上市公司商标内控制度

PAGE上市公司商标内控制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范上市公司商标管理行为，加强商标内部控制，保护公司商标权益，提升公司品牌价值，保障公司经营活动的顺利开展，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各子公司、分公司等分支机构涉及商标管理的各项活动，包括商标的申请、注册、使用、保护、评估、处置等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保商标管理活动合法合规。2.系统性原则：构建涵盖商标管理全过程的内部控制体系，各环节紧密衔接，形成有机整体。3.全面性原则：对公司所有商标进行全面管理，涵盖各类业务领域和经营活动中涉及的商标。4.审慎性原则：在商标管理的各个环节保持审慎态度，充分评估风险，采取有效措施防范风险。5.保密性原则：对于商标管理过程中涉及的商业秘密、技术秘密等予以严格保密，防止信息泄露。二、商标管理组织架构及职责（一）商标管理决策机构公司设立商标管理委员会，作为商标管理的决策机构。商标管理委员会由公司高层管理人员、法务部门负责人、市场部门负责人、财务部门负责人等组成。其职责包括：1.审议商标战略规划、年度工作计划等重大事项。2.决策商标申请、注册、使用、保护、评估、处置等重要事项。3.协调解决商标管理过程中的重大问题和争议。（二）商标管理执行部门1.法务部门负责商标法律法规的研究与解读，为公司商标管理提供法律支持。办理商标申请、注册、续展、变更等法律事务。监控商标法律状态，及时发现并处理商标侵权等法律纠纷。参与商标合同审核，确保商标使用等相关合同合法合规。2.市场部门制定商标使用策略和市场推广计划，提升公司商标知名度和美誉度。负责商标在市场活动中的宣传、推广和维护，确保商标形象与公司品牌定位一致。收集市场上商标使用情况及竞争对手商标动态信息，为商标管理提供决策依据。协助法务部门处理商标侵权等纠纷，提供市场相关证据和信息。3.财务部门负责商标管理相关费用的预算编制、核算和控制。参与商标评估工作，提供财务专业意见，协助确定商标价值。对商标处置等涉及财务事项进行审核和监督，确保财务处理合规。（三）其他相关部门各业务部门负责本部门业务范围内商标的日常使用和管理，并配合法务、市场、财务等部门做好相关工作。如在产品包装、宣传资料、业务合同等方面正确使用商标，及时反馈商标使用过程中的问题等。三、商标申请与注册（一）申请前调研1.在提出商标申请前，市场部门应进行全面的市场调研，包括但不限于同行业商标使用情况、消费者对相关商标的认知度和接受度、市场竞争态势等。调研结果需形成详细报告，提交商标管理委员会审议。2.法务部门对拟申请商标进行法律检索，分析是否存在在先权利冲突、是否违反法律法规禁止性规定等，出具法律意见书。（二）申请流程1.由业务部门或市场部门根据业务需求和品牌战略，提出商标申请意向，填写商标申请表，详细说明商标的使用范围、设计理念等信息，并提交法务部门审核。2.法务部门审核通过后，按照国家商标局等相关部门的要求准备申请材料，包括商标申请书、商标图样、身份证明文件等。申请材料应确保真实、准确、完整。3.申请材料准备完毕后，由法务部门负责向商标局等相关部门提交商标申请，并跟踪申请进度。在申请过程中，如收到商标局的补正通知等，应及时按照要求进行处理。（三）注册管理1.商标注册成功后，法务部门负责领取商标注册证书，并进行妥善保管。建立商标注册档案，记录商标注册的全过程信息，包括申请日期、注册号、有效期等。2.定期对商标注册信息进行核对和更新，确保商标注册信息的准确性和有效性。如商标注册事项发生变更（如注册人名义、地址、商标图样等），应及时办理变更手续。四、商标使用（一）使用授权1.公司内部各部门如需使用商标，应填写商标使用申请表，明确使用商标的产品或服务名称、使用期限、使用范围等内容，提交法务部门审核。2.法务部门审核通过后，报商标管理委员会审批。经批准后，由法务部门与使用部门签订商标使用许可合同，明确双方的权利义务，包括商标使用规范、费用支付、保密条款、违约责任等。3.对于涉及重大项目或重要业务领域的商标使用，应经商标管理委员会特别审议通过，并报公司高层领导批准。（二）使用规范1.商标使用应严格按照商标注册证书核准的商标图样、核定使用商品或服务类别、使用范围等进行，不得擅自改变商标图样、扩大使用范围等。2.在商标使用过程中，应确保商标的显著性和识别性，不得与他人商标混淆。商标与公司名称、产品名称等应保持一致，避免引起消费者误解。3.商标使用的字体、颜色、排版等应符合公司品牌形象设计要求，保持统一和规范。在不同媒介（如网站、宣传册、产品包装等）上使用商标时，应确保视觉效果的一致性。4.禁止将商标用于任何违法、违规或损害公司形象和声誉的活动。不得在未经授权的情况下，将商标许可给第三方使用或用于与公司业务无关的其他用途。（三）监督与检查1.