洛阳市采购内控制度

PAGE洛阳市采购内控制度一、总则（一）目的为了加强洛阳市采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于洛阳市各级政府部门、事业单位、国有企业以及其他依法设立的组织（以下统称“采购人”）的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格遵守相关程序和规定。2.公开透明原则：采购信息应当全面、及时、准确地公开，确保采购过程和结果的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动。4.公正原则：采购评审应当客观、公正，维护采购当事人的合法权益。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。审核采购计划和采购文件。监督采购活动的执行情况。协调处理采购过程中的争议和问题。2.采购人根据实际需求编制采购计划。组织实施采购活动，包括采购文件编制、供应商选择、合同签订等。负责采购项目的验收和资金支付。3.财政部门负责对采购预算进行审核和批复。监督采购资金的使用情况。对采购活动进行财政监督检查。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。对采购项目的财务收支进行审计。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当根据本单位的事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应当按照财政部门的要求进行细化和分类，确保预算的准确性和完整性。（二）预算审核与批复1.财政部门应当对采购人报送的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和准确性。2.财政部门应当在规定的时间内对审核通过的采购预算进行批复，并将批复结果反馈给采购人。（三）预算执行与调整1.采购人应当严格按照批复的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算的，采购人应当按照规定的程序向财政部门提出申请，经财政部门审核批准后，方可调整预算。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购人应当根据采购预算和实际需求，编制采购计划。2.采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购计划应当按照采购管理部门的要求进行分类和汇总，确保计划的科学性和合理性。（二）计划审核与备案1.采购管理部门应当对采购人报送的采购计划进行审核，重点审核采购计划的必要性、可行性和合规性。2.采购管理部门应当在规定的时间内对审核通过的采购计划进行备案，并将备案结果反馈给采购人。（三）计划执行与调整1.采购人应当严格按照备案的采购计划执行采购活动，不得擅自调整计划。2.如因特殊原因需要调整采购计划的，采购人应当按照规定的程序向采购管理部门提出申请，经采购管理部门审核批准后，方可调整计划。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。3.公开招标应当按照国家有关法律法规和招标程序的要求进行，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应当按照国家有关法律法规和招标程序的要求进行，确保招标活动的公开、公平、公正。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应当按照国家有关法律法规和谈判程序的要求进行，确保谈判活动的公开、公平、公正。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应当按照国家有关法律法规和审批程序的要求进行，确保采购活动的合法性、合规性。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应当按照国家有关法律法规和询价程序的要求进行，确保询价活动的公开、公平、公正。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购人应当根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。2.采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购合同文本、评标标准、投标文件格式等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购文件应当明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、验收标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件审核1.采购管理部门应当对采购人报送的采购文件进行审核，重点审核采购文件的合法性、合规性和公正性。2.采购管理部门应当在规定的时间内对审核通过的采购文件进行备案，并将备案结果反馈给采购人。（三）采购文件发售与澄清1.采购人应当按照规定的时间和地点发售采购文件，并收取相应的费用。2.采购人应当及时对供应商提出的关于采购文件的疑问进行澄清和解答，并以书面形式通知所有获取采购文件的供应商。（四）采购文件保存采购人应当妥善保存采购文件，保存期限不得少于十五年。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购人应当对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资格条件。2.资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况等。3.采购人应当建立供应商资格审查档案，记录供应商的资格审查情况。（二）供应商选择与确定1.采购人应当按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件进行评审，确定成交供应商。2.评审过程应当客观、公正，评审结果应当及时向社会公布。3.采购人应当与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定履行付款义务。（三）供应商评价与管理1.采购人应当建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。2.评价结果应当作为供应商选择和管理的重要依据，对评价不合格的供应商，采购人应当及时采取措施进行处理。3.采购人应当加强对供应商的管理，建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、业绩情况、评价结果等内容。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应当在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当按照采购文件的要求和中标、成交供应商的投标文件内容签订，明确双方的权利和义务。3.采购合同应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求进行签订。（二）合同履行1.采购人应当按照采购合同的约定履行付款义务，及时支付采购资金。2.成交供应商应当按照采购合同的约定履行供货义务，按时、按质、按量交付货物，并提供相应的售后服务。3.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应当按照合同约定的方式解决。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应当协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定原因需要终止采购合同的，双方应当按照法律法规的规定办理相关手续。（四）合同验收1.采购人应当按照采购合同的约定对采购项目进行验收，确保采购项目符合质量标准和使用要求。2.验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术性能、售后服务等方面。3.采购人应当建立验收档案，记录验收情况，并由验收人员签字确认。八、采购活动监督与管理（一）内部监督1.采购人应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的内部监督。2.内部监督的内容包括采购计划的编制、采购方式的选择、采购文件的编制、供应商的选择、采购合同的签订与履行等方面。3.采购人应当定期对采购活动进行内部审计，发现问题及时整改。（二）财政监督1.财政部门应当加强对采购活动的财政监督，依法对采购活动进行检查和监督。2.财政监督的内容包括采购预算的执行情况、采购资金的使用情况、采购项目的实施情况等方面。3.财政部门应当建立健全采购监督检查制度，定期对采购活动进行监督检查，发现问题及时处理。（三）审计监督1.审计部门应当加强对采购活动的审计监督，依法对采购活动进行审计。2.审计监督的内容包括采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。3.审计部门应当建立健全采购审计制度，定期对采购活动进行审计，发现问题及时提出审计意见和建议。（四）社会监督1.采购人应当建立健全社会监督机制，接受社会公众的监督。2.社会监督的内容包括采购信息的公开情况、采购过程的透明度、采购结果的公正性等方面。3.采购人应当及时处理社会公众的投诉和举报，维护社会公众的合法权益。九、法律责任（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照本制度规定编制采购预算、采购计划的。未按照本制度规定选择采购方式、确定成交供应商的。未按照本制度规定签订采购合同、履行采购合同的。未按照本制度规定进行采购验收、支付采购资金的。其他违反本制度规定的行为。2.采购人有下列情形之一的，属于恶意串通，依照政府采购法第七十二条的规定追究法律责任：采购人与供应商协商抬高或者压低价格的。采购人与供应商事先约定中标、成交供应商的。采购人与供应商事先约定部分供应商放弃参加政府采购活动或者放弃中标、成交的。属于同一集团、协会、商会等组织成员的供应商按照该组织要求协同参加政府采购活动的。采购人与供应商之间、供应商与供应商之间恶意串通的其他情形。（二）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，由财政部门列入不良行为记录名单，禁止其在一定期限内参加政府采购活动，并予以通报：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。其他违反本制度规定的行为。2.供应商有下列情形之一的，中标、成交无效，依照政府采购法第七十七条第一款的规定追究法律责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。其他违反本制度规定且情节严重的行为。（三）其他责任1.采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照本制度规定编制采购文件、组织采购活动的。未按照本制度规定对供应商进行资格审查、选择成交供应商的。未按照本制度规定签订采购合同、履行采购合同的。未按照本制度规定进行采购验收、支付采购资金的。其他违反本制度规定的行为。2.采购评审专家有下列情形之一的，由财政部门给予警告，并处二千元以上二万元以下的罚款；影响中标、成交结果的，处二万元以上五万元以下的罚款，禁止其参加政府采购评审活动；有违法所得的，没收