制定单位内控制度

PAGE制定单位内控制度一、总则（一）目的为了加强本单位的内部控制，规范单位内部管理，提高单位运营效率，防范经营风险，确保单位各项业务活动合法合规、资产安全完整、财务信息真实准确，特制定本内控制度。（二）适用范围本内控制度适用于本单位及其所属各部门、各分支机构，涵盖单位所有经济活动和管理流程。（三）制定依据本内控制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及其配套指引等，结合本单位实际情况制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和政策要求，确保单位各项活动合法合规。2.全面性原则：涵盖单位经济活动的全过程，包括决策、执行、监督等各个环节，不留死角。3.重要性原则：在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域，实施重点控制。4.制衡性原则：通过合理设置职能部门和岗位，明确职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。5.适应性原则：根据单位内外部环境的变化，及时调整和完善内控制度，确保其有效性和适应性。6.成本效益原则：在保证内控制度有效执行的前提下，权衡控制成本与控制效益，以合理的成本实现最佳的控制效果。二、组织架构与职责分工（一）组织架构本单位组织架构包括决策层、管理层和执行层。决策层由董事会（或类似决策机构）组成，负责重大事项的决策；管理层由总经理及各部门负责人组成，负责组织实施决策层的决策，制定具体的经营策略和管理措施；执行层由各岗位员工组成，负责具体业务的操作和执行。（二）职责分工1.董事会职责负责制定单位的战略规划和发展目标。审议批准重大投资、融资、资产处置等事项。监督管理层的工作，对单位的内部控制体系进行总体指导和监督。2.总经理职责组织实施董事会的决策，负责单位的日常经营管理工作。制定并落实单位的年度经营计划和预算方案。建立健全单位的内部控制制度，确保内控制度的有效执行。定期向董事会报告单位的经营情况和内部控制执行情况。3.各部门职责财务部门负责单位财务核算、财务管理和会计监督工作。编制财务报表，提供财务信息，为管理层决策提供支持。负责资金管理，确保资金安全和合理使用。参与单位预算编制、执行和控制工作，对预算执行情况进行分析和评价。负责税务管理，依法纳税，合理降低税务成本。采购部门负责制定采购计划，组织采购活动，确保采购物资的质量和供应及时性。选择合格的供应商，建立供应商档案，进行供应商评估和管理。签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。销售部门制定销售策略，拓展市场，提高产品或服务的销售量和市场占有率。负责客户开发、客户关系管理和销售订单的签订。组织产品或服务的销售活动，跟踪销售订单的执行情况，及时催收货款。收集市场信息和客户反馈，为产品研发和改进提供依据。生产部门（如有）负责组织产品的生产或服务的提供，确保生产任务按时、按质、按量完成。制定生产计划，合理安排生产资源，提高生产效率。加强生产过程管理，控制生产成本，保证产品质量。负责生产设备的维护和管理，确保设备正常运行。人力资源部门负责单位人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。制定人力资源管理制度，建立员工档案，维护员工关系。组织员工培训和发展，提高员工素质和业务能力。负责单位的劳动用工管理，依法签订劳动合同，保障员工权益。行政部门负责单位行政管理工作，包括办公场地、设备设施、办公用品等的管理。制定行政管理制度，规范单位内部办公秩序。负责单位文件管理、档案管理、会议组织等工作。协调单位内部各部门之间的关系，保障单位日常运营的顺畅。4.岗位职责各部门应根据业务流程和工作需要，进一步明确各岗位的职责和权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约。例如，采购业务中的采购申请与审批、采购与验收、采购与付款等岗位应相互分离；销售业务中的销售合同签订与审批、发货与收款等岗位应相互分离。三、风险评估与应对（一）风险评估机制建立健全风险评估机制，定期对单位面临的内外部风险进行识别、评估和分析。风险评估应涵盖战略风险、市场风险、财务风险（如资金风险、信用风险、汇率风险等）、运营风险（如采购风险、生产风险、销售风险、人力资源风险等）、法律风险等各个方面。（二）风险识别方法1.问卷调查法：设计风险调查问卷，发放给各部门员工，收集他们对单位面临风险的看法和意见。2.访谈法：与各部门负责人、关键岗位员工进行面对面访谈，了解业务流程中存在的风险点。3.流程图分析法：绘制单位主要业务流程的流程图，分析流程中可能存在的风险环节。4.案例分析法：收集同行业或其他单位发生的风险案例，分析其发生原因和影响，从中识别本单位可能面临的类似风险。（三）风险评估标准根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估。风险发生可能性分为高、中、低三个等级；风险影响程度分为重大、较大、一般、较小四个等级。通过对风险发生可能性和影响程度的综合评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（四）风险应对策略针对不同等级的风险，采取相应的风险应对策略。1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度重大的风险，如某些高风险投资项目，应采取风险规避策略，放弃该项目或业务。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度较大的风险，如采购过程中的供应商违约风险，可以通过加强供应商管理、签订详细的合同条款、增加担保措施等方式降低风险。3.风险分担：对于风险发生可能性中等但影响程度较大的风险，如汇率风险，可以通过签订远期外汇合约、购买外汇期权等金融工具将风险部分转移给金融机构。4.