大学合同内控制度

PAGE大学合同内控制度一、总则（一）制定目的为加强大学合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，依据国家法律法规及相关行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、管理、服务等活动中签订的各类合同，包括但不限于合作办学合同、科研项目合同、技术转让合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和学校合法权益。2.合规性原则：严格遵守学校的各项规章制度，确保合同管理工作规范有序。3.风险防控原则：注重合同风险的识别、评估和防控，从源头上避免或减少合同纠纷的发生。4.效益优先原则：在保障合同合法合规的前提下，充分考虑合同的经济效益和社会效益，提高学校资源利用效率。5.权责明确原则：明确合同签订、履行、监督等各环节的责任主体，确保责任落实到位。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组成立学校合同管理领导小组，由学校主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各相关职能部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调学校合同管理工作，审议重大合同事项，研究解决合同管理中的重大问题。（二）合同归口管理部门根据学校各部门职责分工，确定以下部门为合同归口管理部门：1.合作办学合同：由学校合作发展处归口管理。负责合作办学项目的洽谈、合同起草、审核、签订、履行跟踪等工作，协调解决合作办学过程中的相关问题。2.科研项目合同：由学校科研处归口管理。负责科研项目合同的审核、签订、登记备案、经费管理、成果转化等工作，对科研项目合同的履行情况进行监督检查。3.技术转让合同：由学校科研处归口管理。负责技术转让合同的审核、签订、登记备案、知识产权保护等工作，促进学校科技成果转化。4.物资采购合同：由学校资产管理处归口管理。负责物资采购项目的招标、合同起草、审核、签订、验收等工作，确保物资采购符合学校要求和相关法律法规规定。5.服务外包合同：由学校后勤管理处归口管理。负责服务外包项目的洽谈、合同起草、审核、签订、履行监督等工作，保障学校后勤服务质量。6.租赁合同：由学校资产管理处归口管理。负责学校房产、土地等资产租赁项目的洽谈、合同起草、审核、签订、租金收缴等工作，维护学校资产权益。（三）合同承办部门合同承办部门是合同的具体执行部门，负责合同项目的前期调研、洽谈、起草合同文本、提交审核、组织签订、履行合同等工作，并对合同履行过程中的相关事项负责。具体职责包括：1.对合同项目进行可行性研究和风险评估，确保合同项目符合学校发展战略和实际需求。2.按照学校合同管理规定，认真起草合同文本，明确双方权利义务，确保合同条款合法合规、公平合理、明确具体。3.将合同文本提交归口管理部门审核，并根据审核意见进行修改完善。4.组织合同签订，确保合同签订程序符合规定，合同双方签字盖章齐全。5.在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题，如遇重大问题及时向归口管理部门和学校领导报告。6.负责合同资料的整理、归档和保管，按照学校档案管理规定移交合同档案。（四）合同审核部门合同审核部门负责对合同文本进行合法性、合规性、完整性审核，提出审核意见。具体职责包括：1.依据国家法律法规、学校规章制度及相关行业标准，对合同文本进行全面审查，重点审查合同主体资格、合同条款、权利义务、违约责任、争议解决方式等内容。2.对合同涉及的专业技术问题、经济条款等进行审核，必要时可组织相关专家进行论证。3.出具书面审核意见，明确合同是否可以签订，如不能签订，应说明理由及修改建议。4.对审核通过的合同进行编号登记，建立合同台账。（五）合同监督部门学校审计处、纪检监察部门等为合同监督部门，负责对合同签订、履行过程进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并依法依规追究相关责任。具体职责包括：1.审计处负责对合同经费使用情况进行审计监督，检查合同经费是否专款专用，是否符合财务管理制度和相关规定。2.纪检监察部门负责对合同签订、履行过程中的廉洁自律情况进行监督检查，查处违规违纪行为。3.对合同管理工作中的重大问题进行调查处理，提出改进措施和建议，促进合同管理工作规范有序。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.项目申请：合同承办部门根据学校工作安排或实际需要，填写《合同项目申请表》，详细说明合同项目名称、内容、合作方、经费预算等情况，并提交相关证明材料。2.可行性研究：合同承办部门对合同项目进行可行性研究，分析项目的必要性、可行性、经济效益和社会效益等，形成可行性研究报告。3.合同起草：合同承办部门根据可行性研究报告和洽谈情况，起草合同文本。合同文本应使用规范的合同格式，明确双方权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。4.审核会签：合同承办部门将合同文本提交归口管理部门审核。归口管理部门组织相关部门进行会签，审核合同的合法性、合规性、完整性等。会签部门应在规定时间内提出审核意见，如无异议，在会签栏签字盖章；如有异议，应详细说明理由及修改建议。5.学校审批：合同承办部门根据审核会签意见，对合同文本进行修改完善后，提交学校领导审批。重大合同事项需经合同管理领导小组审议通过。6.合同签订：合同经学校领导审批同意后，合同承办部门与合作方签订合同。签订合同应使用学校统一印制的合同文本，确保合同签字盖章齐全、手续完备。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送归口管理部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同主体资格审查1.