内控付款控制制度

PAGE内控付款控制制度一、总则（一）目的本制度旨在建立健全公司付款内部控制体系，规范付款流程，确保公司资金支付的安全、准确、及时，防范付款风险，维护公司合法权益，提高资金使用效益。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各子公司、分公司等分支机构（以下统称“公司”）的各类付款业务。（三）基本原则1.合法性原则：付款业务必须符合国家法律法规、政策以及公司内部规章制度的要求。2.准确性原则：付款信息应准确无误，包括付款金额、付款对象、付款时间、付款方式等，确保资金支付的准确性。3.及时性原则：在满足付款条件的前提下，应及时安排付款，避免因延迟付款给公司带来不利影响。4.安全性原则：加强付款过程中的风险防控，保障资金安全，防止资金被盗用、挪用等情况发生。5.授权审批原则：所有付款业务均需按照规定的授权审批流程进行审批，未经授权不得擅自付款。二、付款流程（一）付款申请1.业务部门发起：业务部门在发生付款业务时，应根据合同约定、业务实际进展等情况，填写《付款申请表》，详细说明付款事由、付款金额、付款对象、付款时间、付款方式等信息，并附上相关证明材料，如合同协议、发票、验收报告等。2.部门负责人审核：业务部门负责人对付款申请进行审核，重点审核付款事项是否真实、必要，付款金额是否准确，相关证明材料是否齐全、有效等。审核通过后，在《付款申请表》上签字确认。3.财务部门初审：财务部门收到业务部门提交的《付款申请表》及相关证明材料后，进行初审。初审内容包括付款金额的计算是否正确、付款对象的信息是否完整、付款方式是否符合公司规定等。初审通过后，财务部门在《付款申请表》上签署意见。（二）审批环节1.分级审批：根据付款金额大小，按照公司授权审批制度进行分级审批。对于金额较小的付款业务，由部门负责人审批后即可付款。对于金额较大的付款业务，需依次经过部门负责人、分管领导、财务负责人、总经理等审批环节。具体金额划分标准由公司另行制定。2.审批要点：各级审批人员应重点关注付款事项的真实性、合理性、合规性，以及资金来源的可靠性等。对不符合规定的付款申请，应及时提出修改意见或拒绝审批。（三）付款执行1.财务部门付款：财务部门根据审批通过的《付款申请表》，按照规定的付款方式进行付款操作。对于银行转账付款，财务部门应核对收款方账号、户名等信息，确保转账信息准确无误。对于现金付款，应严格按照现金管理规定执行，确保现金支付的安全。对于票据付款，如支票、汇票等，应按照票据管理规定办理相关手续。2.付款记录与核对：财务部门在完成付款后，应及时进行付款记录，包括付款日期、付款金额、付款对象、付款方式等信息，并与相关业务部门进行核对，确保付款信息的一致性。（四）付款监控与反馈1.监控机制：建立付款监控机制，对付款业务进行实时监控。财务部门应定期对付款情况进行统计分析，及时发现异常付款情况，并采取相应措施进行处理。2.反馈与沟通：业务部门应及时跟踪付款进展情况，如发现付款未按时到账或出现其他问题，应及时与财务部门沟通反馈。财务部门应及时向相关部门和领导汇报付款监控情况及问题处理结果。三、付款风险防控（一）合同风险防控1.合同签订管理：业务部门在签订合同前，应认真审查合同条款，确保合同内容合法、合规、完整，明确双方权利义务及付款条款等。合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案。2.合同执行跟踪：业务部门应密切跟踪合同执行情况，及时掌握对方履约情况，如发现对方存在违约行为，应及时采取措施，维护公司合法权益，并根据合同约定调整付款计划。（二）供应商管理风险防控1.供应商选择与评估：建立供应商选择与评估机制，对供应商的资质、信誉、经营状况等进行全面评估，选择优质供应商合作。定期对供应商进行考核评价，对于不符合要求的供应商，应及时调整合作关系。2.供应商信息管理：建立供应商信息档案，及时更新供应商基本信息、付款记录、信用状况等信息，为付款决策提供依据。（三）资金风险防控1.资金预算管理：加强资金预算管理，合理安排资金，确保付款资金的充足。财务部门应根据公司经营计划和资金状况，编制资金预算，并严格按照预算控制付款。2.资金安全管理：加强资金安全管理，严格执行资金管理制度，确保资金存放安全。加强对银行账户、网上银行等支付渠道的管理，设置必要的安全防护措施，防止资金被盗用、挪用等情况发生。（四）审批风险防控1.授权审批制度执行：严格执行公司授权审批制度，明确各级审批人员的职责和权限，不得越权审批。加强对审批过程的监督检查，确保审批程序的合规性。2.审批人员培训与管理：加强对审批人员的培训，提高审批人员的业务水平和风险意识。定期对审批人员的工作进行考核评价，对不认真履行审批职责的人员进行严肃处理。四、付款相关信息管理（一）付款凭证管理1.凭证种类：付款凭证包括付款申请表、合同协议、发票、验收报告、银行转账记录、支票存根、汇票复印件等。2.凭证归档：财务部门应按照会计档案管理规定，对付款凭证进行及时归档，妥善保管。付款凭证的保管期限应符合国家法律法规和公司内部规定。（二）付款记录管理1.记录内容：付款记录应包括付款日期、付款金额、付款对象、付款方式、付款事由、审批情况等详细信息。2.记录方式：付款记录可采用电子表格或财务软件等方式进行记录，确保记录的准确性和完整性。财务部门应定期对付款记录进行备份，防止数据丢失。（三）信息查询与共享1.查询权限：公司内部相关人员根据工作需要，可按照规定的权限查询付款相关信息。查询权限应明确界定，防止信息泄露。2.信息共享：业务部门与财务部门应加强信息共享，及时沟通付款业务进展情况。对于涉及多个部门的付款业务，相关部门应建立信息共享机制，确保信息的及时传递和协同工作。五、监督与检查（一）内部审计监督1.审计计划制定：公司内部审计部门应定期制定付款业务审计计划，对付款内部控制制度的执行情况进行审计监督。2.审计内容：审计内容包括付款流程的合规性、审批程序的执行情况、付款风险防控措施的有效性、付款相关信息的真实性和完整性等。3.审计报告与整改：内部审计部门在完成审计工作后，应出具审计报告，针对审计发现的问题提出整改建议。相关部门应按照审计报告要求及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。（二）财务检查监督1.定期检查：财务部门应定期对付款业务进行自查，检查付款流程的执行情况、付款凭证的管理情况、付款记录的准确性等。2.专项检查：根据公司管理需要或出现的特殊情况，财务部门可组织开展付款业务专项检查，深入排查付款风险，确保付款业务规范有序。（三）违规处理1.责任认定：对于违反付款内部控制制度的行为，应进行责任认定，明确相关责任人。2.处理措施：根据责任认定结果，对相关责任人给予相应的处理措施，包括批评教育、警告、罚款、降职、撤职等。对于因违规