电子卖场采购内控制度

PAGE电子卖场采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司电子卖场采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法、合规、有序进行，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在电子卖场进行的所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务类等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照电子卖场的交易规则和流程进行采购操作，保证采购过程的规范性。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当交易行为。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，结合实际业务情况，提出电子卖场采购需求。采购需求应明确采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额等详细信息。2.对于涉及金额较大或技术复杂的采购项目，需求部门应组织相关人员进行论证，确保采购需求的合理性和必要性。（二）采购申请审批1.采购需求部门填写《电子卖场采购申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。2.采购管理部门对采购申请进行初审，重点审核采购需求的合规性、预算合理性、采购方式的适用性等。初审通过后，报公司分管领导审批。3.公司分管领导根据采购申请的具体情况进行审批，对于重大采购项目，需经公司总经理批准。（三）采购实施1.采购管理部门根据审批通过的采购申请，指定专人负责在电子卖场进行采购操作。采购人员应熟悉电子卖场的交易规则和操作流程，确保采购活动顺利进行。2.采购人员在电子卖场选择供应商和采购商品时，应遵循公平、公正、公开的原则，优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。3.在采购过程中，采购人员应与供应商充分沟通，明确采购商品的规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等条款，并签订电子卖场采购合同。采购合同应符合法律法规及电子卖场的相关规定，明确双方的权利和义务。（四）采购验收1.采购商品到货后，采购管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同及相关标准，对采购商品的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。2.对于验收合格的采购商品，验收人员应在《电子卖场采购验收单》上签字确认；对于验收不合格的采购商品，验收人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货。如供应商拒绝处理，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购管理部门根据采购合同及验收情况，填写《电子卖场采购付款申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门对采购付款申请进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收单的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，报公司分管领导审批。3.公司分管领导根据采购付款申请的具体情况进行审批，对于符合付款条件的采购项目，财务部门应按照合同约定及时支付货款。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立电子卖场供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、信誉评价等资料。2.在选择供应商时，采购人员应从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，优先选择具有良好信誉和较强实力的供应商。3.对于新加入电子卖场供应商信息库的供应商，采购管理部门应进行实地考察或要求供应商提供相关资质证明文件，确保供应商具备合法经营资格和良好的商业信誉。（二）供应商评价1.采购管理部门应定期对电子卖场供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.供应商评价采用定量与定性相结合的方式进行，采购人员应根据日常采购业务情况，及时记录供应商的表现，并按照规定的评价指标和方法进行评分。3.根据供应商评价结果，采购管理部门将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为优秀的供应商，在同等条件下可优先选择；对于评价结果为不合格的供应商，应及时清理出电子卖场供应商信息库，并停止与其合作。（三）供应商淘汰1.如供应商出现以下情况之一，采购管理部门应及时将其淘汰出电子卖场供应商信息库：提供的产品质量不符合采购合同要求，且多次整改仍不合格的；交货期严重延误，影响公司正常生产经营的；售后服务不到位，客户投诉较多的；存在商业欺诈行为或其他违法违规行为的。2.对于被淘汰的供应商，采购管理部门应及时通知相关部门停止与其合作，并妥善处理已签订的采购合同及未完成的采购业务。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对电子卖场采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方法进行，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.根据风险识别结果，采购管理部门应组织相关人员对风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式进行，对于风险发生可能性较大且影响程度严重的风险，应列为重点风险进行监控和管理。（三）风险应对1.针对不同类型的采购风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施，如建立供应商风险管理机制、加强采购价格监控、完善质量验收制度、强化法律意识培训等。2.在采购过程中，采购人员应密切关注风险变化情况，及时调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对电子卖场采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应及时发现采购活动中存在的问题，并提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.采购管理部门应积极配合国家相关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，采购管理部门应认真对待，及时整改，并将整改情况报告公司领导。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购管理部门应收集、整理电子卖场采购活动中的各类信息，包括采购需求、采购申请、采购合同、验收单、付款记录等。2.采购信息应及时、准确、完整，确保信息的可追溯性和有效性。（二）采购信息分析1.采购管理部门应定期对采购信息进行分析，总结采购活动中的经验教训，为优化采购流程、提高采购效率提供依据。2.通过采购信息分析，采购管理部门可发现采购活动中存在的问题和潜在风险，及时采取措施加以解决和防范。（三）采购信息共享1.采购管理部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在公司内部各部门之间的共享和传递。2.各部门可通过