区采购办内控制度

PAGE区采购办内控制度一、总则（一）目的为了加强区采购办的内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区采购办负责的所有采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：严格按照规定的采购程序和方式进行采购，确保采购过程合规。3.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保供应商平等参与竞争。5.效益原则：提高采购资金使用效益，实现物有所值。6.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，负责审议采购政策、重大采购项目等事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行机构采购办作为采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施，包括采购计划编制、采购文件制定、采购活动执行、合同签订与履行等。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，负责需求的合理性和准确性，并配合采购办进行采购项目的验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理，监督采购资金使用情况。3.监督部门：对采购活动进行全程监督，查处违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算草案。2.采购办对预算草案进行审核汇总，提交采购领导小组审议。3.经批准后的采购预算纳入部门预算管理。（二）预算执行1.采购办严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，按照规定程序办理预算调整手续。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析。2.监督部门对采购预算执行情况进行监督，防止预算执行中的违规行为。四、采购流程控制（一）采购计划制定1.需求部门根据工作实际和预算安排，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购办对采购申请进行审核，汇总编制采购计划，报采购领导小组批准。（二）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，按照规定选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购询价等。2.对于达到公开招标数额标准的项目，应当采用公开招标方式；因特殊原因需要采用其他采购方式的，按照规定履行审批手续。（三）采购文件编制1.采购办根据采购方式和采购项目需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。（四）采购信息发布1.对于依法必须公开招标的项目，通过指定的媒体发布招标公告。2.邀请招标、竞争性谈判、询价等采购项目，在规定范围内发布采购信息。（五）供应商选择与管理1.按照采购文件规定的资格条件和评标标准，对供应商进行资格审查和评标，选择中标或成交供应商。2.建立供应商库，对供应商的信誉、业绩、售后服务等情况进行动态管理。（六）合同签订与履行1.采购办与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后，严格按照合同约定履行，确保采购项目按时、按质、按量完成。（七）验收管理1.采购项目完成后，需求部门组织验收，采购办等相关部门参与。2.验收应当按照采购合同和相关标准进行，出具验收报告。五、采购风险管理（一）风险识别1.识别采购过程中可能存在的风险，如政策风险、市场风险、操作风险、廉政风险等。2.对风险发生的可能性和影响程度进行评估。（二）风险应对1.针对不同的风险，制定相应的风险应对措施，如加强政策研究、优化采购方式、完善内部控制流程、加强监督检查、开展廉政教育等。2.定期对风险应对措施的有效性进行评估和调整。六、采购监督与检查（一）内部监督1.采购办内部建立健全监督机制，对采购工作的各个环节进行监督检查。2.财务部门对采购资金使用情况进行监督，确保资金安全。3.监督部门对采购活动进行全程监督，及时发现和纠正违规行为。（二）外部监督1.接受社会公众的监督，及时处理投诉和举报。2.主动接受审计、财政等部门的监督检查，配合做好相关工作。七、采购档案管理（一）档案收集采购活动结束后，采购办及时收集整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购申请、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、合同等。（二）档案整理与归档对收集的档案资料进行分类整理、编号装订，按照档案管理要求进行归档保存。（三）档案查阅与利用建立档案查阅制度，严格规范档案查阅流程，确保档案资料的安全和合理利用。八、信息系统管理（一）系统建设建立采购信息管理系统，实现采购流程的信息化管理，提高采购工作效率和透明度。（二）系统使用与维护规范系统操作流程，加强系统安全管理，定期对系统进行维护和升级，确保系统正常运行。九、培训与宣传（一）培训定期组织采购人员参加业务培训，提高采购人员的