街道采购内控制度

PAGE街道采购内控制度一、总则（一）目的为了加强街道采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，根据国家有关法律法规和相关行业标准，结合本街道实际情况，制定本采购内控制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、下属事业单位及社区组织等在开展采购活动时的管理和控制。采购范围包括但不限于货物、工程和服务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现采购资金的合理使用。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，对采购活动的各个环节进行有效监督和控制，防范采购风险。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立街道采购领导小组，由街道主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议和决策重大采购事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等，确保采购活动符合街道整体利益和战略目标。（二）采购执行部门设立街道采购办公室，作为采购执行部门，负责具体采购业务的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。（三）采购监督部门街道纪工委作为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等，对发现的问题及时督促整改，严肃查处违规违纪行为。（四）其他相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保资金安全和合规。2.资产管理部门：负责对采购的资产进行验收、登记、入账和日常管理，确保资产的安全和完整。3.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购执行部门做好采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作计划和业务需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经部门负责人审核后报街道采购办公室汇总。采购办公室对各部门采购预算进行审核和平衡，结合街道财力状况和年度工作重点，编制街道年度采购预算方案。3.街道年度采购预算方案经采购领导小组审议通过后，报街道财政部门审核，纳入街道年度财政预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.采购执行部门在采购过程中应严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。对于预算执行过程中出现的偏差，应及时分析原因并采取措施进行调整。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组汇报预算执行情况。2.采购监督部门对采购预算执行情况进行全程监督，发现问题及时督促整改，确保采购预算的严格执行。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购到优质、价廉的货物、工程和服务。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购办公室。2.需求调研与文件编制：采购办公室接到采购申请后，组织相关人员进行需求调研，了解采购项目的具体要求和技术参数等。根据需求调研结果，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.供应商选择：采购执行部门通过发布采购公告、邀请特定供应商等方式，邀请符合条件的供应商参与采购活动。供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，并在规定时间内提交。采购执行部门组织对供应商的投标文件或响应文件进行评审，根据评审结果确定中标供应商或成交供应商。评审过程应严格按照采购文件规定的评标标准和方法进行，确保评审结果的公正、公平。4.合同签订：采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款完整、明确，符合法律法规和采购文件要求。采购合同签订后，应报财务部门备案。5.采购验收：采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、资产管理部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对验收。验收合格后，出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。6.资金支付：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的支付程序办理采购资金支付手续。采购资金支付应严格审核相关凭证，确保资金支付的真实性、合法性和准确性。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标供应商或成交供应商确定后及时签订，合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则。2.采购合同文本应使用规范的格式和条款，明确双方的权利和义务、采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交法律专业人员或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规，避免合同风险。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付货物、提供服务或完成工程建设。如因特殊原因需要变更合同履行内容的，应按照合同约定的程序办理变更手续，并签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间、双方的权利和义务等事项，确保变更或解除协议的合法性和有效性。（四）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2.在纠纷处理过程中，应及时收集和保存相关证据，维护自身合法权益。同时，应积极配合相关部门的调查和处理工作，确保纠纷得到妥善解决。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括采购需求不合理、供应商选择不当、采购程序违规、合同履行不力等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，对高风险事项采取重点监控和防范措施。（二）风险应对措施1.建立健全采购内部控制制度：通过完善采购流程、明确职责分工、加强监督检查等措施，规范采购行为，防范采购风险。2.加强供应商管理：建立供应商准入和评价机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行严格审核和评估，选择优质供应商合作。加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行考核评价，确保供应商履行合同义务。3.强化采购人员培训：加强对采购人员的法律法规、业务知识和职业道德培训，提高采购人员的专业素质和风险意识，确保采购人员依法依规开展采购工作。4.完善采购信息管理：建立采购信息管理系统，及时、准确地记录采购项目的需求、采购过程、合同履行等信息，实现采购信息的共享和动态管理，便于对采购活动进行全程监控和风险预警。5.加强内部审计和监督：定期开展采购内部审计工作，对采购活动的合法性、合规性、效益性进行审计监督，发现问题及时整改。采购监督部门应加强对采购活动的日常监督检查，对违规行为及时进行纠正和处理。七、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购项目从申请到验收全过程中形成的各类文件、资料、记录等，如采购申请表、采购文件、投标文件、评审报告、采购合同、验收报告等。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。3.采购档案应及时归档，归档后的档案应妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应根据国家有关规定和档案的重要性确定，一般采购项目档案保管期限为[X]年，重要采购项目档案保管期限为[X]年。（四）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采