合同承办部门在签订合同前，应对合作方的主体资格进行审查，确保合作方具有合法的经营资格和履约能力。审查内容包括：合作方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照是否齐全、有效；合作方的经营范围是否符合合同项目要求；合作方的法定代表人身份证明、授权委托书等是否真实有效；合作方的信用状况、经营业绩、财务状况等是否良好。2.对于涉及重大项目、金额较大或风险较高的合同，合同承办部门可委托专业机构对合作方进行资信调查，评估合作方的信用风险和履约能力。（三）合同条款审查1.合同条款应符合国家法律法规和学校规章制度的要求，明确双方权利义务，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的条款。2.合同标的应明确具体，包括名称、规格、型号、数量、质量等内容，确保双方对合同标的的理解一致。3.价款或报酬应明确合理，符合市场行情和学校预算安排。对于涉及经费的合同，应明确经费来源、预算金额、支付方式、支付时间等条款。4.履行期限、地点和方式应明确具体，确保双方能够按照约定履行合同义务。对于履行期限较长的合同，应约定分期履行的时间节点和要求。5.违约责任应明确具体，对双方不履行或不当履行合同义务的情形，应约定相应的违约责任承担方式，如违约金、赔偿金等，以保障合同的顺利履行。6.争议解决方式应明确合理，可选择协商、仲裁或诉讼等方式解决争议。对于涉及学校重大利益或争议较大的合同，应优先选择有利于学校的争议解决方式。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门负责合同履行的具体组织和实施，应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项支付、质量验收、成果交付等信息。2.合同承办部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如遇重大问题或不可抗力因素影响合同履行，应及时向归口管理部门和学校领导报告，并采取有效措施减少损失。3.归口管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，定期对合同履行台账进行审查，对合同履行过程中的重大事项进行跟踪了解，确保合同履行符合约定要求。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与合作方协商，达成一致意见后签订书面变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审核会签和学校审批，确保变更协议合法合规、公平合理、明确具体。3.合同变更后，合同承办部门应及时调整合同履行台账，通知相关部门做好相应的工作衔接。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时组织对合同履行情况进行验收和结算。验收合格后，双方应办理合同终止手续，签订合同终止协议。2.合同终止协议应明确合同终止的原因、时间、双方权利义务的清理情况等内容。合同承办部门应将合同终止协议副本送归口管理部门、财务部门等相关部门备案。3.合同履行过程中如有遗留问题或纠纷，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，确保问题得到妥善解决。五、合同档案管理（一）档案收集合同承办部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、可行性研究报告、审核意见、会签记录、审批文件、变更协议、终止协议、往来信函、票据凭证等，均应及时收集整理，移交学校档案管理部门归档保管。（二）档案整理学校档案管理部门应按照档案管理的有关规定，对合同档案进行分类整理、编号装订，建立健全合同档案目录索引，便于查询和利用。（三）档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的安全完整。档案保管期限应按照国家法律法规和学校档案管理规定执行，一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案保管期限为[X]年。（四）档案利用因工作需要查阅合同档案的，应按照学校档案借阅制度办理借阅手续。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、传播档案内容。如需复印合同档案，应经档案管理部门同意，并注明用途。六、合同风险管理（一）风险识别合同管理部门应定期对合同签订、履行过程中的风险进行识别，重点关注合同主体资格风险、合同条款风险、履行风险、变更风险、终止风险、法律风险等。通过建立风险预警机制，及时发现潜在风险因素。（二）风险评估对识别出的合同风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，将合同风险分为高、中、低三个等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对针对不同等级的合同风险，采取相应的风险应对措施：1.高风险合同：对于高风险合同，应进行重点监控，制定专项风险应对方案，采取多种风险防控措施，如加强合同审核、增加担保条款、引入第三方监督等，降低风险发生的可能性和影响程度。2.中风险合同：对于中风险合同，应密切关注合同履行情况，加强合同跟踪管理，及时发现和解决潜在问题，降低风险影响。3.低风险合同：对于低风险合同，可适当简化管理程序，但仍应按照合同管理制度要求进行规范管理，确保合同履行顺利。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校审计处、纪检监察部门应定期对合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性，合同档案管理情况，风险防控措施落实情况等。2.监督检查可采取定期检