国际结算内控制度

PAGE国际结算内控制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强公司国际结算业务的内部控制，规范国际结算流程，防范结算风险，确保公司国际业务的稳健运营，保护公司资产安全，提高资金使用效率，保障财务信息真实、准确、完整，维护公司合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及国际结算业务的部门和人员，包括但不限于进出口业务部门、财务部门、销售部门等。涵盖公司与境外客户之间的各类贸易结算、非贸易结算以及其他涉及外汇资金收付的业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规、外汇管理政策以及国际通行的结算规则和惯例，确保公司国际结算业务合法合规开展。2.风险防控原则：识别、评估和控制国际结算业务中的各类风险，包括信用风险、汇率风险、操作风险等，采取有效措施防范风险，保障公司资金安全。3.职责分离原则：明确各部门和岗位在国际结算业务中的职责权限，做到不相容岗位相互分离、制约和监督，避免业务操作中的舞弊行为。4.流程规范原则：制定标准化、规范化的国际结算业务流程，确保各项业务操作有章可循、有序进行，提高业务处理效率和质量。5.信息透明原则：建立健全国际结算业务信息披露和沟通机制，确保公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间信息传递及时、准确、完整，便于决策和监督。二、组织与职责（一）国际结算业务管理委员会1.组成人员：由公司高层管理人员、财务部门负责人、进出口业务部门负责人等组成，公司总经理担任委员会主任。2.职责审议国际结算业务发展战略、重大政策和制度。审批国际结算业务年度计划、预算和重大项目。协调解决国际结算业务中的重大问题和风险事项。监督国际结算业务内部控制制度的执行情况。（二）财务部门1.职责负责制定国际结算业务财务管理制度和操作流程。审核国际结算业务相关财务凭证、报表等，确保财务数据准确、合规。办理外汇资金收付、账户管理、资金结算等具体业务操作。监控外汇资金流动，进行汇率风险管理，定期编制外汇资金报告。配合其他部门开展国际结算业务，提供财务支持和咨询服务。（三）进出口业务部门1.职责负责国际业务的市场开拓、客户开发与维护，签订进出口贸易合同。按照合同要求组织货源或安排生产，确保按时、按质、按量履行交货义务。负责收集、整理国际结算业务所需的各类单据和文件，确保单据的真实性、完整性和准确性。与客户、银行等相关方沟通协调国际结算业务事宜，及时解决业务中出现的问题。配合财务部门做好外汇资金收付、汇率风险管理等工作。（四）销售部门1.职责参与国际业务市场调研和客户需求分析，协助进出口业务部门制定销售策略。负责国际业务的销售推广和客户谈判，签订销售合同。跟踪销售合同执行情况，及时反馈客户信息和市场动态，为国际结算业务提供支持。配合财务部门做好应收账款管理，协助催收货款，防范信用风险。（五）风险管理部门1.职责识别、评估国际结算业务中的各类风险，制定风险评估指标和方法。监测国际结算业务风险状况，定期发布风险预警报告。协助制定风险应对措施，监督风险控制措施的执行情况。参与国际结算业务重大决策的风险评估，为决策提供风险参考意见。三、业务流程（一）贸易合同签订1.进出口业务部门在与境外客户洽谈达成合作意向后，起草并签订贸易合同。合同应明确货物名称、数量、价格、交货时间、地点、结算方式、付款期限等关键条款。2.合同签订前，业务部门应会同财务部门、风险管理部门对客户信用状况进行调查评估，确保客户具备良好的商业信誉和支付能力。对于信用状况不佳的客户，应采取必要的风险防范措施，如要求提供担保、提高预付款比例等。3.贸易合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给财务部门和相关部门，作为国际结算业务操作的依据。（二）单据准备1.进出口业务部门根据贸易合同要求，组织安排货物生产、运输等事宜，并负责收集、整理国际结算所需的各类单据。单据包括但不限于商业发票、提单、装箱单、保险单、原产地证书、检验检疫证书等。2.业务部门应确保单据的真实性、完整性和准确性，按照国际惯例和银行要求进行制作和审核。单据制作完成后，应提交给财务部门进行审核。3.财务部门对单据进行严格审核，重点审核单据与贸易合同的一致性、单据之间的逻辑性以及单据的合规性。如发现单据存在问题，应及时通知业务部门进行修改或补充。（三）结算方式选择1.