血站采购内控制度

PAGE血站采购内控制度一、总则（一）目的为了加强血站采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障血液质量和供应安全，依据相关法律法规和行业标准，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于血站所有采购活动，包括但不限于血液采集耗材、检测试剂、仪器设备、办公用品、后勤物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现经济效益和社会效益的最大化。5.廉洁原则：采购人员应廉洁自律，严禁任何形式的商业贿赂行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购管理委员会，作为血站采购决策的最高机构。采购管理委员会由站领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目和预算。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门职责如下：1.制定采购计划和预算。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。4.建立供应商档案，维护供应商关系。5.收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核、财务核算等工作。3.质量控制部门：参与采购物资的质量标准制定、验收标准审核，对采购物资进行质量抽检。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据工作需要，定期或不定期提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，进行汇总分析，结合库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购管理委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物资的要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并进行初步调查和评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评审对于重要采购项目，采购部门组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和评审。评审小组由采购部门、需求部门、质量控制部门等人员组成，对供应商的综合情况进行评估打分。根据评审结果，确定合格供应商名单，并报采购管理委员会批准。3.供应商管理采购部门与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格供应商进行淘汰。（四）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。招标采购包括公开招标和邀请招标两种形式。公开招标：通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标：向符合资格条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。2.竞争性谈判采购：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用竞争性谈判采购方式。3.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。4.询价采购：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。（五）采购谈判与合同签订1.采购谈判根据采购方式，采购部门组织与供应商进行谈判。谈判内容包括采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应保持公正、公平的态度，维护血站的利益。谈判结束后，形成谈判纪要，记录谈判的主要内容和结果。2.合同签订根据谈判结果，采购部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规和行业标准的要求，明确双方的权利和义务。采购合同经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门审核。财务部门审核通过后，采购合同报站领导审批。站领导审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。（六）采购验收1.验收准备采购部门在采购物资到货前，通知需求部门和质量控制部门做好验收准备工作。需求部门和质量控制部门根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收人员、验收内容、验收方法等。2.验收实施采购物资到货后，采购部门组织需求部门和质量控制部门按照验收方案进行验收。验收内容包括采购物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收人员应认真填写《采购物资验收单》，记录验收情况。3.验收结果处理验收合格的采购物资，办理入库手续，并将验收单交财务部门作为付款依据。验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如因供应商原因导致采购物资不合格，给血站造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。（七）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门根据采购合同和验收单，填写《付款申请表》，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请表进行审核，审核内容包括采购合同、验收单、发票等相关凭证的真实性、完整性、合法性。3.财务部门审核通过后，报站领导审批。4.站领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分，确定重点风险领域。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，并签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。建立供应商违约预警机制，当供应商出现违约迹象时，及时采取措施，如暂停采购、要求供应商整改等。2.质量风险严格控制采购物资的质量标准，在采购合同中明确质量要求和验收标准。加强采购过程中的质量监督，要求供应商提供质量证明文件，对采购物资进行抽检。建立质量追溯机制，如发现采购物资存在质量问题，及时追溯供应商责任，采取相应的处理措施。3.价格波动风险关注市场价格动态，定期收集和分析价格信息，合理确定采购价格。采用灵活的采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购等，通过市场竞争降低采购价格。与供应商签订价格调整协议，约定价格调整的条件和方式，降低价格波动风险。4.法律风险加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购行为合法合规。在采购合同签订前，对合同条款进行法律审核，避免合同纠纷。建立法律风险预警机制，及时关注法律法规的变化，调整采购策略和合同条款。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理委员会定期对采购活动进行监督检查，审查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购内部控制制度的有效性、采购资金的使用情况、采购物资的管理情况等。3.采购部门应定期向采