应包括付款金额、付款方式、付款时间等信息。2.财务部门审核通过后，按照公司资金管理制度的规定办理付款手续。对于货到付款的采购项目，应在验收合格后及时付款；对于预付款项的采购项目，应严格按照合同约定的比例和时间支付预付款。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、合同风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.对于市场价格波动风险，采购部门可以通过与供应商签订价格调整条款、套期保值等方式进行应对。同时，加强市场价格监测，及时调整采购策略。2.针对供应商违约风险，在选择供应商时应严格考察其信誉和实力，要求供应商提供履约保证金或银行保函。在合同履行过程中，加强对供应商的监督和管理，及时发现并解决潜在问题。3.对于质量风险，加强对采购材料的检验和验收工作，严格按照质量标准进行把控。同时，要求供应商提供质量合格证明文件，并定期对供应商的质量管理体系进行评估。4.对于合同风险，签订合同前必须进行严格审核，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时处理合同纠纷。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应及时发现采购活动中存在的问题，提出改进建议，并跟踪整改情况，确保采购活动规范有序。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如建设主管部门、财政部门等，积极配合其工作，提供相关资料和信息。2.主动接受社会公众的监督，通过公司网站、公告栏等渠道公开采购信息，接受社会监督，提高采购活动的透明度。五、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门负责收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、验收信息、付款信息等。2.建立采购信息数据库，对收集到的信息进行分类整理、存储和管理，以便于查询和使用。（二）信息共享与沟通1.采购部门应及时将采购信息与项目部门、财务部门等相关部门共享，确保各部门之间信息畅通，协同工作。2.建立定期的采购信息沟通会议制度，及时汇