根据贸易合同约定和客户信用状况，财务部门与业务部门共同协商选择合适的国际结算方式。常见的国际结算方式包括信用证、托收、汇付等。2.选择结算方式时，应充分考虑各种方式的特点、风险程度以及对公司资金流动的影响。例如，信用证方式相对风险较小，但手续较为繁琐；托收方式风险较大，但手续简便；汇付方式操作简单，但风险完全由公司承担。3.确定结算方式后，应在贸易合同中明确约定，并及时通知客户按照约定办理相关手续。（四）信用证业务操作1.开证申请：进口业务部门根据贸易合同要求，向银行提交开证申请书，明确信用证的各项条款，如金额、期限、单据要求、装运条款等。开证申请书应加盖公司公章，并由有权签字人签字确认。2.信用证开立：银行收到开证申请书后，对公司的信用状况、开证额度等进行审核。审核通过后，按照公司要求开立信用证，并将信用证副本发送给公司。3.通知与审核：出口业务部门收到信用证通知后，应及时对信用证条款进行审核。如发现信用证条款存在问题或与贸易合同不符，应及时通知进口业务部门与银行协商修改。4.交单议付：出口业务部门按照信用证要求组织货物装运，并在规定的交单期内将全套单据提交给银行进行议付。银行对单据进行审核，如审核无误，将按照信用证规定向出口商支付货款，并将单据寄交开证行索偿。5.付款赎单：进口业务部门在收到银行通知后，应及时审核单据。如单据符合信用证要求，应按照银行要求支付货款，赎取单据。进口业务部门凭单据办理货物报关、提货等手续。（五）托收业务操作1.托收申请：出口业务部门根据贸易合同要求，向银行提交托收申请书，明确托收的金额、付款人、付款期限、单据要求等。托收申请书应加盖公司公章，并由有权签字人签字确认。2.托收指示：银行收到托收申请书后，按照公司要求缮制托收指示，随附单据寄交国外代收行。托收指示应明确托收的方式、付款条件、交单条件等。3.提示与付款：代收行收到托收单据后，向付款人提示单据。付款人在审核单据无误后，按照托收指示的要求付款。代收行在收到款项后，扣除相关费用后将余款贷记公司账户，并通知银行。4.收款入账：银行收到代收行的贷记通知后，将款项入账公司账户，并通知出口业务部门收款情况。（六）汇付业务操作1.汇付申请：根据贸易合同约定，进出口业务部门向财务部门提交汇付申请书，明确汇付的金额、收款人、付款方式等。汇付申请书应加盖公司公章，并由有权签字人签字确认。2.审核与办理：财务部门对汇付申请书进行审核，审核通过后，按照公司要求办理汇付手续。汇付方式包括电汇、信汇、票汇等，财务部门应根据实际情况选择合适的汇付方式，并确保汇付资金的安全、及时到账。3.收款确认：收款人收到款项后，应及时向公司反馈收款情况。进出口业务部门应跟踪汇付资金的到账情况，确保资金顺利结算。（七）应收账款管理1.财务部门应建立健全应收账款管理制度，定期对应收账款进行清理和分析，及时掌握应收账款的账龄、金额、客户分布等情况。2.进出口业务部门负责应收账款的催收工作，按照合同约定及时向客户发出催款通知，跟踪客户付款进度。对于逾期未付款的客户，应采取有效措施进行催收，如协商延长付款期限、采取法律手段等。3.风险管理部门应对应收账款的风险状况进行评估，及时发现潜在的信用风险，并提出风险预警和应对建议。4.公司应加强与客户的沟通协调，维护良好的合作关系，确保应收账款的及时回收，降低坏账风险。四、风险控制（一）信用风险控制1.前评估：在与境外客户开展业务前，业务部门应会同财务部门、风险管理部门对客户的信用状况进行全面调查评估。评估内容包括客户的基本情况、经营状况、财务状况、信用记录等。通过多种渠道收集客户信息，如银行信用报告、行业协会评价、第三方信用评级机构报告等，综合分析客户的信用风险。2.授信管理：根据客户信用评估结果，公司建立客户授信制度，确定客户的授信额度和信用期限。授信额度应根据客户的信用状况、经营规模、业务合作历史等因素合理确定，并定期进行调整。对于超过授信额度的业务，应严格履行审批手续。3.动态监控：业务部门应定期跟踪客户的经营状况和信用状况变化，及时发现潜在的信用风险。如客户出现经营困难、财务状况恶化、信用记录不良等情况，应及时调整授信额度或采取其他风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例、缩短付款期限等。4.坏账管理：对于确实无法收回的应收账款，应按照公司坏账管理制度进行核销处理。核销坏账前，应进行严格的审核和审批，确保坏账核销的真实性、合理性和合规性。同时，应建立坏账备查账，对已核销坏账进行跟踪管理，如发现客户有还款能力时，应及时进行追索。（二）汇率风险控制1.