釆购与付款内控制度

PAGE釆购与付款内控制度一、总则（一）目的为了加强公司采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，提高采购与付款业务的效率和效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购与付款业务活动，包括原材料、商品、设备、服务等的采购以及相应款项的支付。（三）基本原则1.合法性原则：采购与付款业务应严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.全面性原则：涵盖采购与付款业务的各个环节，包括采购计划、供应商选择、采购合同签订、采购验收、付款结算等。3.制衡性原则：采购、验收、付款等环节应相互分离、相互制约，避免权力过度集中。4.成本效益原则：在确保采购质量和满足业务需求的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。5.诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、采购业务流程（一）采购计划制定1.需求部门提出申请各部门根据业务发展需要，结合库存状况，定期或不定期向采购部门提交采购申请，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等。2.采购部门汇总审核采购部门收到各部门的采购申请后，进行汇总整理，并对申请的合理性、必要性进行审核。审核内容包括采购数量是否合理、是否符合预算安排、是否有替代产品等。对于不合理的申请，采购部门应与需求部门沟通协商，提出修改建议。3.制定采购计划采购部门根据审核后的采购申请，结合市场供应情况、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报相关领导审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。筛选出符合要求的供应商名单，报采购部门负责人审核。2.供应商实地考察对于重要物资或服务的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等方面的情况。实地考察后，形成考察报告，作为选择供应商的参考依据。3.供应商评估与选择采购部门根据供应商筛选和实地考察情况，对供应商进行综合评估。评估指标可以包括供应商的信誉度、产品质量、价格竞争力、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订合作协议。4.供应商动态管理采购部门应定期对供应商进行评估和考核，建立供应商评价档案。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于表现不佳的供应商，及时进行沟通和整改，情节严重的，终止合作关系。（三）采购合同签订与执行1.采购合同起草采购部门根据采购计划和选定的供应商，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同草案应报相关部门和领导审核。2.采购合同审核与签订采购合同草案经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。签订后的采购合同应加盖公司公章或合同专用章，并妥善保管。3.采购合同执行跟踪采购部门应建立采购合同执行跟踪台账，及时掌握合同执行情况。定期与供应商沟通，了解物资或服务的生产进度、质量状况、交货期等信息。对于合同执行过程中出现的问题，及时与供应商协商解决，并采取相应的措施确保合同顺利执行。（四）采购验收1.验收准备采购部门在物资或服务到货前，通知验收部门做好验收准备工作。验收部门应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。验收人员应熟悉采购合同的要求和相关验收标准。2.到货验收物资或服务到货后，验收部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面的情况。验收人员应认真核对采购合同、发票、送货单等相关凭证，确保验收结果的准确性。3.验收报告出具验收完成后，验收人员应出具验收报告。验收报告应详细记录验收情况，包括验收结果、存在的问题及处理建议等内容。验收报告经验收人员签字确认后，报相关部门和领导审批。4.验收结果处理对于验收合格的物资或服务，验收部门应及时办理入库手续；对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。三、付款业务流程（一）付款申请1.采购部门提交付款申请采购部门根据采购合同和验收报告，在规定付款期限内，填写付款申请单。付款申请单应注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款理由等内容，并附上采购合同、发票、验收报告等相关凭证。2.相关部门审核付款申请单提交后，依次由采购部门负责人、财务部门、分管领导等进行审核。审核内容包括付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、相关凭证是否齐全等。对于审核不通过的付款申请，采购部门应及时修改完善，并重新提交审核。（二）付款审批1.财务部门审核财务部门收到付款申请单后，对付款金额进行再次核对，并审核付款申请的真实性、合法性、合规性。财务部门应检查采购合同的执行情况、发票的真实性和有效性、验收报告的完整性等。2.分管领导审批财务部门审核通过后，将付款申请单提交分管领导审批。分管领导根据公司财务状况、资金安排等情况，对付款申请进行审批。对于金额较大的付款申请，分管领导应报公司总经理审批。3.总经理审批（重大付款事项）对于重大付款事项，如一次性支付金额超过公司规定限额的采购款项，需报公司总经理审批。总经理应综合考虑公司整体利益、资金状况、采购项目的必要性等因素，做出最终审批决策。（三）付款执行1.财务部门办理付款付款申请经审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。财务部门应根据付款方式的不同，选择合适的支付渠道，如银行转账、支票、汇票等。付款完成后，财务部门应及时登记付款台账，更新财务记录。2.付款记录与档案管理财务部门应妥善保管付款相关的凭证和资料，包括付款申请单、审批文件、发票、银行回单等。建立付款档案管理制度，按照规定的期限和要求进行归档保存，以便日后查阅和审计。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购与付款业务进行审计监督。审计内容包括采购计划的执行情况、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购验收、付款结算等环节的内部控制制度执行情况。通过审计监督，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查与评估采购部门和财务部门应定期对采购与付款业务进行自查，检查内部控制制度的执行情况，发现问题及时整改。公司应定期组织对采购与付款内控制度进行评估，根据评估结果，对制度进行修订和完善，以适应公司业务发展和外部环境变化的需要。（三）违规处理对于违反采购与付款内控制度的行为，公司应视情节轻重，给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。对于因