严格采购内控制度

PAGE严格采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部和外部的监督。4.不相容职务分离原则：采购业务的决策、执行、监督等环节应相互分离，避免职务舞弊。5.制衡性原则：通过设置必要的采购流程和控制环节，实现各部门之间的相互制约和监督。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门采购部门是公司采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据公司需求，编制采购计划和预算。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定和供应商评估。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购成本进行核算和分析。3.质量部门：对采购物资的质量进行检验和验收，确保符合公司要求。4.法务部门：审查采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展和实际工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总和分析。结合公司库存情况、采购预算等因素，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：根据采购需求和供应商基本情况，对潜在供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。3.供应商评估：采购部门会同需求部门、质量部门等对入围供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉等方面。4.供应商确定：根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》。5.供应商管理：采购部门定期对供应商进行考核和评价，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、考核结果等内容。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，达成一致意见后，起草采购合同。2.合同审核：采购合同初稿提交给财务部门、法务部门等进行审核。财务部门审核合同的价格条款和付款方式，确保符合公司预算和财务规定；法务部门审核合同的合法性和合规性，防范法律风险。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.到货验收：物资到货后，采购部门通知质量部门进行验收。质量部门按照合同约定的质量标准对物资进行检验，出具验收报告。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》，提交给财务部门。2.财务部门审核《付款申请单》及相关凭证，确保付款金额准确、付款条件符合合同约定。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期评估供应商信用状况。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。2.质量风险管理：严格执行物资验收制度，加强对采购物资质量的检验和控制。与供应商签订质量保证协议，要求供应商提供质量合格证明文件。对于质量问题，及时与供应商沟通协商，采取退货、换货、补货等措施，确保公司利益不受损失。3.价格风险管理：关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息。在采购谈判中，充分运用价格谈判技巧，争取有利的采购价格。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值等方式进行价格风险管理。4.法律风险管理：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规。在采购活动中，严格遵守法律法规和政策要求，避免法律纠纷。对于重大采购项目，可聘请专业律师提供法律咨询和支持。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的资料和信息。2.主动接受社会公众的监督，及时处理和回应社会公众的投诉和举报，维护公司良好形象。六、信息管理（一）采购信息收集采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、采购政策法规等相关信息。（二）采购信息分析与利用对收集到的采购信息进行分析和整理，为采购决策提供参考依据。通过分析市场价格走势，合理安排采购时机；通过分析供应商信息，优化供应商选择和管理。（三）采购信息系统建设建立采购信息管理系统，实现采购流程的信息化管理。采购信息系统应涵盖采购需求申请、采购计划编制、供应商管理、采购合同签订、