收款财务内控制度

PAGE收款财务内控制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司收款财务内部控制，规范收款流程，确保公司资金安全，提高资金使用效率，防范财务风险，保障公司的正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及收款业务的部门和人员，包括但不限于销售部门、客服部门、项目部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保收款业务合法合规。2.准确性原则：收款信息记录准确无误，保证财务数据的真实性和可靠性。3.及时性原则：及时收取款项，避免逾期收款，减少资金占用成本。4.安全性原则：确保收款资金的安全，防止资金被盗用、挪用等风险。5.职责分离原则：明确各部门和人员在收款业务中的职责，实行不相容职务分离，避免舞弊行为。二、收款流程（一）业务发起1.销售部门或相关业务部门在与客户签订合同或达成业务意向时，应明确收款方式、收款时间、收款金额等条款，并将相关信息及时传递给财务部门。2.业务人员在业务开展过程中，如涉及到款项的预收、定金、进度款等，应提前与客户沟通确认，并按照公司规定办理相关手续。（二）收款通知1.财务部门根据业务部门提供的收款信息，在预计收款日期前向客户发送收款通知，明确收款金额、收款方式、收款期限等内容。2.收款通知可以采用书面形式（如发票、催款函等）或电子形式（如邮件、短信等）发送给客户，确保客户能够及时收到通知。（三）款项收取1.客户应按照收款通知的要求，按时足额支付款项。收款方式可以包括现金、支票、银行转账、电子支付等。2.对于现金收款，出纳人员应在收到现金后及时进行清点，并开具收款收据，加盖公司财务专用章。收款收据应一式三联，一联留存财务作为记账凭证，一联交客户作为付款凭证，一联交业务部门留存备查。3.对于支票收款，出纳人员应在收到支票后，及时审核支票的真实性、有效性和完整性。审核无误后，填写进账单，将支票送交银行办理托收手续。在支票款项到账后，进行相应的账务处理。4.对于银行转账收款，出纳人员应及时核对银行到账信息，确认收款金额和来源。如有疑问，应及时与银行或客户沟通核实。在确认款项到账后，进行相应的账务处理，并将到账信息反馈给业务部门。5.对于电子支付收款，财务部门应根据电子支付平台提供的收款记录，及时核对收款金额和来源。在确认款项到账后，进行相应的账务处理，并将到账信息反馈给业务部门。（四）收款确认1.业务部门在收到财务部门反馈的收款信息后，应及时与客户进行核对，确认款项是否到账。如发现款项未按时到账或存在其他问题，应及时与财务部门和客户沟通协调解决。2.财务部门应定期对收款情况进行统计分析，与业务部门核对收款数据，确保收款信息的一致性和准确性。（五）账务处理1.出纳人员在款项收取后，应及时将收款信息传递给会计人员，会计人员根据收款情况进行相应的账务处理。账务处理应遵循国家会计准则和公司财务制度的规定，确保财务报表的真实、准确和完整。2.对于应收账款的核销，会计人员应根据业务部门提供的客户付款情况，及时进行核销处理。核销时应确保核销金额与实际收款金额一致，并在应收账款明细账中进行相应的记录。三、岗位设置与职责（一）销售部门1.负责与客户签订合同或达成业务意向，明确收款方式、收款时间、收款金额等条款，并及时将相关信息传递给财务部门。2.跟踪客户付款情况，协助财务部门进行款项催收工作，及时反馈客户付款异常情况。（二）客服部门1.解答客户关于收款的疑问，协助客户完成付款手续。2.收集客户反馈的收款问题，及时反馈给销售部门和财务部门，并协助解决相关问题。（三）财务部门1.制定收款财务内控制度，并监督制度的执行情况。2.根据业务部门提供的收款信息，向客户发送收款通知。3.负责款项的收取、确认和账务处理工作，确保收款资金的安全和财务数据的准确。4.定期对收款情况进行统计分析，与业务部门核对收款数据，及时发现和解决收款过程中存在的问题。5.协助业务部门进行款项催收工作，提供必要的财务支持和信息。（四）出纳岗位1.负责现金、支票等收款业务的办理，确保收款资金的安全。2.及时将收款信息传递给会计人员，协助会计人员进行账务处理。3.定期盘点库存现金，确保账实相符。（五）会计岗位1.根据收款情况进行相应的账务处理，确保财务报表的真实、准确和完整。2.负责应收账款的核算和管理，及时核销应收账款。3.协助财务部门负责人进行收款财务内部控制的监督和检查工作。四、收款风险控制（一）客户信用评估1.销售部门在与客户签订合同前，应对客户的信用状况进行评估，包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。2.根据客户信用评估结果，确定客户的信用额度和信用期限，并在合同中明确约定。对于信用状况较差的客户，应采取适当的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例等。（二）逾期收款管理1.财务部门应建立逾期收款台账，对逾期未收款的客户进行跟踪管理。定期向业务部门发送逾期收款提醒函，督促业务部门及时催收款项。2.业务部门应加强对逾期客户的催收工作，根据客户逾期情况采取不同的催收措施，如电话催收、上门催收、法律诉讼等。对于逾期时间较长、金额较大的客户，应及时启动法律诉讼程序，维护公司的合法权益。（三）收款内部控制监督1.公司内部审计部门应定期对收款财务内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查收款流程是否合规、岗位设置是否合理、职责分工是否明确等。2.对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。确保收款财务内部控制制度的有效执行，防范收款风险。五、票据管理（一）发票管理1.财务部门应按照国家税收法律法规的规定，及时、准确地开具发票。发票开具应遵循真实、合法、有效原则，确保发票内容与实际业务相符。2.建立发票领用登记制度，对发票的领用、开具、作废、红冲等情况进行详细记录。定期盘点发票库存，确保账实相符。3.加强对发票开具后的跟踪管理，及时了解发票的传递和使用情况。对于客户退回的发票，应按照规定进行处理，确保发票的安全和完整。（二）收据管理1.出纳人员负责收据的保管和开具工作。收据应加盖公司财务专用章，并按照编号顺序使用。2.建立收据领用登记制度，对收据的领用、开具、作废等情况进行详细记录。定期盘点收据库存，确保账实相符。3.对于作废的收据，应加盖“作废”章，并将作废收据的存根联与记账联一并保存，不得随意销毁。六、信息沟通与协作（一）部门间沟通1.销售部门、客服部门、财务部门等应建立定期的沟通协调机制，及时分享收款业务相关信息，确保各部门之间信息畅通。2.在收款业务发生过程中，如出现问题或需要协调解决的事项，各部门应及时沟通协商，共同制定解决方案，确保收款工作顺利进行。（二）与客户沟通1.业务部门和财务部门应加强与客户的沟通，及时了解客户的付款需求和困难，提供必要的协助和支持。2.在与客户沟通收款事宜时，应注意沟通方式和方法，保持良好的客户关系，避免因沟通不当引发客户不满或纠纷。七、培训与考核（一）培训1.公司应定期组织收款财务内部控制制度的培训，提高员工对收款业务流程和风险控制的认识和理解。2.培训内容应包括国家法律法规、公司收款财务内控制度、收款业务操作流程、风险防范措施等方面。培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。（二）考核1.建立收款业务考核机制，对涉及收款业务的部门和人员进行考核评价。考核内容应包括收款任务完成情况、收款风险控制情况、客户满意度等方面。2