关于采购内控制度

PAGE关于采购内控制度一、总则（一）目的本采购内控制度旨在规范公司采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，防范采购风险，保障公司利益，提高采购资金使用效益，促进公司业务持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购活动的部门、岗位及人员，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等各类采购业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：采购流程应符合公司内部规章制度，做到流程规范、手续齐全。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司利益，杜绝不正当交易。5.保密性原则：涉及采购的商业秘密、敏感信息等应严格保密，防止信息泄露。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门采购部门作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据公司需求编制采购申请。2.选择合格的供应商，建立供应商档案和评估体系。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，参与采购谈判和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金支付，参与采购合同的审核，对采购成本进行核算和分析。3.质量部门：负责对采购物品或服务进行质量检验和验收，提出质量反馈意见。4.法务部门：参与采购合同的审核，提供法律支持，防范采购法律风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务发展需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，确保需求真实、合理。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请表后，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。2.供应商实地考察：对于重要采购项目，采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，深入了解供应商的实际情况，评估其是否具备合作条件。3.供应商评估与选择：采购部门根据初步评估和实地考察结果，对潜在供应商进行综合评估，确定合格供应商名单。选择供应商时应遵循公平、公正、公开原则，优先选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商。4.供应商档案建立：采购部门为选定的供应商建立档案，记录供应商基本信息、合作历史、评估结果等内容，以便对供应商进行动态管理。5.供应商定期评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格变动等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，确保谈判内容准确、完整。2.采购合同起草：采购部门根据谈判结果起草采购合同，合同应明确双方权利义务、采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同应符合法律法规要求，语言严谨、条款清晰。3.采购合同审核：采购合同起草完成后，提交至财务部门、法务部门等相关部门进行审核。财务部门重点审核采购成本、付款方式等条款，法务部门重点审核合同的合法性、合规性等条款。各部门审核通过后，由采购部门负责人签字确认。4.采购合同签订：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。签订后的合同应加盖公司公章，并妥善保管。（五）采购订单下达采购部门根据签订的采购合同，下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。（六）采购跟踪与催货1.采购跟踪：采购部门应定期跟踪采购订单执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。如发现问题，应及时与供应商沟通协调，确保采购订单按时、按质、按量执行。2.催货：对于临近交货期但尚未发货的采购订单，采购部门应及时向供应商发出催货通知，提醒供应商按时交货。如供应商因特殊原因无法按时交货，应要求供应商提前告知，并协商解决办法。（七）采购验收1.验收准备：采购部门在采购物品或服务到货前，通知需求部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员熟悉采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，质量部门应准备好验收工具和标准。2.初步验收：采购物品或服务到货后，由需求部门组织相关人员进行初步验收。初步验收主要检查采购物品或服务的数量、规格、外观等是否符合合同要求。如发现问题，应及时记录并反馈给采购部门。3.质量验收：初步验收合格后，由质量部门对采购物品或服务进行质量验收。质量验收应按照合同约定的质量标准进行，采用抽检、全检等方式对采购物品或服务的质量进行检验。如发现质量问题，应及时通知采购部门与供应商协商解决办法。4.验收报告出具：验收工作完成后，由验收人员出具验收报告。验收报告应详细记录验收情况，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字确认后，提交至采购部门存档。（八）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并提交至财务部门。付款申请表应经采购部门负责人审核签字。2.付款审核：财务部门收到付款申请表后，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。财务部门审核通过后，提交至公司领导审批。3.付款执行：公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款过程中应严格遵守财务管理制度，确保付款安全、准确。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险、信息安全风险等。2.风险评估：采购部门对识别出的风险进行评估分析，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对措施的制定提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：与供应商签订详细的采购合同，明确双方权利义务和违约责任；要求供应商提供履约保证金或银行保函；加强对供应商的跟踪和监督，及时发现并解决供应商违约问题。2.质量风险应对：选择资质良好、信誉可靠的供应商；在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强对采购物品或服务的质量检验和验收，确保符合质量要求。3.价格风险应对：建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态；与供应商进行充分的谈判，争取合理的采购价格；采用招标、询价等多种采购方式，选择性价比高的供应商。4.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购合同签订前，由法务部门进行审核，确保合同合法合规；及时关注法律法规变化，调整采购策略和合同条款。5.信息安全风险应对：建立采购信息安全管理制度，对采购过程中的商业秘密、敏感信息等进行严格保密；加强对采购信息系统的安全防护，防止信息泄露和被篡改。（三）风险监控与预警1.风险监控：采购部门定期对采购风险进行监控，跟踪风险应对措施的执行情况，及时发现风险变化情况。2.风险预警：当采购风险达到预警标准时，采购部门及时发出风险预警信号，通知相关部门和人员采取应对措施，防范风险扩大。五、采购内部控制监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查采购部门应建立健全内部监督检查机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，公司其他相关部门应按照职责分工，对采购业务进行日常监督检查，形成监督合力。（三）违规处理对于违反采购内控制度的行为，公司