医院政府采购内控制度

PAGE医院政府采购内控制度一、总则（一）目的为加强医院政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院使用财政性资金及自有资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，确保采购结果的公正性。4.公正原则：采购活动应遵循公正的程序和标准，维护医院和供应商的合法权益。5.诚实信用原则：各方当事人应诚实守信，履行各自的义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划，组织采购活动，审核采购文件，签订采购合同，协调采购过程中的相关事宜。2.需求部门提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门进行采购项目的验收。3.财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理，对采购活动进行财务监督。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。5.其他相关部门按照各自职责，配合采购管理部门做好政府采购相关工作。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据医院业务发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合医院年度财务预算，形成医院整体采购预算草案，报医院领导审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行分析和通报。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加的；因医院业务发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行变更，确需调整预算的；其他不可抗力因素导致采购预算需要调整的。2.预算调整申请应包括调整的原因、项目内容、调整金额等详细信息，并经需求部门、采购管理部门和财务部门审核后，报医院领导审批。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算和医院实际工作进度，制定年度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容，并按照项目的轻重缓急进行排序。3.采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时调整计划安排，确保采购任务按时完成。（二）计划执行与监控1.采购项目实施部门应按照采购计划组织采购活动，严格控制采购进度，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购管理部门应建立采购计划执行情况监控机制，定期对采购项目的进展情况进行跟踪检查，及时发现和解决问题。3.对于未能按时完成的采购项目，采购管理部门应分析原因，采取有效措施加以推进，并及时向医院领导报告。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标采购应按照以下程序进行：发布招标公告；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；签订采购合同。3.招标公告应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，招标文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标采购应按照以下程序进行：发布邀请招标公告；从符合资格条件的供应商中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书；组织开标、评标；确定中标供应商；签订采购合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购应按照以下程序进行：成立谈判小组；制定谈判文件；确定邀请参加谈判的供应商名单；谈判；确定成交供应商；签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：成立单一来源采购小组；编制单一来源采购文件；在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公示单一来源采购信息；组织谈判；确定成交供应商；签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购应按照以下程序进行：成立询价小组；确定被询价的供应商名单；询价；确定成交供应商；签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购文件符合医院实际需求和相关法律法规要求。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。2.采购管理部门负责人审核通过后，报医院领导审批。医院领导应对采购文件的重要条款进行审核，确保采购文件符合医院利益和相关规定。3.对于重大采购项目的采购文件，应组织相关专家进行论证，确保采购文件的科学性和合理性。（三）采购文件发售与答疑1.采购文件经审核批准后，应按照规定的时间和方式发售给潜在供应商。2.采购管理部门应在规定时间内接受潜在供应商对采购文件的询问和质疑，并及时给予答复。对于潜在供应商提出的合理疑问，应及时对采购文件进行修改和澄清，并以书面形式通知所有潜在供应商。（四）采购文件保存1.采购管理部门应妥善保存采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、投标文件、评标报告、采购合同等。2.采购文件的保存期限应符合相关法律法规的要求，一般不少于十五年。保存期满后，应按照规定的程序进行销毁。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购管理部门应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门审核，确保合同条款符合医院利益和相关法律法规要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应督促中标（成交）供应商按时、按质、按量履行合同，确保采购项目顺利实施。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同履行过程中的验收工作，按照合同约定的质量标准对采购货物、工程或服务进行验收。3.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。在支付采购资金前，应审核采购合同的执行情况和验收报告，确保资金支付的准确性和合规性。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行或部分无法履行的，双方应协商一致，签订合同终止协议，并按照合同约定处理相关事宜。3.采购合同变更或终止后，采购管理部门应及时将相关情况通知财务部门、审计部门等相关部门，并做好相应的账务处理和档案管理工作。七、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责对采购货物、工程或服务进行验收。验收小组应由需求部门、采购管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.验收小组应根据采购合同和相关验收标准，制定验收方案，明确验收程序、验收内容、验收方法等。（二）验收程序1.中标（成交）供应商应在采购项目完成后，向需求部门提交验收申请，并提供相关验收资料。2.需求部门收到验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应按照验收方案对采购项目进行现场检查、测试、评估等，确保采购项目符合合同要求。3.验收过程中，验收小组应详细记录验收情况，形成验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。（三）验收标准1.采购货物的验收标准应包括货物的规格型号、数量、质量、性能、外观等方面，应符合采购合同和相关国家标准、行业标准的要求。2.采购工程的验收标准应包括工程的设计要求、施工质量、工程进度、安全性能等方面，应符合采购合同和相关工程建设标准的要求。3.采购服务的验收标准应包括服务的内容、质量、期限、效果等方面，应符合采购合同和相关服务标准的要求。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格报告。需求部门应按照合同约定支付采购资金，并办理相关资产入账手续。2.验收不合格的采购项目，验收小组应出具验收不合格报告，并要求中标（成交）供应商限期整改。整改完成后，应重新组织验收。如中标（成交）供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求的，应按照合同约定追究其违约责任。3.验收过程中发现的问题，验收小组应及时与中标（成交）供应商沟通协商，要求其采取有效措施加以解决。如协商不成的，可通过法律途径解决。八、采购监督管理（一）内部监督1.审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应加强对采购资金使用情况的审计，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。3.财务部门应加强对采购活动的财务监督,审核采购资金的预算安排、支付审核和账务处理等，确保财务工作的规范和准确。（二）外部监督1.医院应主动接受财政部门、监察部门等相关部门的监督检