华为存货管理内控制度

PAGE华为存货管理内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范华为公司存货管理流程，加强内部控制，确保存货的安全、完整，提高存货运营效率，保证财务信息的真实、准确，降低存货风险，促进公司整体运营目标的实现。（二）适用范围本制度适用于华为公司及其下属各子公司、分支机构涉及存货采购、生产、销售、仓储等环节的相关活动。（三）存货定义本制度所指存货包括公司为销售而持有的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。（四）基本原则1.合法性原则：存货管理活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准。2.准确性原则：确保存货数量、价值的记录准确无误，财务核算真实反映存货状况。3.安全性原则：保障存货在采购、存储、使用等各环节的安全，防止损坏、丢失、被盗等情况发生。4.效益性原则：通过合理规划存货水平，优化存货周转，提高存货运营效益，降低成本。5.职责分离原则：明确各部门在存货管理中的职责，不相容岗位相互分离，避免舞弊和错误。二、存货管理组织与职责（一）管理组织架构公司设立存货管理领导小组，由公司高层管理人员担任组长，成员包括采购、生产、销售、仓储、财务等部门负责人。领导小组负责统筹协调公司存货管理工作，制定存货管理政策和战略方向。采购部门负责存货采购的计划、执行和供应商管理；生产部门负责存货生产过程的组织与控制；销售部门负责存货销售的市场推广、订单获取与交付；仓储部门负责存货的存储、保管和出入库管理；财务部门负责存货的核算、监督和财务分析。（二）各部门职责1.采购部门根据市场需求预测、销售订单及生产计划，制定合理的存货采购计划。选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量、价格和交货期符合要求。负责采购订单的跟踪与执行，协调解决采购过程中的问题。定期评估供应商，建立供应商档案和绩效评价体系。2.生产部门根据销售订单和生产计划，合理安排生产进度，确保按时、按质、按量完成生产任务。负责生产过程中物料的领用、消耗控制，提高生产效率，降低生产成本。对生产过程中的在产品进行管理，及时处理生产中的异常情况，保证在产品的质量和安全。配合仓储部门做好产成品的入库工作，提供准确的产品信息。3.销售部门负责市场调研和销售预测，制定销售策略，拓展市场，提高产品销售量。及时获取客户订单，准确传达订单信息给相关部门，确保订单的及时处理和交付。负责产品的发货、运输协调以及客户反馈的收集与处理，维护良好的客户关系。配合财务部门做好应收账款的管理，及时催收货款。4.仓储部门负责存货的验收入库、存储保管、盘点清查和出库发货等工作。制定仓储管理制度，规范仓库操作流程，确保存货存储安全、有序。建立存货台账，记录存货的出入库情况，定期与财务部门核对账目。对库存存货进行定期检查，及时发现并报告存货的损坏变质、积压呆滞等情况。5.财务部门负责存货的会计核算，准确记录存货的采购、生产、销售等成本，确保财务报表中存货信息的真实、准确。制定存货财务管理制度，建立存货成本核算方法和计价原则。参与存货采购计划、生产计划、销售计划的制定，从财务角度提供专业建议和风险评估。定期对存货进行财务分析，为公司决策提供数据支持，监控存货资金占用情况，优化存货资金配置。三、存货采购内部控制（一）采购计划制定1.采购部门应定期收集市场需求信息、销售订单数据以及生产部门的生产计划，结合公司存货现状和库存周转率等指标，综合分析后制定存货采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、规格、预计采购时间等内容。2.在制定采购计划过程中，采购部门应与销售、生产、仓储等部门充分沟通协调，确保采购计划与公司整体运营计划相匹配，避免盲目采购和过度库存。（二）供应商选择与管理1.建立供应商评估与选择标准，包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等方面。采购部门应通过实地考察、查阅资料、参考行业评价等方式对供应商进行全面评估，选择合格的供应商建立合作关系。2.与选定的供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应经公司法律部门审核后签订，确保合同的合法性和有效性。3.定期对供应商进行绩效评价，根据交货及时性、产品质量、售后服务等方面的表现给予相应的评分和奖惩措施。