企业招标采购内控制度

PAGE企业招标采购内控制度一、总则（一）目的为加强企业招标采购管理，规范招标采购行为，防范招标采购风险，提高企业经济效益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部各类货物、工程和服务的招标采购活动，包括但不限于原材料采购、设备购置、工程项目发包、服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争原则，为所有潜在供应商提供平等的参与机会，确保采购结果公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地公开，接受企业内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、职责分工（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善招标采购管理制度、流程和标准。2.组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查和评价。4.协调处理招标采购过程中的争议和纠纷。（二）需求部门1.根据企业生产经营需要，提出招标采购需求，明确采购项目的技术规格、质量要求、数量、交货期等。2.参与招标文件的编制和评审，提供技术支持和专业意见。3.负责采购合同的执行和验收工作。（三）财务部门1.参与招标采购预算的编制和审核，提供财务方面的建议和支持。2.负责对招标采购项目的资金支付进行审核和监督。3.协助开展采购成本分析和控制工作。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。2.对采购合同的执行情况进行审计，防范采购风险。3.对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（五）其他部门其他部门按照各自职责，配合招标采购管理部门做好相关工作，如提供技术支持、协助组织开标评标等。三、招标采购流程（一）采购申请需求部门根据企业生产经营计划和实际需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交货期等内容，并提交相关部门审核。（二）预算审核财务部门对采购申请的预算金额进行审核，确保采购项目的资金安排合理。如预算金额超出企业规定的限额，需按照企业的预算管理流程进行审批。（三）采购方式确定根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，招标采购管理部门确定合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由招标采购管理部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商采购。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（四）招标文件编制招标采购管理部门根据采购方式和采购项目的特点，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的要求、评标标准、合同主要条款等，确保投标人能够准确理解招标要求。（五）发布招标信息1.公开招标和邀请招标项目，招标采购管理部门应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公告或邀请书应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.竞争性谈判、单一来源采购和询价采购项目，招标采购管理部门应向符合条件的供应商发出采购文件，明确采购项目的要求、谈判或询价的时间、地点等。（六）资格审查1.招标采购管理部门对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。2.对于通过资格审查的供应商，招标采购管理部门将其列入合格供应商名单，并通知其获取招标文件。（七）投标文件编制与提交1.潜在供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分等内容。2.投标文件应在规定的投标截止时间前密封送达指定地点。（八）开标评标1.招标采购管理部门组织开标会议，开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.开标结束后，按照招标文件规定的评标办法进行评标。评标委员会由企业内部相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照公平、公正、科学、择优的原则，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。（九）中标通知招标采购管理部门向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标人应在规定的时间内与招标人签订采购合同。（十）合同签订1.中标人应按照中标通知书的要求，与招标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.合同签订后，招标采购管理部门应将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（十一）合同执行与验收1.需求部门负责采购合同的执行，按照合同约定的时间、地点、方式接收货物或服务，并组织相关人员进行验收。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，经相关部门签字确认后，作为支付货款的依据。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，对采购项目的资金支付进行审核和监督，确保资金支付的合规性。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，如合法经营资质、良好的信誉、较强的生产能力、完善的质量保证体系等。2.潜在供应商向招标采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。招标采购管理部门对申请材料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况，符合准入标准的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.采用定性与定量相结合的评价方法，如评分法、加权平均法等，对供应商进行综合评价。根据评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）供应商动态管理1.对于评价结果为优秀的供应商，给予优先合作机会，并在采购价格、付款方式等方面给予一定的优惠政策。2.对于评价结果为良好的供应商，继续保持合作关系，加强沟通与管理，督促其不断改进。3.对于评价结果为合格的供应商，发出书面通知，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，暂停合作。4.对于评价结果为不合格的供应商，从供应商库中删除，并禁止其在一定期限内参与企业的招标采购活动。（四）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予一定的经济奖励等。通过激励措施，提高供应商的积极性和主动性，促进其不断提高产品质量和服务水平。2.建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，按照合同约定追究其违约责任，如扣除履约保证金、支付违约金、解除合同等。通过约束措施，规范供应商的行为，保障企业的合法权益。五、风险管理（一）风险识别1.对招标采购活动中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、法律风险、操作风险等。2.分析风险产生的原因和可能导致的后果，为风险评估和应对提供依据。（二）风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险等级分为高、中、低三个等级，影响程度分为严重、较大、一般、较小四个等级。根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.风险规避：对于风险等级高、影响程度严重的风险，如法律法规风险、重大市场风险等，采取风险规避措施，如放弃采购项目、调整采购方式等。2.风险降低：对于风险等级中等、影响程度较大的风险，如供应商风险、合同风险等，采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善合同条款、进行风险转移等。3.风险接受：对于风险等级低、影响程度一般或较小的风险，如操作风险等，采取风险接受措施，如加强内部管理、完善操作流程等。（四）风险监控1.建立风险监控机制，对招标采购活动中的风险进行实时监控，及时发现风险变化情况。2.定期对风险应对措施的执行效果进行评估，根据评估结果调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、合同执行情况等。2.财务部门对采购项目的资金支付进行审核和监督，确保资金使用的合理性和合规性。3.招标采购管理部门应建立内部监督机制，加强对自身工作的监督和管理，定期对采购项目进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受企业内部职工的监督，鼓励职工对招标采购活动中的违规行为进行举报。2.接受政府有关部门、社会公众等外部机构的监督，积极配合相关部门的检查和调