法务部门和市场部门定期对公司内部商标使用情况进行监督检查，检查内容包括商标使用是否符合授权范围、使用规范是否得到遵守、商标标识是否清晰完整等。2.对于发现的商标使用问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后进行复查，确保问题得到彻底解决。3.建立商标使用情况报告制度，各部门应定期向法务部门提交商标使用情况报告，说明商标使用的业务进展、存在问题及改进措施等。法务部门汇总分析后，向商标管理委员会提交综合报告。五、商标保护（一）侵权监测1.法务部门负责建立商标侵权监测机制，通过商标监测软件、市场调研、竞争对手分析等方式，实时关注市场上是否存在侵犯公司商标权的行为。2.定期收集、整理和分析与公司商标相关的市场信息，包括商标侵权案例、竞争对手商标动态等，形成侵权监测报告，及时向商标管理委员会汇报。（二）侵权预警1.根据侵权监测结果，对可能构成商标侵权的行为进行预警分析。对于存在较高侵权风险的情况，及时发布侵权预警通知，提醒相关部门和人员关注，并采取相应的防范措施。2.针对不同的侵权预警情况，制定具体的应对策略，如加强市场监控力度、调整商标使用策略、准备法律维权措施等。（三）侵权处理1.一旦发现商标侵权行为，法务部门应立即启动侵权处理程序。收集侵权证据，包括侵权产品、宣传资料、销售记录、网络侵权页面等，确保证据的真实性、合法性和关联性。2.根据侵权情况，与侵权方进行沟通协商，要求其停止侵权行为、消除影响、赔偿损失等。如协商不成，及时向有管辖权的人民法院提起诉讼，通过法律途径维护公司商标权益。3.在商标侵权处理过程中，市场部门应配合法务部门做好相关工作，如提供市场数据、协助调查取证等。同时，及时调整公司市场推广策略，避免因侵权事件对公司业务造成不利影响。六、商标评估（一）评估目的1.在商标转让、许可使用、出资、质押融资等情况下，对商标价值进行评估，为公司决策提供参考依据。2.定期对公司商标资产进行评估，了解商标价值变化情况，为公司商标战略调整提供支持。（二）评估机构选择1.选择具有专业资质和良好信誉的商标评估机构进行商标评估。评估机构应具备资产评估资格证书、商标评估经验丰富、熟悉商标法律法规和市场情况等条件。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式确定商标评估机构，并签订评估服务合同，明确评估机构的权利义务、评估费用、评估期限等内容。（三）评估流程1.由商标管理委员会确定商标评估事项，并指定相关部门或专人负责与评估机构沟通协调。2.评估机构制定评估方案，明确评估方法、评估程序、评估人员安排等内容，并提交公司审核。评估方法可采用收益法、市场法、成本法等，根据商标的具体情况选择合适的评估方法。3.公司各相关部门按照评估机构要求提供商标评估所需资料，包括商标注册证书、使用情况、市场数据、财务数据等。评估机构对资料进行审核和分析，开展现场勘查、市场调研等工作。4.评估机构出具商标评估报告，详细说明商标评估的依据、方法、过程和结果。公司对评估报告进行审核，如有异议，可要求评估机构进行解释或调整。审核通过后，评估报告作为公司决策的重要参考文件。七、商标处置（一）处置原则1.商标处置应遵循合法合规、符合公司战略、利益最大化等原则。在处置过程中，确保公司商标权益得到充分保护，避免国有资产流失。2.对于涉及重大商标处置事项，应经公司董事会、股东大会等决策机构审议通过，并按照相关法律法规和监管要求履行审批程序。（二）处置方式1.转让：将商标所有权转让给其他单位或个人。转让前应进行商标评估，确定合理的转让价格，并按照相关规定办理转让手续，签订商标转让合同。2.许可使用：许可他人使用公司商标，并收取许可费用。许可使用合同应明确许可期限、使用范围、费用支付方式、质量监督等条款，确保公司对商标使用情况进行有效控制。同时，应对被许可方的商标使用情况进行定期监督检查。3.出资：以商标作价出资，与其他单位共同设立新的企业。在出资前，应按照商标评估价值进行作价，并办理商标出资的相关手续，确保出资行为合法合规。4.质押融资：将商标权质押给银行等金融机构，获取融资资金。质押融资前需进行商标评估，并办理商标质押登记手续。在质押期间，应密切关注商标价值变化和质权实现情况，确保公司融资安全。5.注销：对于不再使用或已无价值的商标，按照规定办理商标注销手续。注销前应清理与该商标相关的业务和资产，确保不存在遗留问题。（三）处置程序1.由相关业务部门或管理部门根据公司业务发展需要、商标实际情况等提出商标处置建议，填写商标处置申请表，详细说明处置原因、处置方式、预期效果等内容，并提交法务部门审核。2.法务部门对处置建议进行法律审核，确保处置行为符合法律法规要求。审核通过后，报商标管理委员会审议。3.商标管理委员会根据审议结果，做出商标处置决策。对于重大商标处置事项，提交公司董事会、股东大会等决策机构审议。4.根据决策结果，按照相应的处置方式办理相关手续。如转让商标需签订转让合同并办理商标转让登记；许可使用商标需签订许可使用合同并报商标