对于绩效不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通改进，或考虑更换供应商。（三）采购订单执行1.采购部门根据采购计划下达采购订单，采购订单应明确采购物资的详细信息、交货地点、交货时间等要求。采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.对于采购过程中出现的变更事项，如物资规格调整、交货期变更等，采购部门应及时与供应商协商并签订补充协议，同时通知相关部门做好相应的调整。3.采购物资到货后，采购部门应协同仓储部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量等是否符合采购合同要求。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货或要求供应商承担相应损失。四生产过程存货内部控制（一）生产计划安排1.生产部门根据销售订单和市场需求预测，结合公司产能和库存情况，制定合理的生产计划。生产计划应明确产品品种、数量、生产进度安排以及所需原材料、零部件的清单等内容。2.在制定生产计划过程中，生产部门应与销售、采购、仓储等部门密切配合，确保生产计划的可行性和协调性。同时，要充分考虑生产过程中的各种因素，如设备维护、人员配备、原材料供应等，合理安排生产任务，避免生产中断或延误。（二）物料领用控制1.生产部门根据生产计划开具物料领用单，明确领用物料的种类、数量、规格等信息。物料领用单应经相关负责人审批后，方可到仓储部门办理领料手续。2.仓储部门根据审批后的物料领用单进行发货，严格核对领用物资的品种、数量、规格等与领用单一致。同时，要做好物料发出记录，更新存货台账。3.生产部门应加强对生产过程中物料消耗的控制，建立物料消耗定额管理制度，定期对物料消耗情况进行统计分析，及时发现并纠正物料浪费现象，提高物料利用率。（三）在产品管理1.生产部门应对生产过程中的在产品进行全程监控和管理，确保在产品的质量和安全。建立在产品质量检验制度，按照生产工艺要求和质量标准对在产品进行定期检验，及时发现并处理质量问题。2.加强对在产品生产进度的跟踪，及时解决生产过程中出现的设备故障、人员短缺、工艺变更等问题，保证生产任务按时完成。3.定期对在产品进行盘点清查，核实其数量、状态和价值，确保账实相符。如发现账实不符情况，应及时查明原因并进行调整。五、销售环节存货内部控制（一）销售订单管理1.销售部门在获取客户订单后，应及时对订单进行审核，确认订单的真实性、完整性和有效性。审核内容包括客户信息、产品规格、数量、价格、交货期等条款是否明确合理，客户信用状况是否良好等。2.对于审核通过的订单，销售部门应及时将订单信息传递给生产、采购、仓储等相关部门，确保各部门能够及时安排生产、采购和发货等工作。同时，要建立订单跟踪机制，及时了解订单执行进度，协调解决订单执行过程中出现的问题。（二）发货与交付1.仓储部门根据销售部门下达的发货通知，及时组织发货。发货前应对货物进行再次核对，确保发货产品的品种、数量、规格等与订单一致。2.按照公司规定的物流方式进行产品运输，选择可靠的物流合作伙伴，确保货物安全、及时送达客户。在运输过程中，要做好货物的跟踪和监控工作，及时反馈运输信息。3.销售部门负责与客户沟通协调交货事宜，及时了解客户对货物的验收情况。如客户提出质量异议或其他问题应及时反馈给相关部门，协同处理解决，确保客户满意度。（三）应收账款管理1.财务部门负责对应收账款进行核算和管理，建立应收账款台账，详细记录客户名称、欠款金额、账龄、收款情况等信息。2.销售部门应加强对应收账款的催收工作，按照合同约定及时向客户催收货款。对于逾期未收回的账款，应制定专门的催收计划，采取多种催收方式，如电话催收、函件催收、上门催收等，必要时通过法律途径解决。3.财务部门定期对应收账款进行账龄分析和风险评估，向公司管理层报告应收账款的总体情况和潜在风险，为公司决策提供参考依据，合理计提坏账准备。六、仓储管理内部控制（一）仓库规划与布局1.根据公司存货特点和业务需求，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、在产品区、产成品区、不合格品区等，并设置明显的标识。2.确保仓库具备良好的存储条件，如通风、防潮、防火、防盗等设施，保证存货的质量安全。同时，要合理安排仓库空间，提高仓库利用率。（二）验收入库1.仓储部门在收到采购物资或产成品后，应及时组织验收。验收人员应依据采购合同、生产标准或相关质量文件对物资的数量、规格、质量等进行仔细核对。2.