财务科采购内控制度

PAGE财务科采购内控制度一、总则（一）目的为了加强公司财务科采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保公司采购活动合法、合规、有序进行，保障公司资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司财务科负责的所有采购活动，包括办公用品、设备、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，降低采购费用。3.制衡性原则：采购业务的决策、执行、监督等环节应相互分离、相互制约，防止权力滥用和舞弊行为。4.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部和外部的监督，确保采购信息真实、准确、完整。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.财务科审核：财务科收到采购申请表后，对采购项目的必要性、预算合理性等进行审核。审核通过后，在申请表上签字盖章，并将申请表返回需求部门。（二）采购审批1.预算内采购审批：对于预算内的采购项目，需求部门将经财务科审核后的采购申请表提交至分管领导审批。分管领导根据公司实际情况进行审批，审批通过后，交由采购部门办理采购事宜。2.预算外采购审批：对于预算外的采购项目，需求部门需在采购申请表中详细说明原因，并附上专项报告。经财务科审核、分管领导审批后，提交至总经理审批。总经理审批通过后，方可进行采购。（三）采购实施1.选择采购方式：采购部门根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购部门应按照相关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的项目。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，然后根据报价情况选择最优供应商。竞争性谈判：适用于采购项目技术复杂、有特殊要求，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的、重新招标未能成立的项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，经公司审批后进行采购。2.供应商选择与管理建立供应商库：采购部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、信用状况、产品质量、价格水平、售后服务等进行调查和评估，筛选出合格的供应商纳入供应商库。选择供应商：采购人员根据采购项目的需求，从供应商库中选择合适的供应商进行采购。对于新的采购项目，采购人员应通过多种渠道寻找潜在供应商，并进行资格审查和比较，选择最优供应商。供应商评估与考核：采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评估和考核，根据评估结果调整供应商库，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。3.签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应经公司法律部门审核后，由双方签字盖章生效。（四）采购验收1.验收准备：采购部门在采购合同约定的交货期前，通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员熟悉采购物品或服务的技术要求和验收标准，质量检验部门应制定验收方案和验收流程。2.实施验收：采购物品或服务到货后，采购部门应及时组织需求部门和质量检验部门进行验收。验收人员按照验收方案和验收标准，对采购物品的数量、规格、质量、性能等进行检查和测试，对服务的质量、效果等进行评估。验收合格后，验收人员在《采购验收单》上签字确认。3.验收结果处理：如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补救措施或更换货物。如供应商未能及时解决问题，采购部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。同时，采购部门应将验收情况及时反馈给财务科，作为付款的依据。（五）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收情况，填写《采购付款申请表》，详细注明采购项目名称、合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证。经采购部门负责人签字确认后，提交至财务科。2.财务审核：财务科收到采购付款申请表后，对采购项目的真实性、合法性、合规性以及付款金额的准确性等进行审核。审核通过后，在申请表上签字盖章，并将申请表提交至分管领导审批。3.领导审批：分管领导根据公司财务状况和资金安排，对采购付款申请进行审批。审批通过后，交由财务科办理付款手续。4.付款执行：财务科按照审批结果，通过银行转账、支票等方式向供应商支付款项。付款后，财务科应及时登记入账，并将付款情况反馈给采购部门。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险，可能导致采购成本增加、采购进度延迟、采购质量下降等问题。2.信用风险：供应商可能存在信用问题，如违约、欺诈、破产等，导致公司遭受经济损失。3.质量风险：采购物品或服务的质量不符合要求，可能影响公司的正常生产经营活动，甚至导致安全事故等严重后果。4.法律风险：采购活动可能违反国家法律法规和相关政策要求，导致公司面临法律诉讼和行政处罚等风险。5.内部管理风险：采购流程中的各个环节可能存在管理漏洞，如采购申请不合理、审批不严格、采购人员舞弊等，导致采购活动失控。（二）风险评估1.风险发生的可能性评估：根据采购项目的特点、市场环境、供应商情况等因素，对风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司采购活动、生产经营、财务状况等方面的影响程度，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵绘制：根据风险发生的可能性和影响程度，绘制风险矩阵，直观展示各种风险的等级和分布情况。（三）风险应对1.风险规避：对于风险发生可能性高、影响程度重大的风险，如存在严重法律风险的采购项目，应采取风险规避措施，放弃该采购项目。2.风险降低：对于风险发生可能性较高、影响程度较大的风险，如市场价格波动风险、质量风险等，应采取风险降低措施，如与供应商签订价格调整条款、加强质量检验等。3.风险转移：对于风险发生可能性较低、影响程度较大的风险，如信用风险等，可采取风险转移措施，如要求供应商提供担保、购买商业保险等。4.风险接受：对于风险发生可能性低、影响程度一般的风险，如内部管理风险中的一些较小漏洞，可采取风险接受措施，通过加强内部监督和管理，降低风险发生的可能性。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购业务进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、供应商管理情况等，发现问题及时整改。2.财务科监督：财务科应加强对采购付款的审核和监督，确保采购款项支付的真实性、合法性、合规性。同时，财务科应定期对采购项目的成本进行分析和监控，提出降低采购成本的建议。3.审计部门审计：审计部门应定期对采购业务进行审计，检查采购内部控制制度的执行情况、采购活动的合法性和效益性等，发现问题及时提出审计意见和建议，并督促相关部门整改。（二）外部监督1.接受政府监管部门监督：公司应积极配合政府监管部门的监督检查，如实提供采购业务相关资料，确保采购活动符合国家法律法规和相关政策要求。2.接受社会监督：公