乡镇采购内控制制度

PAGE乡镇采购内控制制度一、总则（一）目的为了加强乡镇采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇行政事业单位及所属各部门、各单位（以下统称“采购部门”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，确保供应商能够公平参与竞争。3.公平公正原则：采购活动应当遵循公平公正的原则，对所有供应商一视同仁，不得偏袒或歧视任何一方。4.效益原则：采购活动应当注重提高采购资金的使用效益，降低采购成本，实现物有所值。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构乡镇成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审定采购计划、采购方式、采购预算、采购合同等重大采购事项。采购领导小组由乡镇主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。（二）采购执行机构乡镇设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购办公室设在乡镇财政所，配备专职采购人员，负责采购项目的申报、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审、采购合同签订与履行等工作。（三）采购监督机构乡镇纪委作为采购监督机构，负责对采购活动进行全程监督，受理供应商的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。（四）职责分工1.采购领导小组职责审定采购计划和采购预算；根据采购项目特点和需求，确定采购方式；审议采购文件和采购合同；协调解决采购活动中的重大问题；对采购活动进行监督检查。2.采购办公室职责负责采购项目的申报和采购文件的编制；发布采购信息，组织供应商报名和资格审查；组建采购评审小组，组织采购评审活动；签订采购合同，并负责合同的履行和验收；整理采购档案，报送采购统计报表。3.采购监督机构职责监督采购活动是否符合法律法规和相关政策规定；检查采购程序是否规范，采购文件是否合法合规；受理供应商的投诉举报，对违法违纪行为进行查处；对采购活动中的违规行为提出整改意见。三、采购预算管理（一）采购预算编制采购部门应当根据本部门的工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应当包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间等详细信息，并按照规定的格式和要求报送乡镇财政所审核。（二）采购预算审核乡镇财政所应当对采购部门报送的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、可行性、合理性以及采购金额是否符合预算控制要求。审核通过后的采购预算报采购领导小组审定。（三）采购预算执行采购部门应当严格按照审定后的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。确因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报采购领导小组审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、专业性强的货物、工程和服务项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报本部门负责人审核。2.采购审批：采购部门负责人对采购申请进行审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.采购文件编制：采购办公室根据采购领导小组的审批意见，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购需求、采购评审标准、采购合同条款等内容。4.采购信息发布：采购办公室通过乡镇政府网站、政府采购信息发布平台等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：潜在供应商按照采购文件的要求进行报名，并提交相关资格证明文件。采购办公室对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。6.采购评审：采购办公室组建采购评审小组，按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。7.采购合同签订：采购办公室与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容。8.采购合同履行与验收：采购部门按照采购合同的约定，组织供应商履行合同义务，并对采购项目进行验收。验收合格后，采购部门应当出具验收报告。9.采购资金支付：采购办公室根据采购合同和验收报告，按照规定的程序办理采购资金支付手续。采购资金应当通过国库集中支付系统支付给供应商。五、采购合同管理（一）合同签订采购办公室应当在中标供应商或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行采购部门应当按照采购合同的约定，组织供应商履行合同义务。在合同履行过程中，如发现供应商存在违约行为，采购部门应当及时采取措施，要求供应商承担违约责任，并赔偿因此造成的损失。（三）合同变更与解除如因特殊情况需要变更或解除采购合同的，采购部门应当与供应商协商一致，并签订书面协议。变更或解除采购合同应当按照规定的程序报采购领导小组审批。（四）合同档案管理采购办公室应当建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类整理、编号归档，并妥善保管。采购合同档案应当包括采购合同文本、采购文件、供应商响应文件、采购评审记录、验收报告、付款凭证等相关资料。六、采购验收管理（一）验收组织采购部门应当成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组由采购部门、使用部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。（二）验收标准验收小组应当按照采购合同约定的质量标准和验收要求，对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、型号、质量、性能、外观等方面。（三）验收程序1.供应商申请验收：供应商完成采购项目后，应当向采购部门提交验收申请，并提供相关验收资料。2.采购部门组织验收：采购部门收到供应商的验收申请后，应当及时组织验收小组进行验收。验收小组应当对采购项目进行实地检查、测试、试用等，确保采购项目符合合同要求。3.出具验收报告：验收小组验收合格后，应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。（四）验收结果处理1.验收合格：如采购项目验收合格，采购部门应当按照采购合同的约定支付采购资金，并办理相关手续。2.验收不合格：如采购项目验收不合格，采购部门应当及时通知供应商进行整改，并要求供应商承担违约责任。供应商整改后，应当重新组织验收，直至验收合格为止。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组监督：采购领导小组应当定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否规范、采购文件是否合法合规、采购合同是否履行等情况。2.采购监督机构监督：乡镇纪委应当对采购活动进行全程监督，受理供应商的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。3.采购部门内部监督：采购部门应当建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，确保采购活动合法合规。（二）外部审计乡镇财政所应当定期对采购部门的采购活动进行审计，重点审计采购预算执行情况、采购资金使用情况、采购合同履行情况等。审计结果应当及时向采购领导小组报告，并作为对采购部门考核评价的重要依据。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的申报文件、采购文件、采购合同、采购评审记录、验收报告、付款凭证、投诉处理记录等相关资料。（二）档案整理与归档采购办公室应当按照档案管理的要求，对采购档案进行分类整理、编号归档，并妥善保管。采购档案应当按照年度和项目进行分类，建立电子档案和纸质档案，确保档案资料的完整性和可查阅性。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应当按照国家