发出商品内控制度

PAGE发出商品内控制度一、总则（一）目的为了加强公司发出商品的内部控制，规范发出商品的管理流程，确保发出商品的安全、完整，提高发出商品的运营效率，保证财务信息的真实、准确、完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有发出商品的管理活动，包括但不限于销售发出商品、委托加工发出商品、发出展览商品等。（三）基本原则1.合法性原则：发出商品的管理应符合国家相关法律法规以及行业标准的要求。2.全面性原则：涵盖发出商品管理的各个环节，包括发出前的审批、发出过程的监控、发出后的跟踪等。3.准确性原则：确保发出商品的数量、质量、价格等信息准确无误，财务记录与实际情况相符。4.及时性原则：及时处理发出商品的各项业务，避免积压和延误，保证业务流程的顺畅。5.权责明确原则：明确各部门在发出商品管理中的职责和权限，做到责任到人。二、发出商品管理流程（一）发出商品申请与审批1.销售发出商品销售部门根据客户订单或销售合同，填写《发出商品申请表》，详细注明商品名称、规格型号、数量、单价、交货日期、交货地点等信息。将申请表提交给销售部门负责人审核，审核内容包括订单的真实性、客户信用状况、交货能力等。审核通过后，签字确认并提交给财务部门。财务部门对申请表中的价格、金额等财务信息进行审核，确保符合公司定价政策和财务规定。审核无误后，签字确认并提交给总经理审批。总经理根据公司销售策略、资金状况等因素进行最终审批。审批通过后，申请表返回销售部门作为发货依据。2.委托加工发出商品生产部门根据委托加工合同，填写《发出商品申请表》，注明委托加工商品的名称、规格型号、数量、加工要求、交货日期等信息。申请表依次提交给生产部门负责人、质量控制部门负责人审核。生产部门负责人审核加工任务的合理性和可行性，质量控制部门负责人审核发出商品的质量标准是否符合要求。审核通过后，分别签字确认并提交给财务部门。财务部门审核加工成本预算、付款方式等财务事项。审核通过后，签字确认并提交给总经理审批。总经理审批通过后，申请表返回生产部门安排发货。3.发出展览商品市场推广部门根据展览计划，填写《发出商品申请表》，说明展览商品的名称、规格型号、数量、展览地点、展览时间等信息。申请表提交给市场推广部门负责人审核展览的必要性和商品的适用性。审核通过后，签字确认并提交给财务部门。财务部门审核展览费用预算等财务信息。审核通过后，签字确认并提交给总经理审批。总经理审批通过后，申请表返回市场推广部门安排发货。（二）发出商品的准备1.仓库管理仓库接到发货通知后，根据《发出商品申请表》核对商品的库存数量、质量等情况。确保库存商品与申请表一致，且商品质量符合要求。安排专人对发出商品进行备货、包装等工作。在备货过程中，严格按照商品的包装规范进行操作，确保商品在运输过程中不受损坏。对备货完成的商品进行标识，注明商品名称、规格型号、数量、订单号等信息，便于识别和跟踪。2.运输安排根据商品的性质、数量、交货地点等因素，选择合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等。与运输公司签订运输合同，明确运输责任、运输费用、运输时间等条款。要求运输公司提供有效的运输资质证明，确保运输安全可靠。在商品装车或装机前，对运输工具进行检查，确保其清洁、干燥、无损坏，能够满足商品运输的要求。（三）发出商品的交接与记录1.交接手续仓库发货人员与运输公司人员在发货现场进行商品交接，双方核对商品的名称、规格型号、数量、包装等信息，并在《发出商品交接清单》上签字确认。交接清单一式多份，分别由仓库、运输公司、销售部门（或相关部门）留存，作为商品发出的依据和跟踪记录。2.发出记录仓库管理人员根据商品发出情况，及时更新库存台账，记录发出商品的日期、名称、规格型号、数量、去向等信息，确保库存数据的准确性。财务部门根据仓库提供的发出商品信息，及时进行账务处理，记录发出商品的销售收入、成本等财务数据，保证财务信息的及时性和准确性。（四）发出商品的跟踪与反馈1.运输跟踪销售部门（或相关部门）负责对发出商品的运输情况进行跟踪，通过运输公司提供的物流信息系统或其他方式，实时了解商品的运输状态，如运输路线、预计到达时间等。如发现运输过程中出现异常情况，如延误、损坏等，及时与运输公司沟通协调，采取相应的措施解决问题，并将情况反馈给相关部门。2.客户接收反馈商品到达客户指定地点后，销售部门及时与客户联系，确认客户是否已接收商品，并了解客户对商品的质量、数量等方面是否有异议。客户如有反馈意见，销售部门应详细记录，并及时传递给相关部门进行处理。处理结果及时反馈给客户，确保客户满意度。（五）发出商品的退货与换货管理1.退货管理客户提出退货申请时，销售部门应审核退货原因是否符合公司规定的退货条件。如符合条件，填写《退货申请表》，注明退货商品的名称、规格型号、数量、退货原因等信息。