学校校服管理内控制度

PAGE学校校服管理内控制度一、总则（一）目的为加强学校校服管理，规范校服采购、验收、发放、使用等流程，确保校服质量，维护学生和家长的合法权益，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于学校在校服管理过程中涉及的所有部门、人员及相关活动。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规、教育部门相关政策以及行业标准，确保校服管理工作合法合规。2.质量至上原则把校服质量放在首位，从源头把控，选择优质供应商，保障校服的品质和安全性。3.公开透明原则校服采购、验收等环节要公开透明，接受学校师生、家长及社会的监督。4.服务学生原则以学生需求为出发点，提供舒适、得体、符合学生身份的校服，同时注重服务质量和效率。二、职责分工（一）学校管理部门1.负责制定校服管理的整体规划和年度计划。2.组织成立校服管理工作小组，明确各成员职责。3.监督校服管理各项制度的执行情况，协调解决工作中的问题。（二）采购部门1.根据学校需求和相关规定，制定校服采购方案。2.组织校服采购招标工作，选择合适的供应商。3.与供应商签订采购合同，明确双方权利义务。（三）质量监督部门1.制定校服质量验收标准和流程。2.对采购的校服进行严格质量检验，确保符合标准。3.对校服质量问题进行跟踪处理，及时反馈结果。（四）财务部门1.负责校服采购资金的预算编制和管理。2.审核校服采购费用支出，确保资金使用合规。3.做好校服采购财务核算和账务处理工作。（五）年级组/班级1.负责统计本年级/班级学生的校服尺码等信息。2.协助发放校服，组织学生试穿和反馈意见。3.收集学生和家长对校服的建议和问题，并及时上报。三、采购管理（一）需求调研1.每年定期开展校服需求调研工作，通过问卷调查、家长会、学生座谈会等形式，广泛征求学生、家长和教师的意见和建议。2.调研内容包括校服款式、颜色、面料、尺码、价格等方面，结合学校文化特色和学生实际需求，确定校服采购的具体要求。（二）采购计划制定1.根据需求调研结果，采购部门制定年度校服采购计划，明确采购数量、规格、预算等内容。2.采购计划需经学校管理部门审核批准后实施，确保采购计划符合学校实际情况和财务预算。（三）供应商选择1.发布校服采购招标公告，公开招标信息，吸引符合条件的供应商参与投标。2.对供应商进行资格审查，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况等方面。3.组织评标小组，按照公平、公正、公开的原则，对投标供应商进行综合评审，选择最优供应商。（四）采购合同签订1.与选定的供应商签订详细的采购合同，明确校服的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同中要约定质量保证金、违约金等条款，以保障学校和学生的权益。3.采购合同需报学校管理部门备案。四、验收管理（一）验收准备1.质量监督部门根据采购合同和相关标准，制定详细的校服验收方案。2.准备验收所需的工具和场地，组织验收人员进行培训，使其熟悉验收流程和标准。（二）到货验收1.校服到货前，采购部门提前通知质量监督部门和相关人员做好验收准备。2.到货时，验收人员按照验收方案对校服的数量、规格、款式、颜色等进行核对，确保与合同一致。3.对校服的面料、辅料、制作工艺等进行检查，查看是否符合质量标准。（三）质量检验1.按照国家和行业相关标准，对校服进行质量检验，包括甲醛含量、pH值、色牢度、纤维含量等指标检测。2.委托具有资质的第三方检测机构对校服进行抽检，确保检验结果准确可靠。3.对检验不合格的校服，及时通知供应商进行整改或退换货处理。（四）验收记录与报告1.验收人员做好验收记录，详细记录验收过程和结果，包括校服的名称、规格、数量、质量状况等信息。2.验收结束后，质量监督部门出具验收报告，对验收情况进行总结和评价，提出处理意见和建议。3.验收记录和报告作为校服管理档案的重要组成部分，妥善保存。五、发放管理（一）信息收集1.年级组/班级负责统计本年级/班级学生的校服尺码等信息，并确保信息准确无误。2.收集学生和家长对校服发放方式、时间等方面的意见和建议。（二）发放组织1.根据学校教学安排，确定校服发放时间和地点，提前做好准备工作。2.组织学生有序领取校服，安排专人负责引导和协助，确保发放过程顺利进行。3.发放时，向学生和家长说明校服的洗涤、保养等注意事项。（三）发放记录1.做好校服发放记录，记录学生姓名、班级、校服款式、数量、领取时间等信息。2.发放记录由年级组/班级保存，以备查询和核对。六、使用管理（一）日常穿着要求1.学校制定校服穿着规范，要求学生在规定时间和场合穿着校服。2.教育学生爱护校服，保持校服整洁、得体，不得在校服上乱涂乱画、随意改动。（二）洗涤与保养1.向学生和家长提供校服洗涤、保养指南，指导正确洗涤和保养校服。2.鼓励学校设立校服清洗服务点，为学生提供方便快捷的清洗服务。（三）问题反馈与处理1.学生和家长如发现校服存在质量问题或其他问题，可及时向年级组/班级或学校管理部门反馈。2.学校管理部门接到反馈后，及时协调相关部门进行处理，将处理结果及时反馈给学生和家长。七、监督与检查（一）内部监督1.学校管理部门定期对校服管理工作进行内部监督检查，检查内容包括采购流程、验收情况、发放记录、使用管理等方面。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改，确保校服管理工作规范有序。（二）外部监督1.主动接受教育部门、物价部门、家长委员会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对外部监督检查提出的意见和建议认真对待，及时整改落实，并将整改情况及时反馈。八、档案管理（一）档案内容1.校服管理工作中形成的各类文件、资料、记录等，包括采购合同、验收报告、发放记录、质量检测报告、学生反馈意见等，均应纳入档案管理。2.建立校服管理档案目录，便于查询和检索。（二）档案整理与归档1.各部门按照档案管理要求，定期对本部门产生的校服管理资料进行整理和分类。2.每年定期将整理好的档案移交学校档案室统一归档保存，确保档案的完整性和系统性。（三）档案查阅与借阅1.严格档案查阅和借阅制