医院经济合同内控制度

PAGE医院经济合同内控制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强医院经济合同管理，规范经济合同签订、履行等行为，防范经济合同风险，维护医院合法权益，保障医院经济活动健康有序进行。（二）适用范围本制度适用于医院与外部单位或个人签订的各类经济合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、借款合同等。（三）基本原则1.合法性原则：经济合同的签订、履行必须符合国家法律法规和政策要求。2.合规性原则：严格遵守医院内部各项规章制度，确保经济活动合法合规。3.风险防控原则：对经济合同可能面临的风险进行全面评估和防控，保障医院利益。4.效益原则：在控制风险的前提下，追求经济合同的经济效益和社会效益最大化。5.权责明确原则：明确经济合同签订、履行过程中各部门和人员的职责，确保责任落实。二、合同管理组织与职责（一）合同管理委员会1.组成：由医院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。2.职责：审议医院重大经济合同事项。对经济合同管理制度的执行情况进行监督检查。协调解决经济合同管理过程中的重大问题。（二）归口管理部门1.根据经济合同的性质和内容，确定归口管理部门，如采购合同由采购部门归口管理，销售合同由相关业务科室归口管理等。2.归口管理部门职责：负责经济合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。建立经济合同台账，及时记录合同签订、履行等情况。定期对经济合同执行情况进行分析总结，向医院领导和相关部门汇报。协助处理经济合同纠纷。（三）财务部门1.职责：参与经济合同的审核，重点审核合同的财务条款和资金支付安排。负责经济合同的付款审核和账务处理。对经济合同执行情况进行财务监督和分析。（四）审计部门1.职责：对经济合同进行定期审计或专项审计，检查合同的合法性、合规性和效益性。对经济合同管理过程中的违规行为提出审计意见和建议。（五）其他相关部门根据经济合同的具体情况，相关部门按照各自职责配合做好经济合同管理工作。三、合同签订管理（一）合同签约前准备1.需求调研：归口管理部门应进行充分的市场调研和需求分析，明确经济合同的标的、数量、质量、价格、履行期限等条款要求。2.资质审查：对合同对方当事人的主体资格、经营范围、信用状况等进行审查，确保对方具备履约能力。3.授权委托：如需委托代理人签订合同，应审查代理人的授权委托书，确保代理行为合法有效。（二）合同起草1.归口管理部门负责起草经济合同文本，合同内容应符合法律法规和医院实际需求，条款应明确、具体、完整。2.合同文本应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本条款。3.对于格式合同，应仔细审查合同条款，确保不存在对医院不利的格式条款。（三）合同审核1.合同起草完成后，归口管理部门应将合同文本提交相关部门进行审核。审核部门应从各自职责角度对合同进行审查，提出审核意见。2.财务部门重点审核合同的财务条款，如付款方式、结算期限、资金预算等，确保合同财务风险可控。3.审计部门对合同的合法性、合规性进行审查，防止出现违法违规行为。4.其他相关部门根据合同性质对合同的专业性条款进行审核。5.审核部门应在规定时间内完成审核，并签署审核意见。审核通过的合同方可提交医院领导审批。（四）合同审批1.医院领导根据审核意见对经济合同进行审批。重大经济合同应提交合同管理委员会审议通过后，由医院领导签署审批意见。2.审批通过的合同，由归口管理部门加盖医院合同专用章。（五）合同签订1.合同签订应使用医院统一印制的合同文本，确保合同一式多份，各方当事人各执一份。2.合同签订过程中，应确保合同条款与审批通过的内容一致，不得擅自变更合同条款。3.合同签订后，归口管理部门应及时将合同副本分送财务部门、审计部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）合同执行跟踪1.归口管理部门负责对经济合同的履行情况进行跟踪，及时掌握合同对方当事人的履约进度。2.建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项信息，如到货时间、验收情况、付款记录等。3.定期对合同履行情况进行检查，发现问题及时与合同对方当事人沟通协调，督促其履行合同义务。（二）合同变更管理1.如因客观情况变化需要变更经济合同条款，归口管理部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面变更协议。2.变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批和签订。3.变更后的合同应及时分送相关部门备案，确保各部门掌握合同变更情况。（三）合同付款管理1.财务部门依据合同约定和相关审批文件进行付款审核。2.付款申请应附合同副本、验收报告、发票等相关资料，确保付款依据充分。3.对于大额款项支付，应严格按照医院资金支付审批流程执行，防范资金风险。（四）合同验收管理1.归口管理部门负责组织相关部门对合同标的进行验收。验收标准应符合合同约定和相关法律法规要求。2.验收合格后，应出具验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为付款和合同结算的重要依据。3.如验收不合格，应及时与合同对方当事人协商解决，要求其采取整改措施或承担违约责任。五、合同结算管理（一）结算依据经济合同结算应以合同约定、验收报告、发票等为依据。（二）结算流程1.归口管理部门根据合同履行情况和验收结果，编制合同结算清单，提交财务部门审核。2.财务部门审核结算清单的准确性和合规性，审核通过后办理结算手续。3.结算完成后，财务部门应及时进行账务处理，并将结算情况反馈给归口管理部门。（三）发票管理1.合同对方当事人应按照合同约定及时开具发票。发票内容应与合同标的、金额等一致。2.财务部门负责对发票进行审核，确保发票真实、合法、有效。审核通过的发票方可作为报销和付款凭证。3.加强发票保管，建立发票登记台账，防止发票丢失或被盗用。六、合同档案管理（一）档案收集1.归口管理部门负责收集经济合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、验收报告、发票、往来信函等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.对收集到的档案资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号和装订。2.档案整理应符合档案管理规范要求，便于查阅和保管。（三）档案保管1.设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保档案安全。2.按照档案保管期限要求，对经济合同档案进行妥善保管，不得擅自销毁档案资料。3.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。（四）档案查阅1.建立档案查阅制度，明确查阅权限和流程。2.因工作需要查阅经济合同档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、复印、抽取档案资料。七、合同风险管理（一）风险识别与评估1.建立经济合同风险识别与评估机制，定期对经济合同可能面临的风险进行识别和评估。2.风险识别应涵盖合同签订、履行、结算等全过程，包括法律风险、财务风险、市场风险、信用风险等。3.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、加强审核等措施。2.加强合同对方当事人的信用管理，建立信用档案，对信用状况不佳的当事人谨慎签订合同。3.对于重大经济合同，可通过购买保险等方式转移风险。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，对经济合同风险进行实时监控。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号。3.针对预警情况，及时采取措施进行处理，降低风险损失。八、合同纠纷处理（一）纠纷预防加强经济合同管理，严格履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。（二）纠纷处理流程1.当发生合同纠纷时，归口管理部门应及时收