餐饮采购与付款内控制度

PAGE餐饮采购与付款内控制度一、总则（一）目的为加强公司餐饮采购与付款环节的内部控制，规范采购行为，确保采购物资的质量，降低采购成本，防范采购与付款过程中的风险，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及餐饮采购与付款的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购与付款活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.全面性原则：涵盖采购计划、供应商选择、采购合同签订、物资验收、付款结算等各个环节。3.制衡性原则：采购、验收、付款等环节相互分离、相互制约，避免权力集中和舞弊行为。4.成本效益原则：在确保采购物资质量和服务水平的前提下，降低采购成本，提高经济效益。5.诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、采购业务流程（一）采购计划制定1.需求分析各部门根据餐饮经营情况、库存状况以及业务发展需要，定期提出餐饮物资采购需求。需求分析应考虑菜品变化、季节因素、客户反馈等因素，确保采购的物资能够满足实际经营需求。2.采购计划编制采购部门汇总各部门的采购需求，结合库存情况，编制月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等详细信息，并经相关部门负责人审核确认。3.采购计划审批采购计划报公司管理层审批，管理层根据公司预算、资金状况等因素进行综合评估，批准采购计划。如遇特殊情况需临时采购，应填写临时采购申请表，按规定程序审批后实施。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物资的要求，对供应商进行初步筛选，考察其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格变动、售后服务等。采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优质供应商、合格供应商和淘汰供应商。3.供应商选择在采购物资时，优先从优质供应商中选择。如优质供应商无法满足需求，可从合格供应商中选择。采购人员应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）采购合同签订1.合同起草采购合同由采购部门负责起草，合同内容应包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，避免模糊不清或歧义条款。2.合同审核采购合同初稿完成后，提交法务部门和财务部门审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，财务部门审核合同的付款条款和资金安排。3.合同签订经审核通过的采购合同，由公司授权代表与供应商签订。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，如仓库管理部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（四）物资验收1.验收准备仓库管理部门在收到采购物资到货通知后，应安排专人负责验收工作，并准备好验收所需的工具和场地。验收人员应熟悉采购物资的质量标准和验收要求，确保验收工作的准确性和规范性。2.初步验收物资到货后，验收人员首先对物资的数量、规格、型号等进行核对，检查物资的外包装是否完好。如发现物资数量不符、规格错误或外包装损坏等问题，应及时与供应商联系，要求其解决。3.质量验收根据采购合同约定的质量标准，对物资的质量进行检验。对于需要专业检测的物资，可委托第三方检测机构进行检测。如发现物资质量不符合要求，应及时通知采购部门与供应商协商解决，可要求供应商换货、补货或退货等。4.验收记录验收人员应填写验收记录，详细记录物资的验收情况，包括验收时间、物资名称、规格、数量、质量状况等。验收记录经验收人员签字确认后，交仓库管理部门存档。（五）付款结算1.付款申请采购部门在收到供应商开具的发票后，核对发票信息与采购合同及验收记录是否一致。如信息相符，采购部门填写付款申请表，注明采购合同编号、物资名称、数量、金额、付款方式等内容，并附上发票、验收记录等相关凭证。2.付款审批付款申请表提交财务部门审核，财务部门重点审核发票的真实性、合法性、合规性，以及付款金额与合同约定是否一致。