企业政府采购内控制度

PAGE企业政府采购内控制度一、总则（一）制定目的为了加强企业政府采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法合规、公正透明、高效有序，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业各级单位、部门涉及的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购活动的供应商平等竞争，维护市场秩序。3.公开性原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，对采购活动的各个环节进行有效监督和制约，防范采购风险。（四）职责分工1.采购决策机构：负责审议和批准重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。2.采购执行部门：负责具体采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动执行、合同签订与履行等。3.采购监督部门：负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购结果的合理性，受理采购投诉和举报。4.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、核算采购成本，对采购资金的使用情况进行监督和管理。5.其他相关部门：根据各自职责，配合采购执行部门做好采购工作，如提供技术支持、参与验收等。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据企业发展战略、业务计划和实际需求，提出采购项目的详细需求，包括采购标的、数量、规格、技术要求等。2.采购执行部门会同财务部门等相关部门，对采购需求进行审核和评估，结合市场价格水平和企业财务状况，编制采购预算草案。3.采购预算草案应按照规定的格式和内容要求，报采购决策机构审议批准。经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。（二）预算执行1.采购执行部门应按照采购预算组织实施采购活动，严格控制采购成本，确保采购支出不超过预算额度。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行核算和分析，及时发现和纠正预算执行中的偏差。3.因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序报原审批机构批准，并及时调整相关预算指标。（三）预算监督1.采购监督部门应定期对采购预算执行情况进行检查和监督，重点检查预算执行的合规性、准确性和效益性。2.对于违反采购预算管理规定的行为，应及时责令整改，并追究相关责任人的责任。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购执行部门应在采购项目实施前，深入开展需求调研工作，全面了解采购标的的市场供应情况、技术发展趋势、价格水平等信息。2.需求调研可通过查阅资料、实地考察、问卷调查、专家咨询等方式进行，确保采购需求的合理性和可行性。3.采购需求部门应积极配合采购执行部门的需求调研工作，提供真实、准确、完整的需求信息。（二）需求论证1.对于重大采购项目或技术复杂的采购标的，采购执行部门应组织相关专家进行需求论证，确保采购需求的科学性和合理性。2.需求论证应包括采购标的的必要性、技术可行性、经济合理性等方面的内容，并形成论证报告。3.需求论证报告应作为采购文件编制的重要依据。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，采购需求部门应提出书面申请，并说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。2.采购执行部门应会同相关部门对需求变更申请进行审核和评估，必要时组织专家进行论证。经审核批准的需求变更，应及时调整采购文件和采购合同。3.需求变更涉及采购预算调整的，应按照预算管理规定办理相关手续。四、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购需求和采购方式，编制规范、完整、准确的采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购标的的技术规格、数量、质量要求、交货时间、地点、付款方式、售后服务等条款，以及评标标准、评审方法等内容。3.采购文件编制过程中，应充分征求相关部门和专家的意见，确保文件内容合法合规、公平公正。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购监督部门进行审核。采购监督部门应重点审核采购文件的合法性、公正性、完整性和准确性，确保采购文件符合法律法规和行业标准的要求。2.对于审核中发现的问题，采购执行部门应及时进行修改和完善。经审核通过的采购文件，方可发布实施。（三）采购文件保存1.采购执行部门应妥善保存采购文件，包括采购公告、招标文件、投标文件、评标报告、合同文本等，作为采购项目档案管理的重要资料。2.采购文件的保存期限应按照国家有关规定执行，确保采购活动的全过程可追溯。五、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.采购执行部门应按照规定的程序发布公开招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。3.公开招标应严格按照招标文件规定的评标标准和评审方法进行评标，确保评标结果公正、公平。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，确定邀请供应商的范围，并向其发出邀请招标文件。3.邀请招标的评标程序和方法应与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购执行部门应组织相关部门和专家对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并形成论证报告。经批准后，方可与单一供应商进行采购谈判。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购活动执行（一）采购公告发布1.采购执行部门应按照规定的媒体和渠道发布采购公告，确保采购信息及时、准确、全面地公开。2.采购公告应包括采购项目的基本情况、采购方式、采购需求、供应商资格条件以及获取采购文件的方式等内容。（二）供应商报名与资格审查1.供应商应按照采购公告的要求，在规定的时间内报名并提交资格证明文件。2.采购执行部门应会同相关部门对供应商的资格条件进行审查，确保参与采购活动的供应商符合法定要求。3.对于资格审查不合格的供应商，应及时通知其不得参与采购活动。（三）开标、评标与定标1.采购执行部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。开标过程应公开进行，接受供应商和社会监督。2.评标委员会应按照评标标准和评审方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。3.采购执行部门应根据评标委员会推荐的中标候选人或确定的中标供应商，发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（四）合同签订与履行1.采购执行部门应在中标通知书发出之日起规定的时间内，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、交货时间、地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应加强对合同履行情况的跟踪和监督，确保采购项目顺利实施。3.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同的，应按照合同变更的相关规定办理手续。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购执行部门应在采购项目交付前，制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.采购执行部门应组织相关部门和人员对采购标的进行初步检查，确保采购标的符合采购合同的要求。3.采购执行部门应通知供应商做好验收准备工作，并要求其提供相关技术资料和质量证明文件。（二）验收实施1.采购执行部门应按照验收方案组织验收人员对采购标的进行验收。验收人员应包括采购执行部门、使用部门、质量检验部门等相关人员。2.验收过程中，验收人员应按照验收标准对采购标的的数量、质量、规格、性能等进行逐一检查，并做好验收记录。3.对于验收中发现的问题，验收人员应及时通知供应商进行整改。供应商整改后，应重新进行验收，直至验收合格为止。（三）验收报告1.验收结束后，验收人员应编制验收报告，详细记录验收情况，包括验收时间、地点、验收人员、验收标准、验收结果等内容。2.验收报告应由验收人员签字确认，并加盖验收单位公章。验收报告作为采购项目结算和支付的重要依据。八、采购付款管理（一）付款申请1.供应商应按照采购合同约定的付款方式和时间，向采购执行部门提交付款申请。付款申请应包括付款金额、付款理由、付款依据等内容，并提供相关证明材料。2.采购执行部门应会同财务部门对供应商的付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。（二）付款审批1.经审核通过的付款申请，应按照企业内部审批流程提交相关领导进行审批。审批人员应重点审查付款的必要性、合理性和合规性。2.对于重大采购项目的付款，应提交采购决策机构审议批准。（三）付款执行1.财务部门应根据审批通过的付款申请，及时办理付款手续，确保采购款项按时足额支付给供应商。2.财务部门应做好付款记录，定期与采购执行部门核对付款情况，确保付款信息准确无误。九、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。2.采购监督部门应会同相关部门对采购风险进行综合评估，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.针对不同等级的采购风险，应采取相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.采购执行部门应加强对采购活动各个环节的管理和控制，严格执行采购程序和制度，防范采购风险的发生。3.采购监督部门应加强对采购风险的监督和检查，及时发现和纠正风险隐患，确保采购活动安全、有序进行。十、监督与考核（一）内部监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购结果的合理性等方面的情况。2.采购监督部门应建立健全采购投诉举报机制，受理供应商和其他利益相关方的投诉和举报，并及时进行调查处理。3.对于违反采购制度和规定的行为，采购监督部门应责令整改，并追究相关责任人的责任。（二）外部监督1.采购活动应接受政府有关部门、社会公众和媒体的监督。采购执行部门应积极配合外部监督检查，及时公开采购信息，确保采购活动透明、公正。2.