学校网上采购内控制度

PAGE学校网上采购内控制度一、总则（一）目的为了规范学校网上采购行为，加强学校网上采购内部控制，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位通过网络平台进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现采购效益最大化。3.公开透明原则：采购活动应公开、公平、公正，接受学校内部和社会监督。4.职责分离原则：明确采购、审批、执行、验收等各环节的职责权限，做到相互制约、相互监督。二、采购机构与职责（一）采购工作领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责：研究制定学校网上采购工作的方针、政策和制度。审议年度采购计划和重大采购项目。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.职责：负责制定和完善网上采购操作规程。组织实施网上采购活动，包括采购需求编制、供应商选择、采购合同签订等。建立和维护供应商库，定期对供应商进行评估和管理。负责采购项目的档案管理。（三）审批部门1.职责：对采购项目进行审批，确保采购需求合理、采购程序合规。监督采购过程，对违规行为及时提出纠正意见。（四）验收部门1.职责：组织对采购项目进行验收，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。出具验收报告，对验收结果负责。（五）财务部门1.职责：负责审核采购预算和采购合同，办理采购资金支付手续。对采购项目的资金使用情况进行监督和审计。三、采购流程（一）采购需求申报1.各部门、各单位根据工作需要，填写采购需求申报表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等内容。2.采购需求申报表经部门负责人审核后，提交采购部门。（二）采购预算审核1.采购部门对采购需求申报表进行汇总整理，送财务部门审核采购预算。2.财务部门根据学校预算安排和资金状况，对采购预算进行审核，提出审核意见。（三）采购项目审批1.采购部门根据财务部门的审核意见，将采购项目提交审批部门进行审批。2.审批部门按照规定的审批权限和程序，对采购项目进行审批。对于重大采购项目，需经采购工作领导小组审议通过。（四）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购项目，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.通过学校指定的网上采购平台发布采购信息，邀请供应商参与投标、谈判或询价。3.采购部门组织对供应商的响应文件进行评审，按照评审结果确定中标、成交供应商。4.采购部门与中标、成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购部门通知验收部门组织验收。2.验收部门按照采购合同和相关标准，对采购货物、工程和服务进行验收。验收合格后，出具验收报告。3.对于验收不合格的采购项目，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至达到验收要求。（六）采购付款1.采购部门将验收报告、采购合同等相关资料提交财务部门。2.财务部门审核无误后，按照采购合同约定办理采购资金支付手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面。2.供应商申请进入学校供应商库，需提交相关证明材料，采购部门按照准入标准进行审核。3.审核通过的供应商纳入学校供应商库，并在网上采购平台进行公示。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商的表现进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。3.对于不合格供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消供应商资格等。（三）供应商激励与约束1.学校建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励和优先合作机会。2.同时，建立供应商约束机制，对违反采购合同和相关规定的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除保证金、支付违约金等。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对网上采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购流程合规风险、供应商违约风险、质量风险、价格风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.采购流程合规风险：加强采购流程管理，严格执行采购审批制度，确保采购程序合法合规。2.供应商违约风险：加强供应商管理，建立供应商信用档案，对供应商的履约情况进行跟踪和监督。在采购合同中明确违约责任，对违约供应商依法追究责任。3.质量风险：加强采购验收管理，严格按照采购合同和相关标准进行验收。对于质量不合格的采购项目，及时与供应商协商解决，确保采购质量。4.价格风险：建立价格监测机制，定期收集市场价格信息，对采购价格进行分析和比较。在采购过程中，通过招标、谈判、询价等方式，合理确定采购价格，降低采购成本。六、监督与检查（一）内部监督1.学校内部审计部门定期对网上采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购部门应定期向学校领导和相关部门汇报网上采购工作情况，接受内部监督和检查。（二）外部监督1.学校网上采购活动接受社会监督，采购信息应在学校网站等媒体上公开披露，接受师生和社会公众的监督。2.对于师生和社会公众的投诉和举报，学校应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。七、信息管理（一）采购信息系统建设1.学校建立完善的网上采购信息系统，实现采购需求申报、采购预算审核、采购项目审批、采购实施、采购验收、采购付款等环节的信息化管理。2.采购信息系统应具备信息发布、供应商管理、采购文件编制、评审管理、合同管理、档案管理等功能，提高采购工作效率和管理水平。（二）采购信息安全管理1.加强采购信息系统的安全管理，采取安全防护措施，防止采购信