如何建设采购内控制度

PAGE如何建设采购内控制度一、总则（一）目的本采购内控制度旨在规范公司采购活动，确保采购业务合法合规、采购流程科学高效、采购成本合理控制、采购质量得到保障，防范采购过程中的风险，提高公司经济效益和运营效率。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.全面性原则：涵盖采购活动的全过程，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收付款等各个环节。3.制衡性原则：采购业务的决策、执行、监督等环节相互分离、相互制约，防止权力滥用和舞弊行为。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。5.权责明确原则：明确各部门和人员在采购活动中的职责和权限，做到责任清晰、分工合理。二、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门提出申请：各部门根据业务需要，提前填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购部门审核：采购部门收到采购申请单后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和必要性。如发现申请不合理或不符合公司规定，及时与需求部门沟通并提出修改意见。3.汇总编制采购计划：采购部门根据审核后的采购申请单，结合公司库存情况、生产计划进度等因素，汇总编制月度或季度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等内容，并报公司管理层审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.实地考察：对于重要采购项目或新合作的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，深入了解供应商的实际情况，评估其是否具备合作条件。实地考察内容包括生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等方面。3.供应商评估与选择：采购部门根据初步评估和实地考察结果，对潜在供应商进行综合评估，制定供应商评估标准和评分细则。通过打分评估，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并与其签订合作协议。4.供应商动态管理：采购部门定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面表现，调整供应商等级。对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施，确保供应商队伍的稳定性和可靠性。（三）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据采购项目的具体情况，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交公司法务部门和相关业务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性和风险防范条款；业务部门审核合同的条款是否符合业务需求和实际情况。审核通过后，由公司授权代表签订采购合同。3.合同存档：采购合同签订后，采购部门负责将合同原件进行存档，并建立合同台账，记录合同签订时间、合同编号、供应商名称、采购项目、合同金额、交货期等信息，以便于查询和管理。（四）采购执行1.订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。2.跟踪催货：采购部门安排专人对采购订单的执行情况进行跟踪，及时了解供应商的生产进度和交货情况。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商沟通协调，督促其采取措施确保按时交货。对于重要采购项目，可要求供应商定期反馈生产进度。3.到货验收：采购物资或服务到货前，采购部门通知相关验收部门做好验收准备工作。验收部门按照合同约定的质量标准和验收程序，对采购物资或服务进行验收。验收合格后，出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其采取补货、换货、退货等措施。（五）付款管理1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，在规定的付款期限内，填写付款申请单，详细说明采购项目、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并提交相关审批流程。2.审批流程：付款申请单按照公司财务审批制度进行审批，审批通过后，财务部门办理付款手续。付款审批应严格审核采购合同的执行情况、验收报告是否齐全、发票是否合规等内容。3.付款方式：根据公司资金状况和与供应商的约定，选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。对于大额采购项目，可根据实际情况采用分期付款方式，但应在合同中明确约定付款节点和金额。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断、原材料供应短缺等因素可能导致采购成本上升、采购物资供应不足，影响公司正常生产经营。2.质量风险：供应商提供的物资或服务质量不符合合同要求，可能导致公司产品质量下降、生产延误、客户投诉等问题。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等情况，可能导致公司面临法律风险和经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、部门之间沟通不畅、人员职责不清等内部管理问题，可能导致采购效率低下、舞弊行为发生。（二）风险评估1.风险发生可能性评估：根据历史数据、行业经验、市场环境等因素，对各类采购风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：分析各类采购风险对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响程度，同样分为高、中、低三个等级。3.风险矩阵确定：将风险发生可能性和风险影响程度进行组合，形成风险矩阵，确定不同风险的风险等级，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.风险规避：对于风险发生可能性高且风险影响程度大的采购风险，如供应商垄断、原材料供应短缺等，公司应采取风险规避措施，寻找替代供应商或调整采购策略。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但风险影响程度中等的采购风险，如市场价格波动、质量风险等，公司可通过加强市场监测、优化供应商管理、完善验收标准等措施降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，如合同风险中的法律纠纷风险，公司可通过购买保险、签订免责条款等方式将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险发生可能性低且风险影响程度小的采购风险，公司可选择风险接受策略，但应持续关注风险变化情况，适时调整应对措施。四采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购业务进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、供应商管理情况等，发现问题及时整改。2.内部审计部门审计：公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、效益性，重点关注采购流程的内部控制、采购成本的合理性、采购质量的保障等方面。审计发现问题后，出具审计报告，并提出改进建议。3.其他部门监督：公司其他部门如财务部门、法务部门等，根据自身职责对采购业务进行监督。财务部门监督采购资金的使用情况，确保资金安全；法务部门审查采购合同的合法性，防范法律风险。（二）外部审计1.定期聘请外部审计机构审计：公司定期聘请具有资质的外部审计机构对采购业务进行审计，借助外部专业力量，全面评估采购内控制度的有效性和采购活动的合规性。2.配合政府监管部门检查：积极配合政府监管部门对公司采购业务的检查，如实提供相关资料和信息，对监管部门提出的问题及时整改，确保公司采购活动符合法律法规要求。五、信息与沟通（一）建立采购信息系统1.采购管理模块：在公司信息系统中建立采购管理模块，实现采购计划制定、供应商管理、采购订单下达、合同管理、到货验收、付款管理等采购业务流程的信息化管理，提高采购工作效率和准确性。2.信息共享平台：通过信息系统建立采购信息共享平台，采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关部门可以实时共享采购信息，加强部门之间的沟通与协作，提高工作协同效率。（二）信息传递与沟通机制1.定期召开采购会议：采购部门定期组织召开采购会议，与需求部门、供应商等相关方进行沟通交流，汇报采购工作进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。2.及时反馈信息：采购部门在采购业务执行过程中，及时向需求部门反馈采购进度、到货情况等信息；需求部门如有需求变更等情况，应及时通知采购部门。3.建立投诉与建议渠道：公司设立采购