风险承受：对于风险发生可能性低且影响程度较小的风险，如一些日常办公设备的损坏风险，可以采取风险承受策略，在合理范围内自行承担风险损失。四、控制活动（一）预算控制1.预算编制每年末，各部门根据单位战略规划和年度经营目标，编制本部门下一年度的预算草案。财务部门对各部门预算草案进行汇总、审核和平衡，形成单位年度预算草案。单位年度预算草案经管理层审核后，提交董事会审议批准。2.预算执行各部门严格按照批准的预算执行，确保各项业务活动在预算范围内进行。财务部门负责对预算执行情况进行监控和分析，定期向管理层报告预算执行进度。3.预算调整如因市场环境变化、政策调整等原因导致预算需要调整，各部门应及时提出预算调整申请。预算调整申请经财务部门审核、管理层审批后，报董事会备案。（二）收支控制1.收入控制销售部门应按照合同约定及时确认销售收入，确保收入真实、准确、完整。财务部门应加强对收入的核算和管理，定期核对收入数据，防止收入流失。建立收入台账，详细记录收入来源、金额、时间等信息，便于查询和统计。2.支出控制各项支出应严格按照审批流程进行，未经授权不得擅自支出。采购部门应严格按照采购制度进行采购活动，确保采购物资的质量和价格合理。财务部门应加强对支出的审核，对不符合规定的支出予以拒绝报销。建立支出台账，对每一笔支出进行详细记录，包括支出日期、金额、用途、审批人等信息。（三）资产管理1.货币资金管理严格执行货币资金管理制度，确保货币资金安全。实行钱账分管，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。加强现金库存限额管理，超过限额的现金应及时存入银行。定期对银行账户进行核对，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。2.实物资产管理建立实物资产台账，详细记录资产的名称、型号、数量、购置时间、使用部门等信息。定期对实物资产进行清查盘点（至少每年一次），确保资产账实相符。对于盘盈、盘亏的资产，应及时查明原因，按照规定进行处理。加强对实物资产的日常维护和保养，提高资产使用效率，延长资产使用寿命。（四）合同管理1.合同签订合同签订前，业务部门应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同条款公平合理、合法合规。合同文本应经法律部门审核，确保合同不存在法律风险。合同签订应按照规定的审批流程进行，由授权人员签字盖章。2.合同执行业务部门应严格按照合同约定履行义务，跟踪合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。财务部门应根据合同约定及时办理款项收付，确保资金安全和合同有效履行。3.合同变更与终止如因客观原因需要变更合同条款，业务部门应及时提出变更申请，经相关部门审核、审批后签订补充协议。合同终止时，业务部门应及时办理相关手续，清理债权债务，确保双方权利义务得到妥善处理。（五）信息系统控制1.信息系统建设根据单位业务需求和管理要求，制定信息系统建设规划，确保信息系统能够满足单位运营和管理的需要。信息系统建设应遵循相关技术标准和规范，确保系统的安全性、稳定性和可靠性。加强对信息系统开发过程的管理，严格控制项目进度、质量和成本。2.信息系统运行与维护建立信息系统运行管理制度，明确系统操作流程和权限，确保系统正常运行。定期对信息系统进行维护和升级，及时处理系统故障和安全漏洞。加强对信息系统数据的管理，确保数据的准确性、完整性和保密性。3.信息安全管理制定信息安全管理制度，明确信息安全责任，加强对信息安全的保护。采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止信息泄露、篡改和丢失。定期对员工进行信息安全培训，提高员工的信息安全意识。五、信息与沟通（一）信息收集与传递1.建立健全信息收集渠道，广泛收集与单位经营管理相关的内外部信息，包括政策法规、市场动态、行业信息、财务信息、业务信息等。2.各部门应及时将收集到的信息进行整理、分析，并向管理层报告。重要信息应及时传递给相关部门和人员，确保信息的及时性和共享性。3.加强内部信息沟通，建立定期的工作汇报制度（如月度工作汇报、季度经营分析会等），促进各部门之间的信息交流与协作。（二）信息系统沟通1.利用单位内部信息系统平台，实现信息的快速传递和共享。各部门应及时在信息系统中录入和更新相关业务信息，确保信息的准确性和及时性。2.建立信息系统的信息发布和查询功能，方便员工查询和获取所需信息。同时，设置信息系统的权限管理，确保信息的安全性和保密性。3.加强信息系统与外部信息源的对接，及时获取外部市场信息和政策法规信息，为单位决策提供参考依据。（三）反舞弊机制1.建立健全反舞弊机制，明确反舞弊工作的职责和程序，防范舞弊行为的发生。2.加强对员工的职业道德教育，提高员工的诚信意识和法律意识，营造良好的企业文化氛围。3.设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工举报舞弊行为。对举报属实的，给予举报人适当奖励，并严格保护举报人的权益。4.对发现的舞弊行为，应及时进行调查处理，追究相关人员的责任，并采取措施防止类似行为再次发生。六、内部监督（一）内部监督体系1.建立健全内部监督体系，包括内部审计、纪检监察、风险管理等部门的协同监督机制。2.内部审计部门负责对单位内部控制制度的执行情况进行定期审计和专项审计，检查内部控制的有效性，发现问题及时提出改进建议。3.纪检监察部门负责对单位员工的廉洁自律情况进行监督检查，查处违规违纪行为，维护单位的正常秩序。4.风险管理部门负责对单位面临的各类风险进行监控和预警，及时发现潜在风险，并提出风险应对建议。（二）监督检查方式1.定期检查：内部审计部门定期（至少每年一次）对单位内部控制制度进行全面检查，评估内部控制的设计和执行情况。2.专项检查：针对特定业务或高风险领域，开展专项监督检查，如采购业务专项检查、资金管理专项检查等。3.日常监督：各部门在日常工作中对本部门内部控制制度的执行情况进行自我监督和检查，及时发现和纠正存在的问题。（三）监督检查结果处理1.对监督检查中发