验收合格的物资办理入库手续，填写入库单，详细记录物资的名称、规格、数量、入库时间等信息。入库单应经相关人员签字确认后，一联留存仓储部门，一联交财务部门记账，一联交采购部门或生产部门作为结算依据。3.对于验收不合格的物资，仓储部门应及时通知采购部门或生产部门与供应商协商处理，待处理完毕后再办理入库或退货等手续。（三）存储保管1.仓储人员按照仓库规划和存货分类，将物资存放到指定的存储位置，并做好标识。定期对存货进行巡查，检查存货的存储状态，如有无损坏、变质、积压等情况，及时发现并处理问题。2.建立存货保管制度，明确仓库管理人员的职责和操作规范，严格限制未经授权人员进入仓库。加强对仓库安全的管理，配备必要的防护设备和消防器材，确保仓库安全。3.按照先进先出的原则安排存货发货，避免存货积压过期。对于有保质期要求的存货，应定期检查其保质期情况，及时处理临近保质期的存货。（四）盘点清查1.仓储部门应定期对存货进行盘点清查，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为月度、季度或年度。盘点前应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等内容。2.盘点过程中，盘点人员应认真核对存货的实际数量、规格、状态等与存货台账记录是否一致，如实记录盘点结果。对于盘盈、盘亏、毁损等情况，应详细记录原因，并及时报告相关部门。3.盘点结束后，仓储部门应编制盘点报告，说明盘点情况、发现的问题及处理建议。财务部门根据盘点报告对存货账目进行调整，确保账实相符。同时，公司管理层应对盘点结果进行分析总结，针对存在的问题采取相应的改进措施。（五）出库发货1.仓储部门根据销售部门的发货通知或其他相关部门的领料单等凭证办理出库发货手续。发货时应严格核对出库凭证的真实性、准确性和完整性，确保发货物资的品种、数量、规格等与凭证一致。2.按照规定的发货流程进行操作，如填写出库单、办理交接手续等。出库单应详细记录发货日期、发货单位、收货单位、物资名称、规格、数量等信息，并经相关人员签字确认。3.发货后，仓储人员应及时更新存货台账，减少库存记录。同时，要做好发货后的跟踪工作，了解货物的送达情况，确保货物安全交付。七、存货核算与财务监督（一）存货核算方法1.财务部门应根据公司实际情况和会计准则，选择合适的存货核算方法，如先进先出法、加权平均法、个别计价法等。存货核算方法一经确定，不得随意变更，如需变更应经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。2.按照选定的存货核算方法，准确记录存货的采购成本、生产成本、销售成本等，确保存货价值的准确计量。采购成本包括购买价款以及相关税费、运输费、装卸费、保险费等其他可归属于存货采购成本的费用；生产成本包括直接材料、直接人工和制造费用等；销售成本按照已售存货的账面价值结转。（二）财务记录与报告1.财务部门应建立健全存货财务账簿，详细记录存货的增减变动情况，包括采购、入库、领用、销售、盘盈、盘亏等业务。财务账簿应定期与仓储部门的存货台账进行核对，确保账账相符。2.按照财务报告编制要求，准确计算并披露存货相关信息，如存货的期初余额、本期增加额、本期减少额、期末余额等。存货信息应在资产负债表、利润表及相关附注中如实反映，为公司管理层、投资者、债权人等提供准确的财务信息。3.定期对存货财务数据进行分析，如存货周转率、存货占总资产比例等指标分析，评估存货管理的效率和效果，发现存货管理中存在的问题，并及时向公司管理层报告，提出改进建议。（三）财务监督与审计1.财务部门应加强对存货管理各环节的财务监督，定期检查采购合同执行情况、生产过程成本控制情况、销售发货及应收账款管理情况、仓储盘点清查情况等，确保存货管理活动符合公司财务制度和相关法律法规要求。2.公司内部审计部门应定期对存货管理内部控制进行审计，检查内部控制制度的执行情况，评估内部控制的有效性，发现内部控制缺陷及时提出改进意见，并跟踪整改情况。3.接受外部审计机构对公司存货管理及财务状况的审计监督，积极配合外部审计工作，如实提供相关资料和信息，确保公司财务报表的真实性和合法性。八、存货风险管理（一）风险识别与评估1.建立存货风险识别机制，定期对存货管理过程中可能面临的风险进行全面梳理和分析。风险识别应涵盖采购、生产、销售、仓储、财务等各个环节，包括市场风险、供应商风险、质量风险、库存积压风险、跌价风险、资金占用风险等。2.采用科学的风险评估方法，如定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和