财政部采购内控制度

PAGE财政部采购内控制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购业务合法合规、资产安全完整、财务信息真实准确，依据国家相关法律法规及财政部有关规定，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.全面性原则：涵盖采购业务的全过程，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收付款等各个环节，实现全过程控制。3.制衡性原则：在采购业务流程中，合理设置岗位，明确职责权限，确保采购决策、执行、监督等环节相互分离、相互制约，防止权力滥用和舞弊行为。4.适应性原则：根据本公司/组织的实际情况和业务特点，制定符合实际需求的采购内控制度，确保制度具有可操作性和有效性。5.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。二、采购业务流程（一）采购计划制定1.需求部门提出申请各需求部门根据业务需要，填写采购申请单，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门审核采购部门收到采购申请单后，对申请内容进行审核。审核要点包括：采购需求是否合理、是否符合公司/组织的业务规划和预算安排、是否有替代产品或服务可供选择等。对于不符合要求的申请，采购部门应及时与需求部门沟通，提出修改意见或拒绝申请。3.预算管理部门审批经采购部门审核通过的采购申请单，提交至预算管理部门进行审批。预算管理部门根据公司/组织的预算安排，对采购申请的预算金额进行审核。如采购申请超出预算范围，需按照公司/组织的预算调整程序进行审批。4.采购计划编制采购部门根据审核通过的采购申请单，结合市场供应情况、采购周期等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并报相关领导审批。（二）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。建立供应商信息库，对收集到的供应商信息进行整理、分类和存储，以便查询和管理。2.供应商筛选与评估采购部门根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并对其进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可采用实地考察、问卷调查、查阅供应商历史业绩等方式进行评估。3.供应商选择采购部门根据供应商评估结果，选择确定合格的供应商。对于重要采购项目，应采用招标、竞争性谈判、询价等采购方式，按照规定的程序选择供应商；对于一般性采购项目，可采用直接采购等方式，但需确保采购过程的合规性和公正性。4.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史及交易记录等。定期对供应商进行跟踪评估，及时了解供应商的经营状况、产品质量和服务水平等情况。对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰，确保供应商队伍的质量。（三）采购合同签订1.合同起草与审核采购部门根据采购项目的要求和与供应商协商的结果，起草采购合同。合同内容应明确双方的权利义务、采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，提交至法务部门进行审核。2.合同审批法务部门对采购合同进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规要求、是否存在法律风险、双方权利义务是否对等、违约责任是否明确等。经法务部门审核通过的采购合同，提交至相关领导进行审批。3.合同签订采购合同经审批通过后，由采购部门与供应商签订合同。合同签订应确保双方签字盖章齐全，合同文本符合规范要求。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、需求部门等，以便各部门按照合同约定履行职责。（四）采购执行1.订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点等要求，并确保订单内容与采购合同一致。2.供应商备货与发货供应商收到采购订单后，按照订单要求进行备货和发货。采购部门应及时跟踪供应商的备货和发货情况，确保采购物品或服务按时、按质、按量交付。3.到货验收采购物品或服务到货前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备。到货后，由需求部门和质量检验部门共同对采购物品或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、型号等方面，确保采购物品或服务符合合同要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。（五）验收付款1.付款申请采购物品或服务验收合格后，采购部门根据合同约定，填写付款申请单，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并附上验收报告、发票等相关凭证，提交至财务部门。2.财务审核财务部门收到付款申请单后，对申请内容和相关凭证进行审核。审核要点包括：采购项目是否真实、合同执行情况是否符合要求、发票是否合规、付款金额是否准确等。对于不符合要求的付款申请，财务部门应及时与采购部门沟通，提出整改意见或拒绝付款。3.领导审批经财务部门审核通过的付款申请单，提交至相关领导进行审批。领导根据公司/组织的财务制度和资金状况，对付款申请进行审批。4.付款执行财务部门根据领导审批意见，办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，确保付款安全、及时、准确。三、采购风险防控（一）市场风险1.风险识别：市场价格波动、供应短缺、市场竞争加剧等因素可能导致采购成本上升、采购周期延长或无法按时获取所需物品或服务。2.防控措施：加强市场监测和分析，及时掌握市场动态；与供应商建立长期稳定的合作关系，签订合理的价格调整条款；优化采购计划，合理安排采购时间和数量，避免集中采购；拓宽供应商渠道，增加供应商选择范围，降低对单一供应商的依赖。（二）质量风险1.风险识别：供应商提供的物品或服务质量不符合合同要求，可能影响公司/组织的正常生产经营活动，甚至导致损失。2.防控措施：加强对供应商的质量管理，在采购合同中明确质量标准和验收条款；严格执行到货验收程序，确保采购物品或服务质量合格；定期对供应商进行质量评估，对于质量问题频发的供应商，及时采取整改或淘汰措施。（三）信用风险1.风险识别：供应商存在信用问题，如拖欠货款、提供虚假信息、擅自变更合同条款等，可能给公司/组织带来经济损失和法律风险。2.防控措施：加强对供应商的信用管理，建立供应商信用评价体系，对供应商的信用状况进行评估和跟踪；在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，约束供应商的行为；对于信用不良的供应商，谨慎选择合作，必要时采取法律手段维护公司/组织的合法权益。（四）操作风险1.风险识别：采购业务流程中的各个环节可能因操作不当、流程不规范等原因导致风险，如采购计划不合理、供应商选择不当、合同签订失误、验收不严格、付款错误等。2.防控措施：完善采购业务流程，明确各环节的操作规范和职责权限；加强对采购人员的培训和教育，提高其业务水平和风险意识；建立健全内部监督机制，对采购业务进行全过程监督，及时发现和纠正操作风险。四、监督与检查（一）内部审计监督内部审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购活动是否符合本制度规定、采购流程是否规范、采购合同是否有效执行、采购风险防控措施是否落实等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购业务规范运行。（二）财务监督财务部门对采购业务进行财务监督，审查采购预算执行情况、采购成本控制情况、付款情况等。加强对采购发票的审核管理，确保发票真实、合规，防止虚假发