怎样制定政采内控制度

PAGE怎样制定政采内控制度一、总则（一）制定目的为了加强本公司/组织在政府采购活动中的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本政采内控制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的各类政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.全面性原则：涵盖政府采购活动的全过程，包括采购预算编制、采购需求确定、采购方式选择、采购文件编制、采购活动执行、采购合同签订与履行、采购验收等各个环节。3.制衡性原则：在采购决策、执行、监督等环节合理设置岗位，明确职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.适应性原则：结合本公司/组织的实际情况和业务特点，确保制度具有可操作性和有效性。5.成本效益原则：在保证政府采购活动合法合规、有效执行的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的业务需求和工作计划，于每年规定时间前向财务部门报送下一年度的政府采购预算申请。申请应详细说明采购项目的名称、规格、数量、预计金额等内容。2.财务部门对各部门报送的预算申请进行汇总、审核，并结合本公司/组织的整体财务状况和资金安排，编制年度政府采购预算草案。3.年度政府采购预算草案经公司/组织管理层审核通过后，报上级主管部门或相关财政部门备案。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的政府采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。2.财务部门应加强对政府采购预算执行情况的监控，定期对预算执行进度进行分析和通报，确保预算执行的严肃性。（三）预算调整1.当出现下列情况之一时，可申请调整政府采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目的预算金额发生重大变化；因业务发展需要，新增或变更采购项目；其他不可抗力因素导致原采购预算无法执行。2.预算调整申请应由采购部门提出，经财务部门审核后，报公司/组织管理层审批。审批通过后，按照规定程序报上级主管部门或相关财政部门备案。三、采购需求管理（一）需求确定1.采购项目发起部门应根据本部门的业务需求，详细、准确地确定采购项目的需求。需求应包括采购项目的功能、性能、质量、服务等方面的要求。2.在确定采购需求时，应充分征求相关部门和专业人员的意见，必要时可组织专家进行论证。（二）需求审核1.采购部门应对采购项目发起部门提交的采购需求进行审核，重点审核需求的合理性、完整性、合规性等。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购部门可组织相关部门和专业人员进行联合审核。审核通过后的采购需求作为编制采购文件的依据。（三）需求变更1.在采购活动执行过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，采购项目发起部门应提出变更申请，并说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。2.采购部门应对变更申请进行审核，并组织相关部门和专业人员进行评估。评估通过后，按照规定程序办理变更手续。变更后的采购需求应及时通知所有参与采购活动的相关方。四、采购方式选择（一）方式适用范围1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择以及采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的情况。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的情况。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的情况。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的情况。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目。（二）方式审批1.采购部门应根据采购项目的特点和需求，按照规定的适用范围选择合适的采购方式。2.对于采用公开招标以外采购方式的采购项目，采购部门应填写《政府采购非公开招标采购方式申请表》，详细说明采购项目的情况、申请的采购方式及理由等，并附相关证明材料。3.《政府采购非公开招标采购方式申请表》经采购部门负责人审核签字后，报公司/组织管理层审批。审批通过后，按照规定程序向相关财政部门备案。五、采购文件编制（一）文件内容1.采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购方式、评标标准、合同条款等内容。2.采购需求应明确、具体、完整，不得含有倾向性、歧视性条款。评标标准应客观、公正、合理，能够准确反映采购项目的要求和特点。（二）文件审核1.采购部门应组织相关人员对采购文件进行审核，重点审核文件内容的合法性、完整性、准确性、公正性等。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购部门可组织法律专业人员、技术专家等进行联合审核。审核通过后的采购文件方可发布。（三）文件发布1.在政府采购信息指定媒体上发布采购公告（招标邀请书），公告（邀请书）应包含采购项目的基本情况、采购方式、采购需求、投标人资格条件、报名时间、地点、开标时间、地点等内容。2.按照规定的时间和方式向潜在供应商发售采购文件，并提供必要的答疑和澄清服务。六、采购活动执行（一）开标评标1.按照采购文件规定的时间、地点组织开标活动。开标过程应公开、透明，由专人负责记录开标情况。2.组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，并出具评标报告。评标报告应包括评标情况、推荐中标候选人名单等内容。（二）中标成交1.根据评标报告，确定中标供应商或成交供应商。中标供应商或成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。2.采购部门应及时向未中标供应商或未成交供应商发出中标（成交）通知书，并告知其未中标或未成交的原因。（三）合同签订1.采购合同应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件签订，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.采购合同签订后，应及时报公司/组织管理层备案，并按照规定的时间和方式向相关财政部门报送合同副本。七、采购合同履行（一）合同执行1.采购部门应督促中标（成交）供应商按照采购合同的约定履行义务，及时提供货物、工程或服务。2.采购人应按照采购合同的约定及时支付货款或服务费用，不得无故拖延或拒绝支付。（二）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，采购部门应与中标（成交）供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报公司/组织管理层备案，并按照规定的时间和方式向相关财政部门报送变更情况。2.合同变更涉及采购金额增加的，应按照规定的程序进行审批，并调整采购预算。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容应包括货物的规格、数量、质量、性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容及质量等。2.验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括验收时间、地点、内容、结论等，并由验收人员签字确认。八、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，重点检查采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.公司/组织纪检监察部门应加强对政府采购活动的纪律监督，严肃查处采购