物业档案管理内控制度

PAGE物业档案管理内控制度一、总则（一）目的为了加强物业档案管理，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理服务水平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本公司及下属各物业管理项目的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：物业档案应如实反映物业管理活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖物业管理全过程的各类文件资料，确保无遗漏。3.准确性原则：档案信息准确无误，便于查询和使用。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止丢失、损坏和泄露。5.保密性原则：对涉及业主隐私等敏感信息严格保密。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案管理制度，并监督执行。2.集中管理物业项目的各类档案，建立档案目录和索引。3.指导和监督各物业项目档案的收集、整理、归档工作。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁。5.提供档案查阅、借阅服务，确保档案的合理利用。（二）物业项目经理职责1.组织本项目档案管理工作，明确专人负责档案收集、整理。2.确保项目档案资料及时、准确、完整地移交档案管理部门。3.对项目档案管理工作进行监督和考核。（三）档案管理人员职责1.按照档案管理制度要求，认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作。2.妥善保管档案，维护档案的安全和完整。3.及时更新档案信息，保证档案的时效性。4.为档案查阅、借阅人员提供服务，做好登记和跟踪。（四）其他部门职责各部门应配合档案管理部门做好相关档案资料的收集、整理和移交工作，确保本部门产生的档案资料及时归档。三、档案收集（一）文件资料范围1.物业管理服务合同、协议。2.业主及物业使用人资料，包括身份证复印件、联系方式、房屋信息等。3.物业项目规划设计图纸、竣工资料。4.设备设施档案，如设备清单、维修记录、保养计划等。5.环境卫生管理资料，如清洁记录、消杀记录等。6.安全管理资料，如巡逻记录、门禁记录、监控视频等。7.财务管理资料，如收费记录、成本核算资料等。8.各类通知、公告、函件等。（二）收集渠道1.各部门在工作过程中及时将产生的文件资料移交档案管理人员。2.定期向业主及相关单位收集有关资料。3.通过文件交换、网络传输等方式获取外部相关资料。（三）收集要求1.明确各类档案资料的收集时间节点，确保及时收集。2.收集的资料应真实、完整、有效，签字盖章手续齐全。3.对电子文件资料应进行备份，确保数据安全。四、档案整理（一）分类标准1.按照物业管理业务模块分为综合管理类、客户服务类、工程管理类、安全管理类、环境卫生管理类、财务管理类等。2.每大类下再根据具体内容细分小类，如综合管理类可分为制度文件、会议纪要、工作计划等。（二）整理方法1.对收集到的文件资料进行分类筛选，剔除重复、无效的资料。2.按照分类标准对文件进行排序，同一类文件按时间顺序排列。3.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编制文件目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。5.对纸质文件进行装订，电子文件进行存储归档。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保符合归档要求。2.将审核通过的档案移交至档案库房，按照类别和编号顺序上架存放。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、名称、编号等信息。（二）归档期限1.物业管理服务合同、协议等重要文件在签订后[X]个工作日内归档。2.日常工作中产生的文件资料应每月定期归档。3.工程竣工资料在工程验收合格后[X]个工作日内归档。六、档案保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机防虫药、防盗门等。（二）保管方式1.纸质档案应采用专用档案柜存放，按类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，进行分类存储，并定期备份。3.对重要档案应进行异地备份，防止因自然灾害等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.物业管理服务合同、协议等重要文件保管期限为[X]年。2.业主及物业使用人资料保管期限为自房屋交付之日起至业主不再使用该房屋后的[X]年。3.工程竣工资料等永久性保存。七、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，由档案管理人员陪同查阅。（二）借阅流程1.内部人员借阅档案，填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位借阅档案，除按上述外部查阅流程办理外，还需缴纳一定的押金，借阅期限一般不超过[X]个工作日。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.查阅和借阅人员不得擅自将档案带出档案库房，如需带出，需经档案管理部门负责人批准。3.查阅和借阅人员应按时归还档案，如需延期，应办理续借手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定销毁。（二）鉴定程序1.档案管理部门组织相关人员组成鉴定小组，对档案进行鉴定。2.鉴定小组根据鉴定标准，对每份档案进行评估，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期等信息。（三）销毁程序1.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。3.销毁后，监销人员在《档案销毁清单》上签字确认，并将清单存档。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立物业档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、在线查阅、借阅申请等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能模块1.档案录入模块：实现档案信息的快速录入和编辑。2.档案查询模块：提供多种查询方式，方便用户查找档案。3.借阅管理模块：在线办理借阅申请、审批、归还等手续。4.统计分析模块：对档案数据进行统计分析，为管理决策提供支持。（三）数据安全管理1.采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，保障档案信息系统的安全。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。3.加强对系统操作人员的培训和管理，规范操作流程。十、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各物业项目档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门不定期对档案管理工作进行审计，确保档案管理工作符合制度要求。（二）考核机制1.建立档案管理工作考核制度，对各物业项目及相关部门的档案管理工作进