风险识别与评估：财务部门应密切关注国际外汇市场汇率波动情况，识别和评估汇率变动对公司国际结算业务的影响。分析汇率变动的趋势、幅度以及对公司外汇资金收支、利润等方面的具体影响，确定汇率风险敞口。2.风险策略制定：根据汇率风险评估结果，公司制定相应的汇率风险管理策略。常见的汇率风险管理策略包括套期保值、外汇期权、外汇远期合约等。财务部门应结合公司实际情况，选择合适的风险管理工具，降低汇率波动对公司的不利影响。3.套期保值操作：公司开展套期保值业务时，应严格按照国家有关法律法规和监管要求进行操作。套期保值业务应具有明确的套期保值目标，与公司的外汇风险敞口相匹配。财务部门应选择具有良好信誉和专业资质的金融机构作为套期保值交易对手，并签订详细的套期保值合同，明确双方的权利和义务。4.监控与调整：财务部门应定期对套期保值业务进行监控和评估，及时调整套期保值策略和操作方案。如市场汇率波动情况发生重大变化，应根据实际情况及时平仓或调整套期保值头寸，确保套期保值业务的有效性和安全性。同时，应定期向公司管理层报告汇率风险管理情况，提供决策支持。（三）操作风险控制1.制度建设：建立健全国际结算业务操作风险管理制度，明确各岗位的操作流程、职责权限和操作规范。制度应涵盖业务操作的各个环节，包括单据审核、资金收付、账户管理、系统操作等，确保各项业务操作有章可循、规范有序。2.人员培训：加强国际结算业务操作人员的培训，提高操作人员的业务素质和风险意识。培训内容包括国际结算业务知识、法律法规、操作流程、风险防范等方面，定期组织操作人员参加培训和考核，确保操作人员熟悉业务操作要求，掌握风险防范技能。3.流程优化：不断优化国际结算业务流程，减少不必要的环节和手续，提高业务处理效率。同时，加强流程中的风险控制点设置和监控，确保业务操作在风险可控的前提下进行。通过信息化手段，实现业务流程的自动化和规范化，减少人为操作失误。4.监督检查：内部审计部门应定期对国际结算业务进行监督检查，重点检查业务操作的合规性、内部控制制度的执行情况、风险防控措施的落实情况等。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。同时，鼓励员工积极参与风险管理，对发现重大风险隐患或提出有效风险防控建议的员工给予奖励。五、信息管理（一）信息收集与整理1.财务部门、进出口业务部门等相关部门应负责收集国际结算业务相关的各类信息，包括客户信息、贸易合同信息、单据信息、外汇市场信息、银行信息等。2.信息收集应确保全面、准确、及时，采用多种渠道和方式进行收集，如业务系统记录、文件档案、客户反馈、市场调研、银行沟通等。3.对收集到的信息进行整理和分类存储，建立完善的信息数据库。信息数据库应涵盖客户基本信息库、贸易合同数据库、单据数据库、外汇市场信息库、银行信息库等，便于信息的查询、统计和分析。（二）信息分析与报告1.定期对国际结算业务信息进行分析，提取有价值的信息和数据，为公司决策提供支持。分析内容包括业务量、结算方式分布、客户信用状况、汇率波动对业务的影响、风险状况等。2.根据信息分析结果，编制国际结算业务分析报告，定期向公司管理层、国际结算业务管理委员会等汇报。报告应包括业务概况、风险分析、问题建议等内容，重点突出业务发展趋势、风险变化情况以及需要关注和解决的问题。3.针对重大国际结算业务事项或突发风险事件，及时进行专项分析和报告，为公司决策提供及时、准确的信息支持。专项报告应详细阐述事件的背景、经过、影响以及采取的应对措施和建议。（三）信息沟通与共享1.建立健全国际结算业务信息沟通机制，确保公司内部各部门之间信息传递及时、准确、完整。财务部门、进出口业务部门、销售部门、风险管理部门等应加强沟通协作，定期召开业务协调会议，分享业务进展情况、风险状况、市场动态等信息。2.利用信息化平台实现国际结算业务信息的共享，各部门可以通过业务系统实时查询和获取相关信息，提高信息传递效率和工作协同性。同时，加强对信息系统的安全管理，确保信息的保密性、完整性和可用性。3.与外部相关方，如银行、海关、税务等建立良好的数据交换和信息共享机制。及时向银行提供准确的业务信息，确保国际结算业务顺利进行；与海关、税务等部门保持沟通，了解相关政策法规变化，确保公司业务合规运营。六、监督与评价（一）内部监督1.内部审计部门应定期对国际结算业务内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查制度的有效性、合规性以及业务操作的规范性。审计内容包括制度建设、流程执行、风险防控、信息管理等方面。2.通过现场检查、非现场审计、数据分析等方式，对国