票据内控制度

PAGE票据内控制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司票据管理，规范票据业务流程，防范票据风险，确保公司资金安全，提高财务管理效率，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经济活动中涉及的各类票据，包括但不限于支票、汇票、本票、发票、收据等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关票据管理的法律法规和行业标准，确保票据业务合法合规。2.真实性原则：票据的取得、使用和保管必须以真实的经济业务为依据，严禁虚假票据。3.完整性原则：票据业务流程涵盖票据的购买、开具、背书、贴现、保管、核销等各个环节，确保流程完整，无遗漏。4.安全性原则：采取有效措施保障票据的安全，防止票据被盗、遗失、损坏等情况发生。5.责任明确原则：明确各部门和人员在票据管理中的职责，做到责任到人，奖惩分明。二、票据管理职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善公司票据内控制度，并组织实施。2.统一管理公司各类票据，包括票据的购买、保管、发放、回收、核销等工作。3.审核票据的开具、背书、贴现等业务，确保票据业务符合公司规定和法律法规要求。4.定期对公司票据进行盘点和清查，保证账实相符。5.负责与银行等金融机构沟通协调票据相关业务，及时掌握票据市场动态。（二）业务部门1.根据实际业务需要，向财务部门申请领用票据，并按规定用途使用票据。2.负责票据的开具工作，确保票据内容真实、准确、完整，符合业务实际情况。3.对取得的票据进行妥善保管，在规定时间内交回财务部门核销。4.配合财务部门做好票据的盘点和清查工作，提供相关业务资料。（三）审计部门1.定期对公司票据内控制度的执行情况进行审计监督，检查票据业务流程的合规性和有效性。2.对发现的票据管理问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.协助财务部门开展票据清查工作，确保公司资产安全。三、票据购买与保管（一）票据购买1.财务部门指定专人负责票据购买工作，购买前应根据业务需求合理估算票据用量，填写《票据购买申请表》，经财务负责人审批后办理。2.购买票据时，必须选择具有合法资质的票据供应商，确保票据来源正规、真实有效。3.购买的票据应及时登记入账，详细记录票据种类、号码、数量、购买日期、金额等信息。（二）票据保管1.设立专门的票据保管库或保险柜，配备必要的安全设施，如监控设备、防火防盗设备等，确保票据存放安全。2.票据保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守票据保管制度。票据应分类存放，按照票据种类、号码顺序排列，便于查找和核对。3.建立票据保管台账，详细记录票据的出入库情况，包括票据号码、领用日期、领用人、用途、归还日期等信息，做到账账相符、账实相符。4.严禁非票据保管人员擅自进入票据保管场所，票据保管人员离岗时，必须将票据锁入保险柜，并妥善保管钥匙。5.定期对票据进行盘点清查，每月至少一次。盘点时应编制《票据盘点表》，详细记录票据的实际库存情况与台账记录进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因并报告财务负责人，进行相应处理。四、票据开具与背书（一）票据开具1.业务部门在发生经济业务需要开具票据时，应填写《票据开具申请表》，详细注明开票日期、付款人名称、付款人账号、付款人开户行、收款人名称、收款人账号、收款人开户行、金额、用途等信息，并附相关业务合同或协议。2.《票据开具申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门。财务部门审核人员应认真核对申请表内容与业务实际情况是否相符，审核无误后，由财务负责人审批。3.票据开具人员应严格按照审批后的《票据开具申请表》开具票据，确保票据内容准确、清晰、完整，不得涂改、挖补。票据上的各项签章应齐全、清晰，符合规定要求。4.开具后的票据应及时交付给收款人，并办理签收手续。如因特殊原因需由他人代签收的，应在《票据交付签收表》上注明代收人姓名、代收原因等信息。（二）票据背书1.当公司作为背书人转让票据权利时，必须按照法律法规和公司规定办理票据背书手续。背书人应在票据背面或粘单上记载背书日期、被背书人名称、背书人签章等信息。2.背书转让的票据必须是真实、合法、有效的，背书内容应连续、完整，不得附有条件。附有条件的背书，所附条件不具有票据上的效力。3.财务部门应建立票据背书台账，详细记录每笔背书业务的相关信息，包括票据号码、背书日期、被背书人名称、背书金额等，以便于跟踪和管理。五、票据贴现与兑付（一）票据贴现1.公司因资金周转需要办理票据贴现业务时，应填写《票据贴现申请表》，注明票据种类、号码、金额、出票日期、到期日期、贴现银行等信息，并附相关票据复印件。2.《票据贴现申请表》经业务部门负责人和财务负责人审核签字后，提交公司管理层审批。审批通过后，由财务部门与贴现银行协商办理贴现手续。3.财务部门应及时跟踪票据贴现业务的办理进度，确保贴现资金按时足额到账。贴现资金到账后，应及时进行账务处理，并核对贴现金额与票面金额、贴现利息等是否相符。4.办理票据贴现业务过程中，如发现票据存在瑕疵或其他问题，导致贴现银行拒绝贴现的，财务部门应及时与业务部门沟通，查明原因，采取相应措施解决问题。（二）票据兑付1.在票据到期前，财务部门应提前与付款人或承兑人联系，确认票据兑付情况。如为商业汇票，应在到期日前向承兑人提示付款。2.票据到期兑付时，财务部门应及时办理相关手续，确保资金顺利到账。收到兑付资金后，应及时进行账务处理，并核对兑付金额与票面金额是否一致。3.如票据到期未能按时兑付，财务部门应及时查明原因，并采取相应措施进行催收。同时，应将情况及时报告公司管理层，以便采取进一步的应对措施，维护公司合法权益。六、票据核销与归档（一）票据核销1.业务部门在完成票据所对应的经济业务后，应及时将已使用的票据交回财务部门核销。交回票据时，应填写《票据核销申请表》，注明票据号码、开票日期、金额、用途、收款单位等信息，并附上相关业务证明材料。2.财务部门核销人员应认真核对交回票据的各项信息与申请表及业务证明材料是否一致，审核无误后，在票据上加盖“作废”章，并在《票据核销台账》上进行登记。3.对于已核销的票据，应按照规定进行妥善保管，定期装订成册，防止票据丢失或损坏。装订成册的票据应加封皮，并注明票据种类、起止号码、册数、年度、月份等信息。（二）票据归档1.财务部门应建立票据档案管理制度，对各类票据相关资料进行分类归档保管。票据档案应包括票据购买申请表、票据开具申请表、票据交付签收表、票据背书台账、票据贴现申请表、票据兑付记录、票据盘点表、票据核销台账等。2.票据档案应按照年度、月份进行分类整理，存放于专门的档案柜中，并建立电子档案备份，以便于查询和管理。3.票据档案的保管期限应符合国家有关法律法规和公司规定要求。保管期满后，如需销毁票据档案，应按照规定的程序进行审批和销毁，并做好记录。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对公司票据内控制度的执行情况进行审计监督，检查票据业务流程是否合规、票据管理是否规范、票据风险防控措施是否有效等。2.财务部门应加强对票据业务的日常检查和监督，及时发现和纠正票据管理中存在的问题。对发现的重大问题应及时报告公司管理层，并采取有效措施进行处理。3.公司应鼓励员工对票据管理中的违规行为进行举报，对举报属实的员工给予相应奖励。同时，对举报人应予以保密，保护其合法权益。（二）责任追究1.对于违反票据内控制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退