学校采购单位内控制度

PAGE学校采购单位内控制度一、总则（一）制定目的为了加强学校采购单位的内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保学校各项采购活动合法、合规、有序进行，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于学校采购单位负责的各类物资采购、服务采购等活动，包括但不限于教学设备、办公用品、基建工程、后勤服务等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益，实现学校资源的优化配置。4.制衡性原则：建立健全采购业务的决策、执行、监督相互制约的机制，确保各环节职责明确、相互监督，防止权力滥用和舞弊行为。5.适应性原则：内控制度应与学校的发展战略、管理要求和实际情况相适应，随着外部环境变化和学校业务发展适时进行调整和完善。二、采购业务流程（一）采购需求提出1.使用部门申请：各教学、科研、行政等使用部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息，并提交至采购单位。2.需求审核：采购单位对使用部门提交的采购申请表进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、合规性以及预算的准确性。对于不符合要求的申请，及时与使用部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）采购计划制定1.采购计划编制：采购单位根据审核通过的采购申请表，结合学校的采购预算、库存情况以及采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间安排等内容。2.计划审批：采购计划编制完成后，提交至学校相关领导进行审批。审批通过后的采购计划作为后续采购活动的依据。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。采购单位应按照相关法律法规和招标程序，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标，通过评标确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购单位应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购单位应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购单位应与单一供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购单位应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购单位根据采购项目的特点和要求，制定供应商筛选标准，对潜在供应商进行资格审查和评估。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况、产品质量、售后服务等方面。2.供应商名录建立：经过筛选合格的供应商，纳入学校采购单位的供应商名录。采购单位应定期对供应商名录进行更新和维护，确保名录中的供应商信息准确、有效。3.供应商评价与考核：采购单位应建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价结果作为供应商后续合作、淘汰等决策的重要依据。（五）采购合同签订1.合同起草：采购单位根据采购项目的谈判结果或中标通知书，起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交至学校法务部门或相关专业人员进行审核。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、准确性以及风险防范等方面。对于审核中发现的问题，及时与采购单位沟通并进行修改。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由学校法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖学校公章和供应商公章，并妥善保管合同副本。（六）采购项目实施1.采购订单下达：采购单位根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.供应商履约监督：采购单位应加强对供应商履约情况的监督，定期与供应商沟通，了解采购项目的进展情况。对于供应商在履约过程中出现的问题，及时要求其整改，并采取相应的措施确保采购项目按时、按质、按量完成。3.验收管理：采购项目完成后，采购单位应组织相关部门和人员对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、性能等方面，确保验收结果符合采购合同要求。验收合格后，填写验收报告，并办理相关入库、付款等手续。（七）采购付款1.付款申请：供应商按照采购合同约定完成交货并验收合格后，向采购单位提交付款申请。付款申请应包括发票、验收报告、采购合同等相关证明材料。2.付款审核：采购单位对供应商提交的付款申请进行审核，重点审核付款申请的真实性、合法性、完整性以及合同执行情况等方面。审核通过后，提交至学校财务部门办理付款手续。3.付款执行：学校财务部门根据审核通过的付款申请，按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购单位应定期对采购业务流程进行梳理，识别可能存在的风险，包括但不限于采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、合同签订不规范、采购项目实施失控、验收不严、付款违规等风险。2.风险评估：采购单位应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，采购单位应采取风险规避措施，如放弃采购项目、调整采购计划等。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度较小的风险，采购单位应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款、强化验收环节等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于风险发生可能性较低但影响程度较大的风险，采购单位可以采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保等，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，采购单位可以采取风险接受措施，如建立风险预警机制，密切关注风险变化情况，及时采取应对措施。（三）风险监控与预警1.风险监控：采购单位应建立风险监控机制，定期对采购业务流程中的风险进行监控和检查，及时发现风险变化情况。2.风险预警：采购单位应根据风险评估结果，设定风险预警指标和阈值。当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关人员采取应对措施，防范风险扩大。四、采购内部控制监督与评价（一）内部监督1.监督机构与人员：学校应设立独立的内部审计部门或指定专门的监督人员，负责对采购单位的内部控制制度执行情况进行监督检查。2.监督内容与方式：内部监督机构或人员应定期对采购业务流程进行检查，重点检查采购计划的执行情况、采购方式的选择是否合规、供应商的选择与管理是否规范、采购合同的签订与履行情况、验收与付款环节是否严格等方面。监督方式可以采用定期检查、专项检查、抽查等方式。3.监督结果处理：对于监督检查中发现的问题，内部监督机构或人员应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对于违反内部控制制度的行为，应按照学校相关规定进行严肃处理。（二）自我评价1.评价主体与周期：采购单位应定期对自身的内部控制制度进行自我评价，评价主体为采购单位负责人和全体员工。评价周期为每年一次。2.评价内容与方法：自我评价内容应包括内部控制制度的健全性、合理性和有效性等方面。评价方法可以采用问卷调查、访谈、实地观察、数据分析等方法。3.评价报告编制与报送：采购单位应根据自我评价结果编制评价报告，报告内容应包括评价范围、评价方法、评价结果、存在问题及改进建议等方面。评价报告编制完成后，提交至学校内部审计部门或相关领导。（三）外部评价1.评价主体与方式：学校可以定期聘请外部专业机构对采购单位的内部控制制度进行评价，评价方式可以采用审计、咨询等方式。2.评价结果应用：采购单位应认真对待外部评价结果，将评价结果作为完善内部控制制度、改进采购业务流程的重要依据。对于外部评价