医院后勤科采购内控制度

PAGE医院后勤科采购内控制度一、总则（一）目的为加强医院后勤科采购工作的内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，确保医院后勤工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院后勤科所有采购活动，包括但不限于医疗设备、办公用品、后勤物资、维修服务等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和医院的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.风险防控原则：识别、评估和控制采购过程中的各种风险，确保采购活动安全可靠。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院成立采购管理委员会，作为采购决策机构。采购管理委员会由医院领导、后勤科负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等组成。其职责如下：1.审议医院后勤科采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和重大采购项目。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门后勤科作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责如下：1.根据医院需求和预算，编制采购计划。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.负责采购项目的验收工作。（三）相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。3.使用部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定和验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.后勤科应根据医院年度工作计划和实际需求，结合上一年度采购情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目、数量、金额、采购时间等内容，并报财务部门审核。3.财务部门应根据医院财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，确保预算合理可行。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。3.后勤科应定期对采购预算执行情况进行分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督，确保采购资金的合理使用。2.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，检查预算执行的合规性和效益性。四、采购流程控制（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等内容，并提交后勤科。2.后勤科对采购申请表进行审核，核实需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.后勤科根据采购申请表和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间、供应商选择标准等内容。2.采购计划报采购管理委员会审批后实施。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：后勤科应建立供应商库，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商库中选择合适的供应商。2.供应商评估：定期对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等进行评估，建立供应商评价档案。3.供应商淘汰：对于评估不合格的供应商，应及时淘汰出供应商库。（四）采购实施1.根据采购计划和供应商选择结果，后勤科组织实施采购活动。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等，应根据采购项目的特点和金额大小选择合适的采购方式。2.在采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。3.采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。（五）验收管理1.采购项目到货后，后勤科应组织使用部门、质量控制部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格等进行检查，确保采购项目符合要求。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告。如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，应及时与供应商协商解决。（六）付款管理1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。3.对于预付款项，应严格控制风险，确保资金安全。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.后勤科应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险：关注市场动态，加强市场调研，合理确定采购价格和采购时机，降低市场波动对采购成本的影响。2.供应商风险：建立供应商评估和管理机制，选择信誉良好且稳定的供应商，与供应商签订详细的合同条款，明确双方的责任和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险：加强采购项目的质量控制，严格按照质量标准进行验收，要求供应商提供质量保证文件，对质量不合格的采购项目及时进行处理。4.合同风险：认真审核采购合同条款，确保合同内容合法、合规、完整，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。5.付款风险：严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，加强对付款申请的审核，防止提前付款或逾期付款带来的风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析。2.当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，降低风险损失。六、采购信息管理（一）采购文件管理1.后勤科应妥善保管采购过程中产生的各类文件，包括采购申请表、采购计划、招标文件、投标文件、谈判记录、询价函、采购合同、验收报告等。2.采购文件应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订和归档，确保文件的完整性和可追溯性。（二）采购信息统计与分析1.定期对采购信息进行统计，包括采购项目数量、金额、采购方式、供应商分布等。2.对采购信息进行分析，总结采购工作中的经验教训，为采购决策提供参考依据。（三）采购信息公开1.按照医院信息公开的要求，及时公开采购项目的相关信息，包括采购公告、中标结果、合同签订等，接受医院内部和社会的监督。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否符合法律法规和医院制度的要求。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金使用合理合规。3.医院内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购违规行为的举报。（二）外部监