公立医院采购内控制度

PAGE公立医院采购内控制度一、总则（一）目的为加强公立医院采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和资金使用效益，保障医院医疗业务的正常开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公立医院所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须符合国家法律法规和政策要求，严格遵守相关行业标准和规范。2.合规性原则：采购流程应规范透明，确保采购过程合法合规，杜绝违规操作。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购决策，降低采购成本。4.公正性原则：采购活动应公平公正，维护医院利益，保护供应商合法权益，避免不正当竞争。5.制衡性原则：建立健全采购内部控制体系，明确各部门职责权限，实现采购决策、执行、监督相互分离、相互制约。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购管理委员会，作为采购决策的最高机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。其主要职责包括：1.审议医院采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和重大采购项目。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行医院采购政策、制度和流程。2.根据采购需求，制定采购计划，组织采购活动。3.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。4.参与采购合同的起草、签订和执行。5.协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷。（三）采购监督部门医院设立内部审计部门或纪检监察部门，作为采购监督的职能部门。采购监督部门的主要职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.对采购项目进行审计和监督，检查采购过程的合法性、合规性和公正性。3.受理采购投诉举报案件，对违规行为进行调查处理。（四）使用部门各使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术评估和验收工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量等要求。2.协助采购部门进行供应商选择和采购谈判。3.参与采购项目的验收工作，对采购物资或服务的质量进行评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应会同财务部门、使用部门等，根据医院年度工作计划和业务发展需求，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和程序进行编制。3.在编制采购预算时，应充分考虑市场价格波动、医疗业务变化等因素，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应提交采购管理委员会审议。采购管理委员会应根据医院发展战略和财务状况，对采购预算进行审核和批准。2.经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算执行与监控1.采购部门应按照批准后的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，确保预算执行的严肃性。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.采购管理委员会应定期对采购预算执行情况进行检查和评估，对预算执行不力的部门进行督促和整改。四、采购流程控制（一）采购申请1.使用部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给采购部门。2.采购申请表应经使用部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或涉及重大项目的采购申请，采购部门应提交采购管理委员会进行审批。采购管理委员会应根据相关规定和程序，对采购申请进行审议和决策。3.经审批通过的采购申请，采购部门应下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求和时间节点。（三）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉和较强的供应能力。2.采购部门应根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中选择合适的供应商进行询价、比价或招标。3.在选择供应商过程中，采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、产品质量、售后服务等方面的情况。4.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。5.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，建立供应商评价档案。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时进行调整或淘汰。（四）采购实施1.采购部门应根据采购合同的要求，组织供应商按时、按质、按量供应采购物资或服务。2.在采购实施过程中，采购部门应加强与供应商的沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题。3.采购部门应建立采购进度跟踪机制，定期向采购管理委员会和使用部门汇报采购进度情况。（五）验收与付款1.使用部门应按照采购合同的要求，对采购物资或服务进行验收。验收合格后，使用部门应填写验收报告，并签字确认。2.采购部门应根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款前，采购部门应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。3.财务部门应按照财务管理制度的要求，对采购付款进行审核和支付。对于不符合规定的付款申请，财务部门应拒绝支付。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量不合格、法律纠纷等。2.根据风险识别和评估结果，采购部门应制定相应的风险应对措施，明确风险应对责任人和时间节点。（二）风险应对措施1.对于市场价格波动风险，采购部门可通过签订长期合同、套期保值等方式进行应对。2.对于供应商违约风险，采购部门应加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或担保，同时建立供应商违约应急预案。3.对于质量不合格风险，采购部门应加强对采购物资或服务的质量检验，要求供应商提供质量合格证明文件，同时建立质量问题处理机制。4.对于法律纠纷风险，采购部门应加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规，同时建立法律纠纷应对机制，及时咨询法律顾问，维护医院合法权益。六、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应收集、整理采购活动中的各类信息，包括采购申请、采购审批、供应商选择、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购信息应按照规定的格式和内容进行记录和存储，确保信息的完整性和准确性。（二）信息共享与利用1.采购部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在采购管理委员会、采购部门、使用部门、财务部门等相关部门之间的共享。2.各部门应根据工作需要，及时查阅和利用采购信息，为采购决策、采购执行、监督管理等提供支持。（三）信息安全管理1.采购部门应加强对采购信息的安全管理，采取必要的安全防护措施，防止采购信息泄露、篡改或丢失。2.采购信息的访问和使用应严格按照授权进行，未经授权的人员不得访问和使用采购信息。七、监督与考核（一）内部监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行内部审计和监督检查，重点检查采购政策、制度和流程的执行情况，采购项目的合法性、合规性和公正性等方面的情况。2.对于监督检查中发现的问题，采购监督部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.医院应主动接受外部监督，积极配合财政、审计、纪检监察等部门的监督检查工作。2.对于外部监督检查中发现的问题，医院应认真整改，并及时将整改情况反馈给相关部门。（三）考核评价1.医院应建立采购工作考核评价机制，对采购部门和