经财务部门审核通过后，付款申请表报公司管理层审批。3.付款执行管理层批准付款申请后，财务部门按照合同约定的付款方式进行付款。如采用支票付款，应严格按照支票管理规定填写支票；如采用银行转账付款，应确保转账信息准确无误。付款后，财务部门应及时进行账务处理，记录付款日期、金额、供应商等信息。三、采购与付款内部控制要点（一）岗位分离与职责分工1.采购岗位与验收岗位分离：采购人员不得兼任物资验收工作，以防止采购人员与供应商勾结，虚报采购数量或质量，损害公司利益。2.采购岗位与付款岗位分离：采购人员不得负责付款审批和付款执行工作，避免采购人员利用职务之便，谋取私利。3.明确各岗位职责：采购部门负责采购计划制定、供应商选择、采购合同签订等工作；仓库管理部门负责物资验收和入库管理；财务部门负责付款审核和付款结算工作。各部门应各司其职，相互配合，确保采购与付款业务的顺利进行。（二）授权审批控制1.采购计划审批：采购计划需经相关部门负责人审核和公司管理层批准，确保采购计划符合公司整体战略和预算安排。2.采购合同审批：采购合同初稿需提交法务部门和财务部门审核，经审核通过后，由公司授权代表签订。重大采购合同应报公司董事会审批。3.付款审批：付款申请需经财务部门审核和公司管理层批准，严格控制付款环节，确保资金支付的准确性和合规性。（三）供应商管理控制1.建立供应商评估体系：定期对供应商进行评估，评估结果作为供应商选择、合作期限延长或终止合作的依据。2.供应商信息管理：建立供应商数据库，及时更新供应商信息，包括资质、信誉、产品质量、价格等方面的变化情况。3.供应商激励与约束机制：对优质供应商给予一定的奖励，如优先合作、价格优惠等；对表现不佳的供应商进行警告、处罚，直至终止合作。（四）采购价格控制1.市场调研：采购部门应定期进行市场调研，了解同类物资的市场价格水平，为采购定价提供参考依据。2.价格谈判：在采购过程中，采购人员应与供应商进行价格谈判，争取合理的采购价格。对于金额较大的采购项目，可以采用招标、询价等方式确定采购价格。3.价格审批：采购价格超过一定限额的，需报公司管理层审批，确保采购价格的合理性。（五）采购验收控制1.验收标准明确：制定明确的物资验收标准和验收流程，确保验收工作有章可循。验收标准应符合采购合同约定和相关行业标准。2.验收人员培训：加强对验收人员的培训，提高其业务水平和责任心，使其熟悉验收标准和方法，能够准确判断物资的质量和数量。3.验收结果处理：对于验收合格的物资，及时办理入库手续；对于验收不合格的物资，应按照合同约定及时处理，如要求供应商换货、补货或退货等，并做好记录。（六）付款控制1.付款审核严格：财务部门应严格审核付款申请，确保付款金额与合同约定一致，发票真实、合法、合规，相关凭证齐全。2.付款方式选择：根据采购合同约定和公司资金状况，合理选择付款方式，如支票、银行转账、商业汇票等。对于金额较大的采购项目，应尽量采用银行转账方式付款，以确保资金安全。3.付款记录完整：财务部门应及时记录付款信息，包括付款日期、金额、供应商、付款方式等，以便进行账务核对和查询。四、监督检查与风险评估（一）监督检查机制1.内部审计监督：公司内部审计部门定期对采购与付款业务进行审计，检查采购流程是否合规、内部控制制度是否有效执行、采购成本是否合理等。2.财务检查：财务部门定期对采购与付款业务的账务处理进行检查，确保账务记录准确、完整，付款审批手续齐全。3.日常监督：采购部门、仓库管理部门和财务部门应加强日常工作中的相互监督，发现问题及时沟通解决。（二）风险评估1.风险识别：对采购与付款过程中可能存在的风险进行识别，如采购计划不合理、供应商选择不当、采购合同签订不规范、物资验收不严、付款环节失控等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。3.风险应对：针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应重点关注，采取严格的控制措施；对于低风险事项，可以适当简化控制程序，但仍需保持关注。五、信息沟通与文档管理（一）信息沟通1.内部沟通：建立采购部门、仓库管理部门、财务部门等相关部门之间的信息沟通机制，定期召开采购与付款业务协调会议，及时沟通业务进展情况、存在的问题及解决方案。2.与供应商沟通：采购部门应与供应商保持良好的沟通，及时了解物资供应情况、价格变化、质量问题等信息，并将公司的需求和要求传达给供应商。（二）文档管理1.采购文档管理：采购部门负责采购业务相关文档的整理和保管，包括采购计划、供应商资料、采购合同、验收记录、发票等。