医院应急采购内控制度

PAGE医院应急采购内控制度一、总则（一）目的为规范医院应急采购行为，提高应急采购效率，确保应急物资和服务及时供应，保障医院医疗救治工作的顺利开展，同时加强对应急采购的内部控制，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院在应对突发公共卫生事件、自然灾害、重大疫情等紧急情况下的采购活动，包括应急物资、设备、药品、服务等的采购。（三）基本原则1.及时性原则应急采购应在最短时间内完成，以满足医院应急工作的需要，确保医疗救治等工作不受延误。2.合法性原则应急采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。3.有效性原则采购的物资、设备、药品和服务应符合应急工作实际需求，具备质量保证，能够有效支持应急工作的开展。4.风险防控原则建立健全应急采购风险防控机制，对采购过程中的各个环节进行严格监控，防范采购风险，确保采购资金安全。二、应急采购的组织与职责（一）应急采购领导小组成立医院应急采购领导小组，由医院主要领导担任组长，相关职能部门负责人为成员。主要职责包括：1.全面领导和决策医院应急采购工作，制定应急采购工作方针和策略。2.审核应急采购计划和预算，协调解决应急采购过程中的重大问题。3.监督应急采购工作的执行情况，确保应急采购工作依法依规进行。（二）应急采购工作小组应急采购工作小组由采购部门、使用部门、财务部门等相关人员组成。其职责如下：1.采购部门负责制定应急采购计划，组织实施应急采购活动，选择合适的供应商和采购方式。与供应商进行沟通协调，确保物资、设备、药品等及时供应，并跟踪采购进度。收集、整理和归档应急采购相关文件和资料。2.使用部门根据应急工作实际需求，提出应急采购申请，明确采购物资、设备、药品等的规格、型号、数量等要求。参与供应商选择和采购合同评审，协助采购部门做好验收工作。3.财务部门负责审核应急采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。对应急采购资金进行核算和监督，办理资金支付手续。参与采购合同评审，审核合同付款条款等财务相关内容。三、应急采购的流程（一）采购申请1.使用部门根据应急工作需要，填写《医院应急采购申请表》，详细说明采购物资、设备、药品等的名称、规格、型号、数量、用途及紧急程度等信息，并经部门负责人签字确认后提交至采购部门。2.对于特别紧急的采购需求，使用部门可通过电话、短信等方式先向采购部门通报情况，随后及时补交书面申请。（二）采购审批1.采购部门收到应急采购申请后，对申请内容进行初步审核，核实申请的必要性和合理性。2.将审核通过的申请提交至应急采购领导小组审批。领导小组根据应急情况的紧急程度、采购金额等因素进行审批决策。对于金额较大或情况复杂的应急采购申请，应进行集体讨论决定。3.审批通过后，采购部门获得授权开展应急采购工作。（三）供应商选择1.采购部门根据应急采购物资、设备、药品等的特点和需求，通过查阅供应商名录、咨询相关部门和人员、网络搜索等方式，迅速筛选出可能的供应商。2.对筛选出的供应商进行资格审查，核实其营业执照、生产许可证、经营许可证、产品质量认证等相关资质文件，确保供应商具备提供合格产品和服务的能力。3.优先选择与医院有合作关系且信誉良好、产品质量可靠、供应能力强的供应商。对于新的供应商，可通过电话访谈、实地考察等方式了解其实际情况。在紧急情况下，如无法进行全面考察，可参考其他医院或相关机构的推荐意见。（四）采购实施1.根据应急采购的特点和实际情况，选择合适的采购方式。一般情况下，对于金额较小、需求紧急的采购项目，可采用询价采购方式；对于金额较大、技术要求较高的采购项目，可采用竞争性谈判或单一来源采购方式。询价采购采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对各供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、交货期短的供应商签订采购合同。竞争性谈判采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组根据谈判情况，综合评估各供应商的优势和劣势，选择最优供应商签订采购合同。单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。在采用单一来源采购方式时，采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，经应急采购领导小组批准后实施。2.采购部门与选定的供应商签订采购合同。合同内容应明确物资、设备、药品等的规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利和义务清晰明确。