厦门政府采购内控制度

PAGE厦门政府采购内控制度一、总则（一）目的为了规范厦门市政府采购行为，加强政府采购内部控制，提高政府采购资金使用效益，防范政府采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厦门市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购效率，降低采购成本，实现政府采购资金的最大化效益。3.公开透明原则：政府采购信息应当全面、及时、准确地向社会公开，保障供应商的知情权和参与权，接受社会监督。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商都有机会参与政府采购活动，不得对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。5.公正原则：政府采购评审过程应当客观、公正，评审标准应当统一，评审结果应当公平合理。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照财政部门的要求，结合本单位实际需求和事业发展规划，科学、合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并按照规定的格式和要求报送财政部门审核。3.采购人应当对采购预算的准确性和合理性负责，不得虚报、瞒报采购需求，不得擅自调整采购预算。（二）预算执行1.采购人应当严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购人应当按照规定的程序报财政部门审批。3.财政部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，对违反预算管理规定的行为依法予以处理。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购人应当根据采购预算和实际需求，制定政府采购计划。2.采购计划应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求报送财政部门备案。3.采购人应当对采购计划的合理性和可行性负责，确保采购计划与采购预算相匹配，与实际需求相一致。（二）计划执行1.采购人应当严格按照采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。2.因特殊情况需要变更采购计划的，采购人应当按照规定的程序报财政部门审批。3.财政部门应当加强对采购计划执行情况的监督检查，对违反计划管理规定的行为依法予以处理。四、采购方式管理（一）公开招标1.采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应当按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采购人应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标结果公平公正。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应当按照规定的程序进行，包括发布邀请招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采购人应当从符合相应资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应当按照规定的程序进行，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。3.谈判小组应当由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当按照规定的程序进行，包括成立采购小组、制定采购文件、确定供应商、签订采购合同等环节。3.采购小组应当由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应当按照规定的程序进行，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。3.询价小组应当由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（六）采购方式变更1.采购人需要变更采购方式的，应当按照规定的程序报财政部门审批。2.财政部门应当对采购人提交的变更采购方式申请进行审核，符合规定条件的予以批准，不符合规定条件的不予批准。五、采购文件管理（一）招标文件编制1.采购人应当根据采购项目的特点和需求，编制招标文件。2.招标文件应当包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。3.招标文件应当明确采购项目的技术规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等要求，确保招标文件的完整性和准确性。（二）招标文件发售1.采购人应当按照规定的时间、地点发售招标文件，并向潜在投标人提供招标文件的书面文本。2.招标文件的售价应当合理，不得以营利为目的。3.采购人应当对招标文件的发售情况进行记录，并保存相关资料。（三）招标文件澄清与修改1.采购人可以对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改。2.澄清或者修改的内容可能影响投标文件编制的，采购人应当在投标截止时间至少十五日前，以书面形式通知所有获取招标文件的潜在投标人；不足十五日的，采购人应当顺延提交投标文件的截止时间。3.采购人应当对招标文件的澄清与修改情况进行记录，并保存相关资料。（四）投标文件管理1.投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。2.投标文件应当包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。3.采购人应当对投标文件的接收情况进行记录，并保存相关资料。（五）开标、评标、定标1.采购人应当按照规定的时间、地点组织开标、评标、定标活动。2.开标应当由采购人或者其委托的采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。开标时，应当当众拆封、宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会应当客观、公正地履行职责，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告，并推荐中标候选人。4.定标应当根据评标报告确定中标供应商。采购人应当在中标供应商确定后，向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（六）采购文件保存1.采购人应当妥善保存采购文件，包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。2.采购文件的保存期限应当按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应当在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件签订政府采购合同。2.政府采购合同应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，并明确双方的权利和义务。3.政府采购合同应当采用书面形式，由双方法定代表人或者授权代表签字并加盖公章。（二）合同履行1.采购人应当按照政府采购合同的约定，及时支付采购资金，组织验收采购项目。2.中标供应商应当按照政府采购合同的约定，按时提供货物、工程或者服务，并保证货物、工程或者服务的质量。3.采购人、中标供应商应当严格履行政府采购合同，不得擅自变更、中止或者终止合同。（三）合同变更与终止1.政府采购合同履行中，采购人需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。2.政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。（四）合同验收1.采购人应当按照政府采购合同的约定，对采购项目进行验收。2.验收应当由采购人组织成立验收小组，验收小组应当由采购人的代表和有关专家组成。验收小组应当按照政府采购合同的约定，对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行验收，并出具验收报告。3.采购人应当将验收报告作为支付采购资金的依据。（五）合同备案1.采购人应当在政府采购合同签订之日起七个工作日内，将政府采购合同副本报同级财政部门备案。2.财政部门应当对政府采购合同的备案情况进行监督检查，对违反合同备案规定的行为依法予以处理。七、采购活动记录与档案管理（一）采购活动记录1.采购人应当对政府采购活动进行记录，包括采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、政府采购合同等内容。2.采购活动记录应当真实、完整、准确，并妥善保存。（二）档案管理1.采购人应当建立健全政府采购档案管理制度，对政府采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。2.政府采购档案的保存期限应当按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。3.采购人应当按照档案管理的要求，对政府采购档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督检查，依法对采购人、采购代理机构、供应商等政府采购当事人的政府采购活动进行监督管理。2.财政部门可以采取现场检查、调阅资料、调查取证等方式，对政府采购活动进行监督检查。3.采购人、采购代理机构、供应商等政府采购当事人应当接受财政部门的监督检查，如实提供有关资料和情况。（二）投诉处理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。采购人应当在收到质疑函后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。2.质疑供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门投诉。财政部门应当在收到投诉后三十个工作日内