《退货申请表》依次提交给销售部门负责人、质量控制部门负责人审核。销售部门负责人审核退货的合理性，质量控制部门负责人对退货商品进行检验，确认商品是否存在质量问题。审核通过后，分别签字确认并提交给财务部门。财务部门根据退货情况进行账务处理，计算应退还客户的货款金额，并审核相关手续是否齐全。审核通过后，签字确认并提交给总经理审批。总经理审批通过后，销售部门通知仓库办理退货入库手续。仓库管理人员对退货商品进行验收，确认商品数量、质量等无误后，办理入库手续，并更新库存台账。2.换货管理客户提出换货申请时，销售部门审核换货原因及商品情况，填写《换货申请表》，注明换货商品的名称、规格型号、数量、原商品信息、换货原因等。申请表按流程依次经销售部门负责人、质量控制部门负责人审核，审核内容与退货审核类似。审核通过后提交财务部门。财务部门审核换货涉及的财务事项，如差价处理等。审核通过后提交总经理审批。总经理审批通过后，销售部门安排发货，仓库进行备货、发货等操作，流程与正常发出商品类似，同时办理原退货商品的入库手续。三、发出商品的风险评估与控制（一）风险识别1.市场风险市场需求变化导致发出商品积压，影响资金周转和公司效益。市场价格波动，可能导致发出商品的销售收入低于预期。2.信用风险客户信用状况不佳，可能导致货款无法按时收回，形成坏账。客户破产或注销登记，可能导致发出商品的货款无法收回。3.质量风险发出商品的质量不符合合同要求或行业标准，可能导致客户退货、换货或索赔，影响公司声誉和经济利益。生产过程中的质量控制问题，可能导致发出商品存在潜在质量隐患，在后续使用过程中出现质量问题。4.运输风险运输过程中发生交通事故（货物损失）、自然灾害（货物受损）等意外事件，导致发出商品损坏或丢失。运输延误，影响客户收货时间，可能导致客户不满或索赔。（二）风险评估1.成立风险评估小组，由销售部门、财务部门、质量控制部门、物流部门等相关人员组成。2.对识别出的风险进行定性和定量评估，分析风险发生的可能性和影响程度。例如，对于市场风险，根据市场调研数据和行业趋势评估市场需求变化和价格波动的可能性及影响范围；对于信用风险，通过客户信用评级和历史交易记录评估客户违约的可能性和损失金额；对于质量风险，根据质量检验数据和生产工艺稳定性评估质量问题发生的概率和对公司的影响；对于运输风险，参考运输公司的信誉和历史运输事故数据评估运输意外事件发生的可能性和损失程度。3.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险领域。（三）风险控制措施1.市场风险控制加强市场调研和预测，及时掌握市场动态和客户需求变化，调整生产和销售计划，避免发出商品积压。建立价格预警机制，关注市场价格波动情况，根据市场变化及时调整销售价格，降低价格风险。2.信用风险控制建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行全面评估，确定客户信用额度和信用期限。在销售合同中明确付款条款和违约责任，加强对客户应收账款的跟踪和催收，及时发现和解决客户信用问题。对于信用状况不佳的客户，采取必要的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。3.质量风险控制加强生产过程中的质量控制，严格执行质量标准和检验流程，确保发出商品的质量符合要求。建立质量追溯体系，对发出商品的质量问题进行及时追溯和处理，分析原因，采取改进措施，防止类似问题再次发生。在销售合同中明确质量责任和售后服务条款，及时处理客户提出的质量问题，维护公司声誉。4.运输风险控制选择信誉良好、资质齐全的运输公司，并与其签订详细的运输合同，明确双方的责任和义务。对运输商品进行足额保险，降低运输过程中的意外损失风险。加强对运输过程的监控，及时了解运输状态，如发现运输延误等异常情况，及时采取措施协调解决。四、发出商品的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对发出商品的管理情况进行审计，检查发出商品的流程是否合规、制度是否执行到位、财务记录是否准确等。2.审计人员通过查阅相关文件、记录，实地盘点库存商品，与客户和运输公司进行函证等方式，获取审计证据，对发出商品管理的各个环节进行全面审查。3.针对审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，确保发出商品管理活动符合公司内部控制要求。（二）日常监督检查1.各部门负责人对本部门发出商品管理工作进行日常监督检查，确保本部门员工严格按照制度规定执行各项操作流程。2.仓库管理人员每日对库存商品进行盘点，核对发出商品的实际数量与库存台账记录是否一致，检查商品的保管情况是否良好。3.销售部门定期对发出商品的运输情况和客户接收情况进行跟踪检查，及时发现并解决问题，保证销售业务的顺利进行。（三）问题整改与持续改进1.对于监督检查中发现的