在紧急情况下，可先签订框架协议或简易合同，后续根据实际情况补充完善相关条款，但应确保合同的合法性和有效性。3.采购部门跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资、设备、药品等按时、按质、按量供应。如遇供应商无法按时交货或产品质量问题等情况，应及时采取措施解决，如要求供应商加快生产进度、更换产品等，必要时可追究供应商的违约责任。（五）验收1.物资、设备、药品等到货前，采购部门通知使用部门和相关质量控制部门做好验收准备工作。2.使用部门和质量控制部门按照合同要求和相关标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、性能指标、质量证明文件等。对于大型设备、精密仪器等，应邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收合格后，验收人员在《医院应急采购验收单》上签字确认。如发现验收不合格，应及时与供应商联系，要求其采取补货、换货、退货等措施，并做好记录。（六）付款1.采购部门将验收合格的采购发票、验收单、采购合同等相关资料提交至财务部门。2.财务部门对提交的资料进行审核，核实发票的真实性、合法性和准确性，以及采购合同的执行情况。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理资金支付手续。3.对于紧急采购且需预付款的情况，财务部门应严格按照审批程序进行预付款支付，并跟踪后续采购合同的执行情况，确保预付款的安全和有效使用。四、应急采购的风险管理（一）风险识别1.供应商风险供应商可能存在无法按时交货、产品质量不合格、提供虚假资质文件等风险。2.采购价格风险由于应急采购的紧迫性，可能导致采购价格高于正常水平，增加采购成本。3.合同风险合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给医院带来风险。4.验收风险验收标准不明确、验收人员专业能力不足等可能导致验收环节出现问题，无法及时发现不合格物资。5.资金风险采购资金安排不合理、资金支付不及时等可能影响医院正常运营和供应商合作关系。（二）风险评估1.应急采购领导小组定期对应急采购过程中的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行等级划分，确定高风险、中风险和低风险事项。（三）风险应对1.供应商风险应对加强对供应商的管理和监督，建立供应商评价机制，定期对供应商进行考核。在采购合同中明确供应商的违约责任，如因供应商原因导致的损失由其承担。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低因供应商问题导致的供应中断风险。2.采购价格风险应对采购部门在采购前通过市场调研、询价等方式了解同类物资的价格行情，合理确定采购预算。在谈判过程中，充分发挥谈判技巧，争取合理的采购价格。对于价格过高的情况，可与供应商协商降价或寻找替代产品。3.合同风险应对加强合同管理，由专业法律人员或熟悉合同管理的人员参与合同起草和评审，确保合同条款清晰、准确、合法。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行各自义务，及时处理合同纠纷。如发生纠纷，应通过协商、仲裁或诉讼等方式解决。4.验收风险应对明确验收标准和流程，组织验收人员进行培训，提高其专业能力和责任心。邀请专业技术人员或第三方检测机构参与复杂物资的验收，确保验收结果准确可靠。5.资金风险应对财务部门合理安排采购资金，确保资金及时到位。加强对采购资金的核算和监督，防止资金挪用和浪费。建立应急采购资金预警机制，对资金使用情况进行实时监控，及时发现和解决资金风险问题。五、应急采购的监督与审计（一）内部监督1.医院内部审计部门定期对应急采购工作进行审计监督，检查采购活动是否符合本制度规定，采购流程是否规范，采购资金使用是否合理等。2.采购部门应定期向应急采购领导小组汇报应急采购工作进展情况，接受领导小组的监督和指导。3.医院纪检监察部门对应急采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。（二）外部监督积极接受卫生健康行政部门、财政部门等相关部门的监督检查，按照要求提供应急采购工作的相关资料和信息，配合做好外部监督工作。六、应急采购与日常采购的衔接（一）采购计划衔接1.应急采购结束后，采购部门应及时总结经验教训，分析应急采购需求与日常采购需求的差异。2.将应急采购中发现的物资、设备、药品等需求情况反馈至相关部门，纳入医院日常