企业发包内控制度

PAGE企业发包内控制度一、总则（一）目的为加强公司发包业务的内部控制，规范发包流程，防范风险，确保公司资产安全，提高经济效益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有发包业务，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：发包业务应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.全面性原则：涵盖发包业务的全过程，包括发包计划、供应商选择、合同签订、执行与监督等环节。3.制衡性原则：确保各部门和岗位之间权责分明、相互制约，防止权力集中和舞弊行为。4.成本效益原则：在有效控制风险的前提下，提高发包业务的效率和效益，降低成本。二、发包计划（一）需求评估1.各部门根据业务发展需要，定期对发包需求进行评估，明确发包项目的内容、规格、数量、质量要求等。2.评估过程中应充分考虑成本效益、市场供应情况、技术可行性等因素，确保发包需求的合理性。（二）计划制定1.采购部门根据需求评估结果，制定年度发包计划，明确发包项目的名称、预算、时间安排等。2.年度发包计划应报公司管理层审批，经批准后实施。3.对于临时性或紧急发包项目，由需求部门提出申请，经相关领导审批后纳入发包计划管理。三、供应商选择（一）供应商筛选1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据发包项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商。3.对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、产品质量、信誉等。（二）供应商评估1.成立供应商评估小组，由采购部门、质量部门、技术部门等相关人员组成。2.评估小组对潜在供应商进行实地考察，评估其生产经营状况、质量管理体系、技术水平、售后服务等。3.根据评估结果，对供应商进行打分排名，选择得分较高的供应商作为候选供应商。（三）供应商确定1.采购部门与候选供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.将谈判结果报公司管理层审批，经批准后与选定的供应商签订合作协议。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等，以便对供应商进行跟踪管理。四、合同签订（一）合同起草1.采购部门根据谈判结果，起草合同文本，明确双方的权利义务、交易条款、违约责任等。2.合同文本应符合法律法规和公司内部规定的要求，语言严谨规范，避免歧义。（二）合同审核1.合同文本起草完成后，提交公司法律部门进行审核。2.法律部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性等，提出修改意见。3.采购部门根据法律部门的意见对合同文本进行修改完善，确保合同质量。（三）合同签订1.合同审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。2.签订合同应使用公司统一的合同专用章，确保合同的法律效力。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。五、合同执行与监督（一）合同执行1.采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、质量、数量等要求履行义务，按时交付货物或提供服务。3.需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，对供应商交付的货物或提供的服务进行验收。（二）合同变更1.在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。2.合同变更协议应报公司法律部门审核，经批准后生效。（三）监督检查1.公司内部审计部门定期对发包业务进行监督检查，重点检查合同执行情况、供应商管理情况、资金支付情况等。2.对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购部门应定期向公司管理层汇报发包业务的执行情况，接受公司管理层的监督指导。六、付款管理（一）付款申请1.供应商按照合同约定履行义务后，采购部门应及时审核供应商提交的付款申请资料，包括发票、验收报告、结算清单等。2.审核无误后，采购部门填写付款申请表，注明付款金额、付款方式、付款时间等，并提交公司财务部门。（二）付款审批1.财务部门对付款申请表进行审核，重点审核付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、相关资料是否齐全等。2.财务部门审核通过后，将付款申请表提交公司管理层审批。3.公司管理层根据公司资金状况和合同约定，审批付款申请。（三）付款执行1.付款申请经公司管理层批准后，财务部门按照审批意见及时办理付款手续。2.付款方式应符合合同约定，如采用银行转账方式付款，应确保付款信息准确无误。3.财务部门应做好付款记录，定期与采购部门核对付款情况，确保付款业务的准确性和合规性。七、风险管理（一）风险识别1.公司各部门应定期对发包业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险资金风险等。2.采购部门应建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.对于低风险事件，可采取风险接受策略，即不采取特殊措施，仅对风险进行监控。2.对于中等风险事件，可采取风险降低策略，如加强供应商管理、完善合同条款、增加担保措施等。3.对于高风险事件，可采取风险规避策略，如取消发包项目、更换供应商等。八、信息管理（一）信息收集1.采购部门负责收集与发包业务相关的信息，包括供应商信息、市场价格信息、合同执行情况信息等。2.信息收集应及时、准确、全面，确保信息的真实性和可靠性。（二）信息整理与分析1.采购部门对收集到的信息进行整理和分析，形成有价值的信息报告。2.信息报告应包括市场动态分析、供应商评估情况、合同执行情况分析等内容，为公司决策提供参考依据。（三）信息共享1.采购部门应及时将与发包业务相关的信息共享给公司内部各部门，确保信息的畅通。2.各部门应根据工作需要，合理使用共享信息，提高工作效率和决策科学性。九、内部审计与监督（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对发包业务进行内部审计，检查内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.内部审计应采用抽样审计、详细审计等方法，对发包业务的全过程进行审计监督。（二）监督检查1.公